ÉValuation des logiciels de paie pour votre petite entreprise

Dessinez-vous vos cheveux sur la paie? Faire votre propre paie, même pour un seul employé, comporte de nombreux pièges pour le propriétaire d'une petite entreprise. Il y a beaucoup à savoir, et le fait de se tenir au courant de nombreux règlements fédéraux, étatiques et locaux en matière de charges sociales est pénible. En outre, vous avez des délais à respecter, pour les paiements et les rapports à toutes ces agences.

Il n'est pas étonnant que de nombreuses petites entreprises se tournent vers les services de paie pour ces tâches.

Mais quel service de paie est le meilleur?

Que sont les services de paie?

Il existe deux types de services de paie: les services en ligne et (en l'absence d'un meilleur terme) les services personnels. Les services en ligne peuvent être des applications ou en ligne. Les services personnels sont une entreprise appartenant à un individu qui peut effectuer une paie en ligne ou qui peut être locale.

Le processus d'évaluation fonctionne de la même manière pour les deux types de services de paie. Mais cet article se concentrera sur les services en ligne. Voici quelques caractéristiques à prendre en considération:

Combien coûte un service de paie en ligne?

La première chose que les propriétaires d'entreprise demandent lorsqu'ils cherchent un service de paie est: «Combien cela coûte-t-il? Bien que le coût soit important, d'autres facteurs sont tout aussi importants.

Considérez le coût du service maintenant et dans le futur. Si vous avez une très petite entreprise avec seulement un ou deux employés, vous pouvez limiter vos coûts en utilisant un service évolutif, dont le coût est minime pour seulement quelques employés et qui augmente au fur et à mesure que vous ajoutez des employés et des services.

Pour la plupart des services de paie que j'ai consultés, le coût est mensuel, vous pouvez donc changer à tout moment. La plupart ont basé le coût sur le nombre d'employés. Certains offrent une option 1099 pour payer les entrepreneurs, les fournisseurs ou les pigistes. (Vous trouverez une liste succincte des coûts à la fin de cet article.)

Les coûts sont à deux niveaux pour certains des services: un service de base qui calcule et fournit des chèques de paie, avec un service W-2; une option de service complet qui permet également le dépôt et le paiement des taxes sur la masse salariale et des déclarations de revenus, y compris le formulaire 941 (le formulaire trimestriel de déclaration de la taxe sur la masse salariale).

Que devrait inclure un service de paie à service complet?

1 . Configuration, formation et tableau de bord. Le système devrait être facile à configurer. Vous devriez avoir un tableau de bord pour vous guider à travers les processus et vous permettre de vérifier les activités comme les dépôts et les dépôts de salaire. La formation devrait être simple, avec de bonnes vidéos pour vous aider à traverser les différents processus. Quel niveau de connaissance de la paie supposent-ils avoir? La plupart des propriétaires d'entreprise ont peu de connaissances, votre service doit donc fournir des connaissances de base détaillées sur les conditions de paie, les chèques de paie et les dépôts.

2. Paychecks . Chacun de ces systèmes vous permet d'entrer les informations pour chaque employé, y compris le formulaire W-4 pour la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et d'autres informations nécessaires pour préparer les chèques de paie. Les systèmes devraient vous permettre d'écrire des chèques imprimés ou d'avoir des chèques directement déposés (le meilleur moyen). Vérifiez auprès de votre banque sur ses exigences.

3. W-2 formes. Votre service devrait vous fournir des formulaires W-2 , le formulaire annuel d'information sur le salaire et les impôts que vous devez remettre aux employés en janvier. L'option de service complet doit également déposer ces formulaires auprès de l'administration de la sécurité sociale pour vous au moment opportun.

4. Déposer et déposer les taxes sur la masse salariale. C'est probablement le service le plus important.

Demander à quelqu'un de payer et de payer ces taxes est une lourde responsabilité. Un système de service complet devrait vous fournir tous les documents relatifs à l'impôt sur les salaires et à l'impôt sur l'emploi. Ils devraient effectuer des paiements en votre nom auprès des organismes de réglementation fédéraux, étatiques et locaux appropriés. Les formulaires doivent inclure le formulaire 941 - Rapport trimestriel sur les salaires et les impôts et les formulaires d'impôt fédéral et provincial sur le chômage.

Le service doit également tenir compte des charges sociales nationales et locales, ce qui est d'une grande aide si vous avez des employés travaillant dans différentes villes et états.

Quelles autres caractéristiques dois-je attendre?

Garanties fiscales. Votre service devrait garantir que les formulaires d'impôt seront envoyés avant tous les délais et que les paiements seront effectués à temps afin que vous n'encourez pas d'amendes ou de pénalités. Le service devrait accepter de payer des amendes ou des pénalités pour retard de dépôt ou de paiement.

S'ils ne font pas cette garantie, ne les utilisez pas.

Accessibilité mobile. Vous devriez pouvoir accéder au tableau de bord et apporter des modifications, envoyer des informations sur votre ordinateur, téléphone portable ou tablette, ou même appeler des informations.

Libre-service des employés. Certains de ces services disposent d'un tableau de bord auquel les employés peuvent se connecter et obtenir des informations sur leurs chèques de paie cumulatifs. Ils pourraient être en mesure de changer l'information W-4 en ligne.

Intégration avec votre système de comptabilité. L'intégration de votre service de paie à votre système de comptabilité vous fait gagner du temps et de l'argent. Intuit Paie est seulement vendu avec QuickBooks en ligne, donc cela pourrait être une bonne option pour vous si vous avez déjà QBO. Le logiciel Patriot a un système de comptabilité que vous pouvez ajouter à votre service de paie.

Autres questions importantes à poser à

Assistance et service. Celui-ci est vraiment important. Les choses se passent et les livres de paie doivent être exécutés à des moments précis. Vous devez savoir que votre service est disponible et utile.

Le plus haut niveau de service est l'appel téléphonique. Quelles heures a le service d'assistance?

Le deuxième niveau le plus élevé est le chat. Quelles sont leurs heures?

Le troisième niveau est l'email. À quelle vitesse votre service répond-il aux courriels?

Pendant la période d'essai ou les 30 premiers jours, assurez-vous de prendre contact plusieurs fois pour évaluer le soutien fourni.

Mises à jour. Les réglementations fiscales et les taux d'imposition changent constamment.Lorsque vous évaluez les systèmes, demandez-leur comment ils mettent à jour leur logiciel et comment ils communiquent ces mises à jour.

Sécurité. Quel est le niveau de sécurité de leur système? Est-ce dans le nuage (probablement)? À quelle fréquence sauvegardent-ils?

Autres services supplémentaires que vous pourriez souhaiter

Service 1099. Certains de ces systèmes ont un ajout (pour un coût supplémentaire) qui vous permet de payer les travailleurs contractuels, les vendeurs et les pigistes et de leur envoyer des formulaires 1099-MISC (similaires aux formulaires W-2 pour les employés). Le service devrait également fournir le dépôt de formulaires 1099-MISC avec l'IRS.

Retenue de la sauvegarde . Si vous payez des non-employés, vous devrez peut-être retenir les retenues à la source de leurs paiements. Si vous avez le service 1099, votre service devrait pouvoir le faire et émettre des rapports.

Où vérifier les services potentiels

Lorsque vous avez réduit votre sélection à quelques services, vérifiez-les. Vérifiez les évaluations en ligne, mais ne comptez pas trop sur eux. Un meilleur endroit pour vérifier est le Bureau d'éthique commerciale. Voyez quelles plaintes ont été déposées contre cette société et comment elles ont été résolues.

Quels services de paie faut-il prendre en compte?

Vous trouverez de nombreux services de paie si vous effectuez une recherche en ligne. Voici quelques-uns pour commencer votre recherche avec. J'ai sélectionné l'option full-service pour chacun.

I ntuit Paie de service complet. Ce service est un ajout à QuickBooks en ligne. Le prix dépend de la version de QBO que vous voulez et du niveau de services de paie dont vous avez besoin. Le prix est mensuel.

Patriot Payroll Software . Le système de paie à service complet commence à 25 $ par mois pour un employé, ce qui augmente avec le nombre d'employés.

Paychex. Leur système est basé sur le nombre d'employés. Ils nécessitent une offre écrite d'un client potentiel avant de divulguer des informations sur les prix.

Gusto : Leur prix est de 39 $ par mois, plus 6 $ par mois par personne (je suppose que cela signifie que chaque personne est payée).

ADP a trois niveaux de paie, y compris les RH. Aucun prix n'était disponible.

Comment tester un système de paie

Un dernier problème: Le problème avec ces systèmes est qu'ils vous obligent à «mettre en ligne» et vous ne pouvez pas émettre de chèque de paie plus d'une fois. Patriot et Gusto ont des versions de démonstration que vous pouvez essayer. ADP a deux mois gratuits de paie, mais cela signifie que vous êtes engagé après avoir passé deux mois avec leur système.