Gestion d'un compte Petite caisse pour votre petite entreprise

Que votre petite entreprise soit une entreprise unipersonnelle à domicile ou une grande PME avec plusieurs divisions, vous avez besoin d'un fonds de petite caisse pour les petites dépenses quotidiennes. Si vous avez un compte de petite caisse et gardez la trace de vos transactions à partir de ce compte, il devient plus facile pour vous de suivre les dépenses déductibles d'impôt, les entrées de journal que vous devriez faire, et séparer les dépenses personnelles.

Voici 5 étapes simples et 2 conseils à suivre pour créer un compte de petite caisse pour votre petite entreprise.

Si votre PME est plus importante, vous pouvez créer des comptes de petite caisse pour chacune de vos divisions.

Étapes faciles à suivre pour configurer et gérer un compte de petite caisse

Voici comment votre petite entreprise doit configurer et gérer la petite caisse:

1. Ajouter un compte de petite caisse à votre plan comptable si vous n'en avez pas déjà . Démarrer un fonds de petite caisse en écrivant un chèque tiré sur votre entreprise à "petite caisse". Encaissez le chèque.

   Si vous avez une entreprise individuelle à domicile, vous pouvez avoir besoin de seulement 100 $ dans votre caisse de petite caisse. Si vous avez une PME plus grande avec plusieurs divisions, vous aurez peut-être besoin d'un fonds de petite caisse pour chaque division et il se peut que vous deviez être un peu plus important. Baser la taille de votre petite caisse sur la taille de votre entreprise et votre jugement en tant que gestionnaire.

2. Placez la petite caisse, à partir du chèque que vous avez encaissé, dans un petit tiroir-caisse désigné, qui peut être verrouillé, ou dans une petite caisse fermée ou dans un coffre-fort. Le tiroir, la boîte ou le coffre dans lequel vous placez votre petite caisse devrait avoir un emplacement désigné dans votre bureau duquel il ne devrait pas être déplacé.

3. En ce qui concerne le fonds de petite caisse, moins il y a de personnes qui y ont accès, mieux c'est. Vous devriez permettre à deux personnes d'avoir accès au fonds de petite caisse. Si vous avez plusieurs fonds de petite caisse dans plusieurs divisions, donnez l'accès à deux personnes dans chaque division. Une personne devrait avoir la responsabilité de réapprovisionner le fonds de petite caisse.

   La deuxième personne devrait être responsable de l'enregistrement des transactions de petite caisse dans votre système de tenue de livres.

   Ce dépositaire doit faire une entrée dans le journal des décaissements. Si votre fonds de petite caisse est établi au montant de 100 $, alors débiter la petite caisse pour 100 $ et créditer l'argent comptant pour 100 $.

4. Faites une liste des dépenses du compte de petite caisse au fur et à mesure que vous les faites. Attaché à cette liste devrait être des reçus pour chaque dépense. Ces reçus sont vos documents sources pour sauvegarder vos transactions de journal. Débiter chaque dépense et créditer l'argent dans le journal des décaissements.

5. Réapprovisionner le fonds de petite caisse pour le remettre au montant approuvé, au besoin. Assurez-vous de faire vos transactions de journal à partir des documents sources en premier.

Conseils sur la gestion de la petite caisse

1. Réapprovisionnez le fonds de petite caisse lorsque vous ne pouvez pas passer la journée avec la petite caisse que vous avez sous la main.

2. Définissez une limite en dollars pour les achats pouvant être effectués à partir de la petite caisse.