Qu'est-ce qu'une propriété non réclamée et comment y remédier?

Qu'est-ce qu'une propriété non réclamée?

Vous pourriez avoir des dettes (chèques non réclamés) que vous ne pouvez pas envoyer à un vendeur, des paiements excédentaires à un client, ou un chèque de paie non réclamé par un employé, ou d'autres biens appartenant à quelqu'un d'autre mais que votre entreprise a dans son possession et vous ne savez pas comment obtenir cette propriété à la personne qui la possède.

Il est important de noter que les lois relatives aux biens non réclamés (y compris les chèques de paie) sont réglementées par les États individuels. Les règlements sont ceux de l'état où le bénéficiaire est, pas l'état où votre entreprise est.

Si votre entreprise est dans l'impossibilité de trouver le propriétaire des biens non réclamés, vous devez faire deux choses:

1. Faites tous les efforts raisonnables pour trouver le destinataire du paiement afin que vous puissiez leur donner l'argent.

2. Si vous ne pouvez pas trouver le destinataire dans un délai raisonnable, vous devez signaler le manque de paiement à votre état et payer l'argent à l'état, de sorte qu'il est disponible pour le destinataire à une date ultérieure.

Disons que vous avez payé un employé qui a quitté votre entreprise et qui n'a pas encaissé de chèque de paie. Vous avez l'argent dans votre compte de paie de l'entreprise, mais rappelez-vous que ce n'est pas votre propriété. Les biens non réclamés sont considérés comme un passif à des fins comptables; c'est-à-dire, c'est la propriété que vous détenez mais qui n'est pas la propriété de votre compagnie.

Votre entreprise a deux responsabilités pour les biens non réclamés: (1) déclarer et payer les biens non réclamés au bon état, et (2) s'assurer que la compagnie reflète correctement le passif dans son bilan.

Biens non réclamés et votre entreprise Tenue de livres

À des fins de comptabilité, lorsque vous atteignez le point où vous devez déclarer le chèque non réclamé à votre état, vous pourriez envisager d'annuler le chèque et de mettre le montant dans un compte séquestre. Cela aidera à s'assurer que les fonds ne sont pas dépensés accidentellement.

Vous devriez déjà avoir payé les taxes d'emploi sur ce montant.

Conservez tous les dossiers relatifs à ce bénéficiaire ou employé et assurez-vous de continuer à essayer de contacter la personne régulièrement. Justin Pritchard, expert bancaire chez The Balance, a un modèle pour les chèques en circulation que vous pourriez envisager d'utiliser.

Signaler et payer à l'État

Le principe de la déshérence (prononcé "es-cheat" comme il semble) gouverne ici. Escheat signifie «reddition», et il est basé sur une doctrine de common law qui exige que les biens non réclamés soient rendus (remis) à l'État, et non conservés par la personne qui les possède. L'idée est que la propriété n'est pas la vôtre, et que l'État a plus de ressources pour trouver l'individu ou l'entreprise qui a la propriété.

Si aucun propriétaire n'est trouvé, l'état conserve la propriété. Les types de biens qui pourraient être applicables sont les chèques (y compris les chèques de paie), les fonds entiercés, les paiements excédentaires, les comptes créditeurs que vous ne pouvez pas payer aux fournisseurs, les chèques de paie et les chèques de commissions.

Lois de l'État sur les biens non réclamés

Tous les États ont des lois sur la déshérence qui décrivent les périodes et les procédures. Les lois de l'État comprennent généralement ces étapes:

• L'État spécifie une période de temps sans contact concernant la propriété.
• Chaque année, il y a une période d'essai pour localiser les propriétaires, en envoyant des lettres de diligence raisonnable à la dernière adresse connue. Il serait bon d'envoyer ces lettres par courrier certifié ou «accusé de réception demandé», de sorte que vous avez un dossier d'essayer de contacter la personne ou l'entreprise.
• Après cette période de l'année, vous devez soumettre un rapport à l'état et une remise des montants dus aux propriétaires que vous n'avez pas pu contacter.

Chèques de paie non réclamés

Les chèques de paie non réclamés font également l'objet de lois sur la déshérence en tant que biens non réclamés. Les lois de l'État où l'employé a travaillé pour la dernière fois s'appliquent. Si vous avez un chèque de règlement pour un ancien employé ou employé qui n'a pas été réclamé pour une période de temps, vous devez suivre le même calendrier de rapport d'état que pour l'autre propriété. Voir cet article pour plus de discussion sur la façon de traiter les chèques de paie non réclamés.

State Escheat Laws

Vous pouvez rechercher par le nom de votre état et le mot "escheat". Par exemple, recherchez "lois Iowa escheat". Vous pouvez regarder sur le site Web de votre trésorier d'état, département de revenu, ou agence fiscale pour trouver l'information. Rappelez-vous, chaque état a des exigences différentes. Ce site Web par un avocat comprend plus d'informations sur les biens non réclamés, y compris des liens vers les lois déshérence dans tous les États.

Comptabilisation des biens non réclamés

La comptabilisation des biens non réclamés varie en fonction de la probabilité que les biens soient réclamés. Selon le Journal of Accountancy, dans de nombreux cas, il est préférable de reconnaître la perte, d'un point de vue comptable, avant même que vous le confiez à l'État. Parlez à votre conseiller fiscal avant la fin de l'année pour discuter de votre liste de biens potentiels non réclamés.

Quelques suggestions pour traiter les biens non réclamés

1. Découvrez les lois de votre état ou pour tous les états où vous travaillez. Portez une attention particulière à la période après laquelle vous devez signaler la propriété non collectée à l'état.
2. Configurez les règles et procédures pour capturer des informations sur la propriété non collectée et un calendrier pour l'examen de la liste et l'envoi des notifications chaque année.
3. Ensuite, définissez une heure pour la génération de rapports et le paiement des biens non collectés.

Audits d'état

Enfin, n'oubliez pas que les biens non collectés ne sont pas la propriété de votre société. Les États peuvent et vérifient les biens non recouvrés et peuvent évaluer les amendes et les pénalités pour non-respect des lois de l'État.