Formulaire W-4 - Renseignements pour les employeurs

Qu'est-ce qu'un formulaire W-4?

Un formulaire W-4 doit être rempli par tous les employés travaillant aux États-Unis, afin que l'employeur sache combien retenir de la paie de l'employé pour les impôts fédéraux sur le revenu. L'employé doit indiquer:

• État civil
• Nombre de quotas et
• Montants de déduction supplémentaires.

Quand doit-on compléter un W-4 à la location? Quand est-ce qu'un nouveau W-4 entre en vigueur?

Un employé doit remplir le formulaire à la location avant que le premier chèque de paie ne soit fourni.

L'IRS indique que les employeurs sont tenus de mettre en œuvre un nouveau W-4 avant le début de la première période de paie se terminant le 30ème jour suivant la date à laquelle vous (l'employeur) l'avez reçu.

Voici un exemple. Josie vous donne un nouveau W-4 le 10 novembre; elle est payée le 15 et le 30 de chaque mois. Vous devez l'implémenter au plus tard le 15 décembre. Bien sûr, vous pourrez peut-être l'implémenter plus tôt, mais ce n'est pas nécessaire.

Si un employé souhaite modifier un W-4 pour un bonus ou un autre changement de salaire unique, vous devez lui donner un préavis suffisant pour qu'il puisse planifier le changement W-4 être en vigueur avec la même masse salariale que la prime.

À quelle fréquence un employé peut-il changer un W-4? Combien de temps dure un W-4?

Les employés peuvent modifier les montants sur un formulaire W-4 à tout moment et aussi souvent qu'ils le souhaitent. L'exigence de calendrier de mise en œuvre ci-dessus doit être suivie pour les changements ainsi que les nouveaux employés.

Il n'y a pas de limite de temps sur la durée d'effet d'un W-4; il reste en vigueur jusqu'à ce que l'employé le change.

À la résiliation, le W-4 reste en vigueur pour la retenue des impôts FICA pour les paiements effectués après la date de résiliation.

Le formulaire W-4 le plus récent doit être signé par l'employé et conservé dans le dossier de paie de l'employé afin de vérifier le montant de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.

Puis-je accepter les formulaires W-4 par téléphone ou par courriel?

Non, vous ne pouvez pas accepter les informations d'un employé concernant un formulaire W-4 nouveau ou modifié par téléphone ou par e-mail.

La seule façon de procéder à un changement consiste à remplir et à signer le formulaire W-4 lui-même, en personne ou par la poste.

Vous pouvez accepter les informations W-4 par voie électronique, bien que les systèmes électroniques soient conformes aux réglementations de l'IRS.

U. États S. et formulaires W-4

De nombreux États américains utilisent leur propre variante du formulaire W-4 pour enregistrer les montants de retenue d'État. Et certains états n'autorisent pas la capture électronique d'informations W-4. Vérifiez auprès du service des revenus de votre état pour plus d'informations.

Problèmes avec les formulaires W-4

Un formulaire W-4 peut être invalide pour plusieurs raisons, notamment l'absence des informations requises, l'absence de signature, ou si le formulaire a été modifié ou si Si vous pensez qu'un W-4 n'est pas valide, vous devez continuer à le faire en fonction du précédent W-4.Si le formulaire W-4 invalide est le premier, l'IRS dit que vous devriez retenir au célibataire avec zéro allocation.

Les employés ne peuvent pas retenir un pourcentage fixe ou un montant en dollars. Ils doivent utiliser les tables W-4 et IRS et les méthodes de retenue.

IMPORTANT: Vous ne pouvez pas donner de conseils aux nouveaux employés pour remplir le formulaire.

Si un employé a de la difficulté à remplir le formulaire W-4, vous pouvez diriger la personne vers cet article de l'IRS sur le calcul de l'allocation de retenue.

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