Que contient un fichier de paie?

Le fichier de paie de l'employé est le référentiel pour tout ce qui a trait au chèque de paie de l'employé. La principale raison de créer un fichier de paie est de limiter l'accès au reste des informations confidentielles qui se trouvent dans le fichier personnel.

Le fichier de paie permet au personnel de comptabilité de payer l'employé sans avoir accès aux informations confidentielles des employés. Le personnel de comptabilité peut tenir des registres de paie lorsqu'il est logique de payer l'employé.

Dans les cas où la paie et la comptabilité sont sous-traitées, il s'agit d'une pratique encore plus recommandée pour les registres de paie de l'employé.

Le fichier de paie limite l'accessibilité aux informations confidentielles des employés. Le fichier de paie des employés permet au personnel comptable et financier d'avoir les informations dont ils ont besoin pour payer l'employé dans un endroit pratique. L'emplacement doit être sécurisé et hors de portée des autres employés.

Vous devez convaincre le personnel comptable que les informations contenues dans les fichiers de paie sont confidentielles et ne doivent pas être partagées sans la permission et la signature du personnel des RH. Le personnel de la comptabilité ne devrait pas non plus partager des informations sur les augmentations d'effectifs, les promotions, les bonus et toute autre information confidentielle sur les employés.

Les ressources humaines n'ont pas besoin de surveiller l'accès de la comptabilité aux fichiers de paie des employés. Comme cela est recommandé pour les dossiers d'employés connexes, tels que les fichiers personnels et médicaux, vous devez limiter l'accès au fichier de paie.

Seules les personnes qui ont besoin d'informations pour faire leur travail devraient voir le contenu.

Contenu d'un fichier de paie de l'employé

Il s'agit d'une liste de ce qui doit figurer dans un fichier de paie de l'employé, mais pas complètement complète.

• Lettre d'offre signée par le gestionnaire d'embauche, Ressources humaines et employé
• Autorisation de paye signée par les Ressources humaines et le gestionnaire d'embauche lorsqu'un contrat d'employé existe
• W-4 Formulaire
• Documents et autorisations relatifs à un employé bénéfice qui implique une retenue sur le salaire
• Formulaire d'autorisation de dépôt direct
• Formulaires de comptabilisation des heures de travail
• Relevés de temps hebdomadaires
• Enregistrements de temps, si utilisés
• Enregistrements de présence
• Demandes de remboursement de dépenses reçus pour frais de voyage et autres dépenses autorisées
• Formulaires de remboursement des frais de scolarité et reçus pour paiement, livres, etc.
• Formulaires de demande de paiement anticipé
• Documents de prêt de la société et échéancier
• Ordres et documents de saisie-arrêt
• Autorisation de publication d'informations privées
• Les formalités administratives liées à chaque employé augmentent
• Documents relatifs à tout bonus, participation aux bénéfices ou récompense de reconnaissance
• Formulaires W-2
• Autorisation pour toute autre action de paie votre société autorise

Des documents supplémentaires relatifs aux dossiers du personnel sont disponibles.

• Aperçu du fichier personnel
• Politique d'accès au fichier personnel

Aussi appelé dossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation

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