Qu'est-ce qu'une période de paie? Comment les périodes de paie sont-elles déterminées?

Lorsque vous configurez votre système de paie pour votre entreprise, l'une de vos premières tâches consiste à déterminer à quelle fréquence les employés sont payés. Votre entreprise peut établir différentes périodes de paie pour différentes classifications d'employés, salariés ou salariés horaires, par exemple. Assurez-vous de payer tous les mêmes types d'employés (salariés, par exemple) de la même manière.

Qu'est-ce qu'une période de paie?

Une période de paie est une période récurrente pendant laquelle le temps du salarié est enregistré et payé.

Les exemples de périodes de paie sont hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuels et mensuels.

Une période de paie hebdomadaire entraîne 52 chèques de paie par an. Les employés horaires sont souvent payés chaque semaine. Parfois, ces employés sont payés une semaine à terme échu. Autrement dit, ils enregistrent et retournent leurs feuilles de temps au bout d'une semaine et sont payés pour cette heure une semaine plus tard. Cela donne au commis à la paie le temps de calculer la rémunération de ces employés.

Une période de paie toutes les deux semaines (toutes les deux semaines) entraîne 26 chèques de paie par an. Certains employés horaires sont payés deux fois par semaine, et certains employés salariés le sont aussi. Certaines années, un système de paie bimensuel peut entraîner une période de paie supplémentaire.

Une période de paie bimensuelle (deux fois par mois) entraîne 24 chèques de paie par an. Habituellement, les employés sont payés deux fois par mois.

Une période de paie mensuelle entraîne sur 12 chèques de paie par an. Presque toutes les périodes de paie mensuelles sont pour les employés salariés.

Le nombre de chèques de paie d'une année est une distinction importante dans le calcul du salaire brut total pour une année.

Période de paie «années bissextiles»

Certaines années ont une période de paie supplémentaire pour certains employés. C'est ce qu'on appelle une «année bissextile de période de paie». Ce phénomène n'affecte que les salariés payés toutes les deux semaines. Selon le moment où la dernière période de paie tombe dans l'année, il est possible d'avoir une 27e période de paie dans l'année.

Si vous arrivez assez tôt à la question, vous pouvez diviser le salaire annuel de l'employé par 27, au lieu de 26. Si vous ne pouvez pas l'attraper à temps, vous devrez faire quelques ajustements. Cet article sur les années bissextiles de la période de paie explique vos options pour faire face à cette période de paie supplémentaire.

Périodes de paie pour les employés salariés

Les employés salariés sont payés en fonction d'un montant annuel, divisé par le nombre de périodes de paie dans l'année. Ainsi, si vos salariés sont payés mensuellement, le salaire annuel de chaque salarié sera divisé par 12. Certains salariés sont payés toutes les deux semaines et d'autres peuvent être payés deux fois par semaine. Le moment de la période de paie n'a pas d'importance, tant que l'employé reçoit le plein montant de son salaire annuel.

Périodes de paie et heures supplémentaires

Si vous avez des employés admissibles aux heures supplémentaires, vous aurez besoin d'un moyen de suivre et de calculer la rémunération des heures supplémentaires.Certains employeurs ne font pas d'heures supplémentaires dans la période de paie, mais ils attendent jusqu'à la prochaine période de paie pour ajouter les heures supplémentaires.

Une autre alternative est de retarder le paiement de quelques jours. Par exemple, disons que la période de paie de la semaine se termine le vendredi. Vous pouvez attendre jusqu'à la semaine prochaine pour distribuer les chèques de paie pour la semaine de paie, pour donner le temps de calculer les heures supplémentaires.

Il est toujours préférable de payer des heures supplémentaires au cours de la période de paie lorsque celle-ci est gagnée. La plupart des logiciels de paie et des services de paie ont un accès facile au salaire régulier et aux heures supplémentaires.

Si vous faites votre paie à la main, vous pouvez ajouter des heures supplémentaires à la prochaine période de paie. Par exemple, Bob gagne 3. 5 heures supplémentaires dans la première semaine. Si possible, mettez le salaire pour ces heures supplémentaires dans la première semaine, mais vous pouvez mettre ces heures dans la deuxième semaine.

Pourquoi la période de paie est-elle importante?

Le processus de paiement des employés est coûteux. Il faut du temps (qui doit être compensé) pour effectuer des calculs de rémunération, même avec un logiciel de paie ou un système de paie en ligne. Ces systèmes en ligne, comme Gusto, facturent par chèque de paie. Et un service de traitement de la paie facturera également par transaction. Cet article décrit certains facteurs que vous pourriez prendre en compte pour décider de la fréquence de paiement des employés.

Certains employeurs préféreraient payer moins souvent pour maintenir leurs coûts salariaux bas.

Mais les employés préfèrent être payés plus souvent. Il est plus difficile de budgétiser si vous avez plus de temps entre être payé.

La plupart des employeurs paient les employés sur une base mensuelle ou bimensuelle et les employés à l'heure sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Périodes de paye et lois sur l'emploi

Encore une petite ride: Les lois fédérales et étatiques entrent également en ligne de compte pour déterminer les périodes de paie. Bien que l'IRS ne réglemente pas la fréquence des périodes de paie, certains États le font. Vérifiez auprès du département du travail de votre état pour plus d'informations sur les règlements de rémunération.