Dossiers médicaux et leur contenu

Le dossier médical de l'employé regroupe tout ce qui concerne la santé, les avantages pour la santé, les congés pour maladie et les avantages sociaux et la couverture de l'employé.

L'employeur tient un dossier médical séparément pour chaque salarié. Le contenu de ces fichiers n'est jamais mélangé avec un autre fichier d'employé tel que le fichier personnel.

Parce que le dossier médical contient des informations sensibles et confidentielles, il doit se trouver dans un endroit sûr, verrouillé et inaccessible.

Le classeur contenant les dossiers médicaux des employés devrait également se verrouiller et le personnel des RH devrait avoir les seules clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est limité au personnel des ressources humaines seulement.

La Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) exige que les employeurs protègent les dossiers médicaux des employés en toute confidentialité; les dossiers médicaux doivent être conservés séparément et séparément des autres documents commerciaux. Ne conservez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier personnel général de l'employé.

En raison de la confidentialité des informations, les enregistrements doivent être isolés des fichiers auxquels les employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires peuvent accéder. (En fait, ceci est également recommandé pour les dossiers personnels en général - donnez seulement l'accès au personnel des RH.)

Contenu du dossier médical de l'employé

Ce sont les types d'articles qui doivent être conservés en toute sécurité dans le dossier médical de l'employé. En cas de doute, prenez le parti de protéger les informations médicales de vos employés.

• Formulaires et formulaires d'assurance-maladie
• Demandes et formulaires d'assurance-vie
• Renseignements sur les bénéficiaires désignés
• Demandes d'avantages sociaux pouvant nécessiter des renseignements médicaux comme une assurance-vision < Demandes de congés médicaux payés ou non payés
• Rapports sur la famille médicale et les congés (FMLA) et demandes connexes et documents administratifs
• Documents FMLA signés par un médecin
• Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant à qui vous faites une demande de soins continus FMAA
• Congés médicaux pour les employés qui ne sont pas admissibles à la FMLA
• Examens médicaux, notes, correspondance et recommandations
• Excuses médicales d'absentéisme ou de retard d'un médecin
• Restrictions médicales sur l'emploi avec la documentation du médecin recommandant
• Rapports d'accidents et de blessures, y compris les documents requis par l'OSHA
• Rapports sur l'accident du travail ess
• Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées sur un employé.
• Si vous gardez ces fichiers confidentiels à 100%, vos employés vous feront confiance et vous respecterez l'esprit et l'importance de la loi.

Ces documents supplémentaires liés aux dossiers du personnel peuvent être consultés.

Aperçu du fichier personnel

• Politique d'accès au fichier personnel
• Aussi appelé

dossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation Avis de non-responsabilité:

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