Apprenez les rôles et responsabilités d'un responsable de réunion

Le responsable de la réunion est l'employé responsable de la planification, de l'organisation, de la gestion des détails et de l'invitation des participants à une réunion. Il ou elle est l'employé qui est responsable et responsable de la progression de la réunion. Ils prennent des mesures avant, pendant et après la réunion pour s'assurer que la réunion atteigne ses objectifs avec succès.

Qui dirige la réunion?

Le leader de la réunion est essentiel pour faire réussir les réunions et les équipes.

L'employé qui sert de chef de réunion est essentiel. Dans certaines réunions, le chef est le chef de service, le chef d'équipe ou la personne nommée par la haute direction pour diriger une initiative. Ces employés ont été choisis pour leur rôle de leadership en raison de leurs compétences perçues en tant que gestionnaire ou leader.

D'autres fois, un employé peut émerger en tant que leader naturellement. Ces dirigeants sont des employés que d'autres employés admirent et respectent. À d'autres occasions, une équipe peut décider de faire pivoter le rôle de leadership parmi tous les membres. Cela permet à tous les membres de l'équipe de continuer à développer leurs compétences en tant que leaders de réunion, et en créant des réunions réussies, en général.

Responsabilités du chef de réunion

Voici les principales responsabilités d'un responsable de réunion.

Détermine le but, la tâche ou le but à atteindre. C'est souvent une tâche ou une partie de la description de travail du chef.
Décide si une réunion est la meilleure méthode possible pour atteindre le but ou l'objectif ou atteindre le résultat souhaité. Répondez à la question: Une réunion est-elle nécessaire?
Détermine qui doit aider à planifier la réunion.
Avec une équipe ou en tant que leader, décide de l'ordre du jour de la réunion. (Dans les réunions en cours, cette tâche est accomplie à la fin de la réunion en cours.)
Détermine la date, l'heure et l'emplacement les plus fréquemment utilisés dans un calendrier organisationnel partagé.
Met en réunion les pré-travaux tels que la lecture, l'information financière, l'historique, les comptes rendus des réunions de l'équipe, et ainsi de suite.
Invite les participants et distribue les devoirs et le pré-travail en laissant le plus de temps possible afin que les participants soient prêts à la réunion.
S'assure que la réunion dispose d'un archiviste ou d'un preneur de notes pour documenter les procédures et les engagements, actions ou décisions. Nomme un chronométreur, lorsque cela est nécessaire pour la conduite ordonnée d'une réunion.
Peut utiliser un brise-glace pour réchauffer les participants et créer un environnement dans lequel les participants à la réunion sont à l'aise de communiquer entre eux et d'échanger des idées et des informations.
Arrive tôt et dirige la réunion en la gardant à la tâche, sur la bonne voie, et en impliquant tous les participants afin que chacun pense que leur présence était essentielle à la réunion.Cela garantit leur participation à la prochaine réunion
Pimente la réunion de l'entreprise afin que les participants ne se sentent pas ennuyés. Que vous utilisiez des brise-glaces, de l'humour ou des exemples amusants, aucune réunion ne devrait se terminer sans rire.
Garantit que les étapes et actions suivantes sont affectées et gérées.
Fait un compte rendu de la réunion et planifie l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Effectuez un suivi auprès des participants entre les réunions pour vous assurer que les éléments d'action sont sur la bonne voie et pour offrir de l'aide et / ou des ressources si le volontaire a des problèmes.

Rôles de leader supplémentaires

Le responsable de la réunion assume ces responsabilités, mais joue également un rôle en matière de communication, de création de rapports et de performance des coéquipiers.

Chaque membre d'une équipe ou d'une réunion qui est interfonctionnelle a l'obligation de tenir son département ou sa fonction au courant des activités et des progrès d'une réunion ou d'une équipe en cours. Ils ont également la responsabilité de demander l'avis de collègues qui ne font pas partie de l'équipe ou de la réunion. Tous les employés ne peuvent pas assister à chaque réunion.

Le chef a la responsabilité supplémentaire de maintenir la participation des cadres supérieurs et de les informer par une communication efficace et des commentaires.

L'acquisition de la propriété des employés en dehors de l'équipe ou de la réunion, en particulier les dirigeants de l'organisation, garantit que l'équipe ou la réunion réussit à développer, mettre en œuvre et intégrer ses solutions ou idées.

Si un participant à la réunion est inefficace lors de la réunion, le responsable a la responsabilité de corriger le comportement par le biais de techniques de réunion efficaces pendant la réunion et d'un encadrement efficace en dehors de la réunion. Un participant à une réunion qui monopolise la réunion avec ses opinions ou qui critique les autres membres pour les leurs doit être corrigé avant que l'individu ne sabote le succès de la réunion.

Ces actions sont nécessaires jusqu'à ce que les participants à la réunion atteignent un niveau de confort et de maturité leur permettant d'assister le leader en sonnant eux-mêmes alors que les événements inefficaces se déroulent et que les membres dysfonctionnels interrompent le progrès.

Un responsable de réunion efficace ne garantit pas le succès d'un projet ou d'une équipe, mais il est un facteur clé lorsque des projets, des départements, des réunions ou des équipes réussissent.

Les procès-verbaux des réunions contribuent efficacement à la réussite des réunions lorsque les procès-verbaux sont écrits et distribués en temps opportun.