Exemple de programme de réunion pour une première réunion du conseil consultatif

Après avoir trouvé des personnes pour siéger à votre conseil consultatif, envoyer des lettres d'invitation et choisir les membres du conseil, il est temps de commencer à planifier la première réunion du conseil consultatif. La clé pour que votre conseil consultatif soit au bon pied est de commencer comme vous voulez continuer.

Vous avez déjà beaucoup réfléchi à ce que vous espérez retirer d'un conseil consultatif et attendez avec impatience les conseils et l'expertise que les membres de votre conseil consultatif peuvent fournir dans divers aspects de votre entreprise, tels que la gestion, le marketing , comptabilité, dotation, service à la clientèle, technologie, etc.

Vous voulez donc être sûr que lors de cette première réunion, vous permettez aux membres de votre conseil consultatif de contribuer.

Planifier la réunion autour d'un problème ou d'un sujet de discussion

Votre première réunion, comme toutes vos réunions du conseil consultatif, doit donc être planifiée autour d'une question ou d'un problème. Vous trouverez peut-être plus facile de définir le problème comme objectif. Par exemple, "Nous voulons augmenter nos ventes de 25% au prochain trimestre, comment pouvons-nous faire cela?" Ou vous pourriez indiquer plus généralement le sujet de la discussion: «Comment pouvons-nous réduire nos coûts d'affaires? ou "Comment pouvons-nous augmenter la productivité ou comment pouvons-nous améliorer le service à la clientèle?"

Rassemblez les documents d'information pertinents

Une fois que vous avez décidé du sujet de discussion, il est temps de rassembler les documents dont auront besoin les membres de votre conseil consultatif.

Comme il s'agit de la première réunion du conseil consultatif, vous devez inclure un plan d'affaires et tout autre document pertinent au sujet de la discussion, comme des tableaux, des graphiques et des fiches illustrant le contexte du sujet de discussion.

Si possible, vous devriez envoyer une copie de ces documents à tous les membres du Conseil consultatif deux semaines à l'avance, avec une copie de l'ordre du jour.

Créer l'ordre du jour de la réunion

Vous trouverez ci-dessous un exemple de agenda (avec des commentaires sur la manière de gérer efficacement la réunion) que vous pourriez utiliser pour votre première réunion du conseil consultatif.

Notez que chaque élément de l'agenda est chronométré. l'établissement d'un calendrier dans votre réunion et le fait de s'y tenir garantissent que votre réunion ne s'enlise pas et stimule la discussion sur le sujet.

Prendre des dispositions pour enregistrer les minutes de la réunion

Vous devrez également prendre des dispositions pour enregistrer les minutes de la réunion. N'essayez pas de le faire vous-même; vous devez être en mesure de participer pleinement et écouter et bien contribuer est un travail à temps plein. Si vous n'avez pas quelqu'un qui peut assister et servir en tant que secrétaire, demandez la permission des membres de votre conseil consultatif pour enregistrer la réunion.

Rendre des rafraîchissements disponibles

Avoir des rafraîchissements disponibles est une bonne idée.Le café, le thé, l'eau, les jus et les collations saines comme les fruits ou les muffins sont une bonne idée et sont toujours les bienvenus lors des réunions. Après votre première réunion, vous aurez une idée des préférences des participants pour les boissons et les collations et pourrez planifier en conséquence pour la prochaine réunion.

Détendez-vous!

Surtout, ne vous inquiétez pas de votre présentation. Vous êtes là pour partager votre vision et vos espoirs pour votre entreprise et solliciter des conseils, pour ne pas impressionner quiconque avec des effets de présentation multimédia.

Votre objectif à long terme est d'établir une relation de confiance avec les membres de votre conseil consultatif, alors concentrez-vous plutôt sur le fait que vos membres du conseil consultatif repartent en se sentant écoutés et qu'ils ont contribué à la gestion. de votre entreprise - et dans l'attente de la prochaine réunion du Conseil.

J'ai inclus des commentaires dans cet exemple de programme de réunion du conseil consultatif pour vous guider dans le processus de réunion. N'hésitez pas à imprimer ce programme et à l'adapter à vos besoins - vous pouvez le copier directement dans un document Word, Excel ou similaire en sélectionnant le texte et en utilisant copier / coller (en utilisant Windows, délimitez le texte à sélectionner avec la souris , et appuyez sur CTRL-C pour copier et CTRL-V pour coller).

Nom de votre entreprise - (Complétez)

Agenda

Date - (Complétez)

Emplacement - (Complétez)

Heure de début / fin	Activité
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introductions (En supposant que vos membres du conseil consultatif ne se sont pas rencontrés, présentez-vous et présentez tous les membres du conseil, en donnant un bref aperçu de leur expertise.)
10: 05 - 10: 10 a. m.	Pourquoi un conseil consultatif? (Un bref énoncé de la façon dont vous voyez le conseil consultatif fonctionner et les contributions que vous espérez que le conseil consultatif peut apporter à votre entreprise, y compris des détails tels que la fréquence à laquelle le conseil se réunira.)
10: 10 - 10: 20 a. m.	Questions (le cas échéant, demandez aux membres du Conseil comment ils voient le Conseil consultatif fonctionner et comment ils espèrent contribuer.)
	Sujet de discussion: (Insérer votre question / énoncé de problème ici.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Présentation du sujet de discussion (Un aperçu de l'histoire du sujet et de son impact actuel sur l'entreprise, évitez de donner vos points de vue / solutions à ce stade.)
10: 25 - 11: 35 une. m.	Discussion (Vous voulez garder les idées qui circulent à ce stade, ne rejetez pas ou ne rejetez pas les idées pour le moment.Faites vos idées / opinions aussi.)
11: 35 - 11: 50 une. m.	Propositions / Résolutions (Evaluer les idées que le groupe a entendues et choisir les meilleures "solutions".)
11: 50 - 11: 55 a. m.	Résumé (Résumez le sujet, la discussion et les résultats pour le groupe et dites-leur ce que vous comptez faire.)
11: 55 a. m.	Ajournement

Date de la prochaine réunion - (Remplissez)

Si vous utilisez ce calendrier, c'est le moment idéal pour inviter vos membres du Conseil consultatif à un bon déjeuner (surtout si les collations pas été servi pendant la réunion). Rappelez-vous que la réunion est terminée et que le déjeuner devrait être avant tout une occasion sociale!

Gardez les réunions courtes

Vous ne devriez jamais avoir une réunion du Conseil consultatif qui dure plus de deux heures. Deux heures suffisent pour que la plupart des gens accordent toute leur attention à la tâche à accomplir.

Commencez les prochaines réunions avec un examen des sujets de discussion précédents

Lors des prochaines réunions, vous devriez commencer par examiner ce que vous avez fait au sujet du sujet discuté lors de la dernière réunion et inviter les membres du comité consultatif à les commenter. sur les actions de votre entreprise.

Parce que le «meet and greet» est à l'écart, vous voudrez peut-être avoir deux sujets de discussion lors des prochaines réunions de votre conseil consultatif. Vous pouvez même en avoir trois, si vous pensez qu'ils vont s'intégrer confortablement dans le format de deux heures. Mais vous ne devriez jamais avoir plus de trois.

Voir aussi:

Exploitez le pouvoir d'un conseil consultatif

La section Gestion du plan d'affaires

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