Les secrets de la bonne gestion des affaires

À première vue, les mathématiques et la communication persuasive - la rédaction commerciale et particulièrement la prise de parole en public - sembleraient avoir peu de points communs. Après tout, les mathématiques sont une science objective, tandis que parler implique la qualité de la voix, l'inflexion, le contact visuel, la personnalité, le langage corporel et d'autres composantes subjectives.

Cependant, sous la surface, ils sont très similaires.

Avant tout, le succès d'une présentation orale dépend de la précision de sa structure.

Les mathématiques sont une question de précision. Il n'est donc pas si étrange de penser que l'application de certains concepts de mathématiques à des présentations orales pourrait les rendre beaucoup plus efficaces.

Comme on dit dans l'industrie cinématographique, trois facteurs clés entrent dans la réussite d'un film: le scénario, le scénario et le scénario. De même, trois facteurs clés entrent en jeu pour faire un discours réussi: la structure, la structure et la structure.

Pas convaincu? Commençons par quelque chose de moins radical. Je pense que nous pouvons tous convenir que la bonne parole est liée à une bonne écriture. Si vous pouvez écrire un bon texte, alors vous êtes sur la bonne voie pour préparer une bonne présentation orale. Par conséquent, si vous améliorez votre écriture, vous améliorerez également votre expression orale.

Pour simplifier, nous parlerons désormais principalement de la bonne écriture car dans la plupart des cas, les mêmes idées s'appliquent directement à la bonne parole.

Pour de bonnes affaires, sachez ce que vous faites

De nombreuses sociétés commerciales ne réalisent pas leur potentiel - et font même parfois faillite - parce qu'elles ne définissent pas correctement l'entreprise dans laquelle elles se trouvent.

Les compagnies de parfums, par exemple, ne vendent pas de liquides odorants, mais plutôt amour, romance, séduction, estime de soi, etc. Les entreprises bioalimentaires ne vendent pas de produits biologiques, mais plutôt honnêteté, pureté, nature, etc. Les constructeurs automobiles ne vendent pas le transport, mais plutôt la liberté, l'aventure, la spontanéité, le prestige, etc.

Le fait est que chaque industrie, même chaque produit, peut avoir à déterminer de quoi il s'agit réellement - et il y a des milliers de leur!

Les écrivains ont de la chance. Il y a de nombreuses variations dans ce que nous faisons, mais il n'y a vraiment que deux types fondamentaux d'écriture. Il est important de le reconnaître car non seulement ils sont très différents, mais à certains égards, ils sont exactement opposés. Donc, à moins que nous reconnaissions clairement quel type d'écriture nous faisons - et en quoi elle diffère de l'autre - nous commettrons certainement de graves erreurs.

Quels sont les deux types? Et comment sont-ils différents?

Écriture créative

• Textes tels que des nouvelles, des romans, des poèmes, des pièces radiophoniques, des pièces de théâtre, des scénarios télévisés, des scénarios de films, etc.
• Le but fondamental de l'écriture créative est d'amuser et divertir.

Expository Writing

• Textes tels que mémos, rapports, propositions, manuels de formation, bulletins d'information, documents de recherche, lettres de vente, etc.
• Le but fondamental de l'écriture expositive est d'instruire et d'informer.

La bonne rédaction commerciale a besoin de la bonne attitude

Parce que les objectifs de l'écriture créative et descriptive sont si différents, avant de frapper une touche, vous devez adopter l'attitude appropriée envers le type d'écriture que vous faites.

Attitude d'écriture créative

Tout le monde veut lire ce que vous allez écrire.

Après tout, qui ne veut pas être amusé et amusé?

Attitude d'écriture de l'Expositoire

Personne ne veut lire ce que vous allez écrire.

La plupart des gens n'aiment pas être instruits et informés. Ils préféreraient probablement faire autre chose.

On ne saurait trop insister sur l'importance de reconnaître et d'adopter «l'attitude d'écriture explicative», car cela peut changer radicalement la nature même de ce que vous écrivez. Voici quelques exemples.

A. Brochure sur l'image de l'entreprise

Une fois, j'ai été chargé de rédiger une brochure sur l'image de l'entreprise. Deux choses sont sûres à propos de ces brochures onéreuses et glacées:

• Presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, se sentent obligées de les produire.
• Pratiquement personne ne les lit jamais.

Partant de l'idée que personne ne voudrait lire ce que j'allais écrire, j'ai créé une brochure que les gens ne lisent pas seulement.

Ils ont appelé l'entreprise pour demander des copies supplémentaires à donner à leurs amis, clients et collègues professionnels!

B. Produit stagnant

Une autre fois, j'ai été chargé de développer une campagne de marketing pour revitaliser un produit dont les ventes stagnaient. En appliquant l'attitude d'écriture expositoire, j'ai découvert que trois des principaux avantages du produit n'étaient pas correctement exploités.

Pourquoi? Le fabricant estimait que tout ce qui concernait son produit était important, et pendant des années, il avait systématiquement enterré ces trois avantages clés sous une avalanche d'autres informations moins intéressantes pour les acheteurs potentiels. La nouvelle campagne s'est concentrée sur les avantages clés; pratiquement toutes les autres informations ont été déplacées à l'arrière-plan ou éliminées. En conséquence, les ventes ont augmenté de 40% la première année.

Avec quelques nuances, cette même attitude d'écriture descriptive peut être - et devrait être - appliquée à la parole, aussi bien.

Approche essentielle de l'écriture expositive

Parce que l'écriture créative et l'écriture expositive ont des objectifs et des attitudes essentiellement différents, elles nécessitent des approches essentiellement différentes.

Approche d'écriture créative

Jouez avec la langue pour générer du plaisir.

En d'autres termes, utilisez votre maîtrise de la langue pour amuser et divertir.

Approche d'écriture d'un référentiel

Organiser l'information pour susciter l'intérêt.

L'utilisation intelligente du langage ne rendra jamais aucune information ennuyante intéressante; Cependant, vous pouvez organiser l'information pour la rendre intéressante. Oubliez la pyrotechnie littéraire. Concentrez-vous sur le contenu.

Nous allons maintenant laisser l'écriture créative, parce que la plupart de ce que nous écrivons et disons est expositif.

Qu'entend-on par "bonne écriture"?

Nous sommes maintenant prêts à revenir à la notion de la façon dont les mathématiques s'appliquent à l'écriture de bonnes affaires et, par extension, à la bonne parole.

Quand quelqu'un lit un texte explicatif ou écoute un discours d'exposant, il est probable qu'il le jugera bon ou mauvais. Vous faites probablement cela vous-même. Mais que voulez-vous dire quand vous dites qu'un texte ou un discours est «bon»?

Après quelques difficultés, la plupart des gens se contentent généralement de deux critères: effacer et concis .

Les mathématiques dépendent de définitions non ambiguës; Si vous n'êtes pas clair sur le problème, vous avez peu de chances de trouver la solution. Nous allons donc examiner ces critères en détail afin d'établir des définitions objectives - et même des formules quasi-mathématiques - pour tester si un texte ou une présentation est vraiment «bon».

A. Clarté

Comment savez-vous qu'un document écrit est clair?

Si cela vous semble une question idiote, essayez d'y répondre. Vous ferez probablement quelque chose comme ceci:

Question: Qu'est-ce qui rend ce texte clair?
Réponse: C'est facile à comprendre.
Question: Qu'est-ce qui le rend facile à comprendre?
Réponse: C'est simple.
Question: Que voulez-vous dire par simple?
Réponse: C'est clair.

Vous finissez par tourner en rond. Le texte est clair car il est facile à comprendre … parce que c'est simple … parce que c'est clair.

"Effacer", "facile à comprendre" et "simple" sont des synonymes. Alors que les synonymes peuvent avoir des nuances, ils n'ont pas de contenu, donc vous êtes toujours laissé avec votre propre appréciation subjective. Mais ce que vous pensez être clair peut ne pas être clair pour quelqu'un d'autre.

C'est pourquoi nous donnons «clair» une définition objective, presque comme une formule mathématique. Pour atteindre la clarté - i. e. pratiquement tout le monde sera d'accord que c'est clair - vous devez faire trois choses.

1. Soulignez ce qui est d'une importance capitale.
2. Ne pas mettre l'accent sur ce qui est d'importance secondaire.
3. Éliminez ce qui n'a pas d'importance.

En bref: CL = EDE

Comme toutes les formules mathématiques, celle-ci ne fonctionne que si vous savez comment l'appliquer, ce qui nécessite du jugement.

Dans ce cas, vous devez d'abord déterminer ce qui est important , i. e. Quelles sont les idées clés que vous voulez que vos lecteurs retirent de votre texte? Ce n'est pas toujours facile à faire. Il est beaucoup plus simple de dire que tout est d'une importance capitale, alors vous mettez tout ce que vous avez.

Mais il y a un dicton qui met en garde: Si tout est important, alors rien n'est. En d'autres termes, à moins que vous ne fassiez d'abord le travail de définition de ce que vous voulez vraiment que vos lecteurs sachent, ils ne le feront pas pour vous. Ils se perdront dans votre texte et abandonneront ou sortiront de l'autre côté sans savoir ce qu'ils ont lu.

Qu'en est-il du deuxième élément de la formule, désaccentuer ce qui est secondaire?

Cela semble assez facile.Vous ne voulez pas que des informations et des idées clés soient perdues dans les détails. Si vous mettez clairement l'accent sur ce qui est d'une importance capitale - par les titres, l'italique, le soulignement ou simplement la façon dont vous organisez l'information - tout ce qui reste est automatiquement mis de côté.

Maintenant, il ne reste plus qu'à éliminer ce qui n'est pas important.

Mais comment faites-vous la distinction entre ce qui est secondaire et ce qui n'a pas d'importance? Encore une fois, cela nécessite du jugement, ce qui est aidé par le test très important suivant.

L'importance secondaire est tout ce qui soutient et / ou élabore une ou plusieurs idées clés. Si vous jugez qu'une information, en fait, soutient ou élabore une ou plusieurs idées clés, alors vous la gardez. Sinon, vous l'éliminez.

B. Concision

Comment savez-vous qu'un texte est concis?

Si cela vous semble encore une fois une question idiote, essayons d'y répondre.

Question: Qu'est-ce qui rend ce texte concis?
Réponse: C'est court.
Question: Qu'entendez-vous par court?
Réponse: Il n'y a pas trop de mots.
Question: Comment savez-vous qu'il n'a pas trop de mots?
Réponse: Parce que c'est concis.

Nous nous retrouvons donc encore une fois en cercle. Le texte est concis parce qu'il est court … parce qu'il n'a pas trop de mots … parce qu'il est concis.

Encore une fois, nous avons presque une formule mathématique pour résoudre le problème. Pour être concis, votre entreprise doit répondre à deux critères. Il doit être comme:

1. Long tel que nécessaire
2. Court comme possible

Dans les symboles: CO = LS

Si vous avez correctement rempli les critères de "clarté", vous comprenez déjà "aussi long le cas échéant". Cela signifie couvrir toutes les idées d'importance clé que vous avez identifiées, et toutes les idées d'importance secondaire nécessaires pour soutenir et / ou élaborer ces idées clés.

Notez que rien n'est dit ici sur le nombre de mots, parce que ce n'est pas pertinent. Si cela prend 500 mots pour être "aussi long que nécessaire", alors 500 mots doivent être utilisés. Si cela prend 1500 mots, alors tout va bien aussi. Le point important est que tout ce qui devrait être dans le texte est entièrement là.

Alors qu'entend-on par "aussi court que possible"?

Encore une fois, cela n'a rien à voir avec le nombre de mots. Il est inutile de dire au début, "je ne dois pas écrire plus de 300 mots sur ce sujet", car 500 mots peuvent être le minimum nécessaire.

"Aussi court que possible" signifie rester aussi proche que possible du minimum. Mais pas parce que les gens préfèrent les textes courts; dans l'abstrait, les termes "long" et "court" n'ont aucune signification. Le point important est que tous les mots au-delà du minimum tendent à réduire la clarté.

Nous ne devrions pas être rigides à ce sujet. Si être "aussi longtemps que nécessaire" peut être fait en 500 mots et que vous utilisez 520, c'est probablement une question de style individuel. Cela ne fait aucun mal. Cependant, si vous utilisez 650 mots, il est presque certain que le texte ne sera pas complètement clair - et que le lecteur deviendra confus, ennuyé ou perdu.

En somme, la concision signifie dire ce qui doit être dit dans le minimum de mots. Concision:

• Facilite la clarté en assurant la meilleure structuration de l'information.
• Retient l'intérêt du lecteur en fournissant le maximum d'informations en un minimum de temps.

Une bonne écriture commerciale doit souvent convaincre le lecteur.

C. Densité

La densité est un concept moins familier que la clarté et la concision, mais elle est tout aussi importante pour la bonne rédaction commerciale. Sous forme mathématique, la densité se compose de:

1. Information précise
2. Logiquement liée

Autrement dit: D = PL

Importance d'informations précises

Supposons que vous entrez dans une pièce où il y a deux d'autres personnes et dire: "Il fait très chaud aujourd'hui." Une de ces personnes vient d'Helsinki; dans son esprit, il interprète "chaud" pour signifier environ 23 ° C. L'autre vient de Khartoum; pour lui, "chaud" signifie 45 ° C.

Vous commencez plutôt mal parce que chacun a une idée totalement différente de ce que vous voulez dire. Mais supposons que vous disiez: "Il fait très chaud aujourd'hui, la température est de 28 ° C". Maintenant, il n'y a pas de place pour la confusion. Ils savent tous deux très bien qu'il fait 28 ° C dehors et que vous considérez que c'est très chaud.

Utiliser autant d'informations précises que possible dans l'écriture commerciale donne à l'auteur deux avantages significatifs:

1) Contrôle mental

Ne soyons pas embarrassés par le terme «contrôle mental», car c'est justement ce que le bon exposant l'écrivain veut atteindre. Il a besoin pour l'esprit du lecteur d'aller seulement où il le dirige et nulle part ailleurs.

Parce qu'ils peuvent être interprétés de manière inconnue, des termes ambigus ("mots de belette") tels que "chaud", "froid", "grand", "petit", "bon", "mauvais", etc. ., permettre à l'esprit du lecteur d'échapper au contrôle de l'écrivain. Une défaillance occasionnelle n'est pas critique; cependant, trop de mots weasel dans un texte conduiront inévitablement à la confusion, à l'ennui et au désintérêt du lecteur.

2) Confiance du lecteur

L'utilisation d'informations précises génère de la confiance, ce qui est important pour la rédaction d'affaires car cela indique au lecteur que l'auteur sait vraiment de quoi il parle.

La confiance du lecteur est importante dans tout type de texte, mais elle est cruciale dans l'argumentation. Si vous essayez de gagner un point, la dernière chose que vous voulez est que le lecteur conteste vos données, mais c'est la première réaction que l'écriture imprécise provoquera. L'écriture précise assure que la discussion portera sur les implications de l'information, i. e. quelles conclusions devraient être tirées, et non si tout doit être réexaminé?

Importance de l'enchaînement logique

Les données précises (les faits) sont insuffisantes en elles-mêmes. Pour être significatif, les données doivent être organisées pour créer de l'information, i. e. aider le lecteur à comprendre.

Il y a deux tests importants à appliquer lors de la conversion de données en informations:

1. Pertinence

Une donnée particulière est-elle vraiment nécessaire? Comme nous l'avons vu, des données inutiles nuisent à la compréhension et, en fin de compte, sapent la confiance.Par conséquent, toutes les données qui ne facilitent pas la compréhension ou la promotion de la confiance devraient être éliminées.

2. Idées fausses

Le lien logique entre les données doit être explicite pour éviter que le lecteur ne tire de fausses conclusions. Par exemple, une situation spécifique peut être confondue avec une situation générale; le crédit pour un accomplissement peut sembler appartenir à une seule personne quand elle appartient réellement à un groupe; une politique d'entreprise peut sembler ne s'appliquer que dans des circonstances très spécifiques plutôt qu'en toutes circonstances, etc.

Pour assurer la clarté d'un lien logique, placez les deux données le plus près possible l'une de l'autre dans votre business writing, de préférence juste à côté l'un de l'autre.

Lorsque les données sont largement séparées, leur relation logique est masquée et il est peu probable que le lecteur établisse la connexion.

Que voulez-vous? Que veulent vos lecteurs?

Je demande souvent à des écrivains non professionnels ce qu'ils pensent lorsqu'ils s'assoient au clavier pour composer leur texte. La réponse est habituellement quelque chose comme: «Comment est-ce que je veux présenter mon matériel? "Quel ton et quel style dois-je utiliser?" "Dans quel ordre devrais-je mettre mes idées clés?" Etc.

Cependant, si vous commencez avec la bonne attitude pour la rédaction d'affaires, que personne ne veut lire ce que vous écrivez, votre première tâche n'est rien de tout cela. Avant tout, vous devez trouver des raisons pour lesquelles les gens devraient passer leur temps à lire ce que vous écrivez .

En général, vous ne pouvez pas forcer les gens à lire ce qu'ils ne veulent pas, même s'ils sont payés pour le faire.

Par exemple, vous produisez un rapport définissant les opportunités d'augmentation des ventes et des profits. Cependant, si ce n'est pas bien écrit, même les personnes qui doivent le lire dans le cadre de leur travail ont peu de chances de lui accorder toute leur attention. D'un autre côté, s'ils voient immédiatement leur propre intérêt à lire ce que vous avez écrit, ils le feront volontiers et avec toute l'attention voulue. En fait, vous ne pourriez probablement pas les empêcher de le lire!

Il existe différentes méthodes pour générer un tel désir de lire, selon le type de lecteurs et le type d'information. Quel que soit le dispositif le plus approprié, l'essentiel est de reconnaître le besoin impératif de l'utiliser. Jusqu'à ce que ce besoin soit satisfait, rien d'autre n'a d'importance.