Emploi de bureau - Embaucher une réceptionniste

Description du poste

Une réceptionniste est une personne que vous engagez pour saluer toute personne qui entre dans votre établissement. La réceptionniste est donc la première impression que les clients, les fournisseurs et les partenaires auront de l'entreprise que vous exploitez. L'attitude, le sang-froid et l'hospitalité de la réceptionniste transmettra ce qu'est la culture d'entreprise. Il est donc essentiel qu'une planification minutieuse soit utilisée à la fois pour décrire la description de poste de la réceptionniste, mais aussi pour embaucher une personne capable de transmettre verbalement et non verbalement ce que l'entreprise représente.

Au-delà de la première impression critique, la réceptionniste est également responsable de répondre au téléphone de l'entreprise et d'être en mesure de diriger les appelants vers la personne appropriée. La réceptionniste doit également avoir une connaissance de base mais utilisable de ce que l'entreprise fait en fournissant des informations sur la société / produits à tous les appelants et les visiteurs en personne.

Selon la taille et le type de votre entreprise, la réceptionniste peut également être la personne qui s'occupe de toutes les livraisons de courrier et de colis et qui aurait donc besoin de connaître et de gérer sa destination dans l'entreprise en les acheminant aux employés appropriés. Dans les entreprises telles que les cabinets médicaux et juridiques, il peut souvent y avoir des délais. Par conséquent, la formation de la réceptionniste pour faire la différence entre urgent et important est essentielle pour répondre aux besoins d'affaires importants.

Le réceptionniste peut également avoir besoin d'être le «gardien» global dans sa gestion des avocats qui viennent pour appeler.

Cela comprend des appels de dépistage, discernant la nature et le but d'une visite, communiquant avec l'employé approprié lorsqu'un visiteur arrive et appelant les services d'urgence (police, pompiers et ambulance) au besoin.

Il existe diverses autres tâches administratives pouvant être traitées par la réceptionniste.

Selon la taille et la complexité de votre entreprise, ces tâches pourraient inclure:

• Coordonnateur de la réception
• Greeter
• Opérateur du standard
• Vérificateur d'appels

En ce qui concerne la réceptionniste, taille unique ne convient pas à tous, et comme décrit, parce que cette personne a un rôle essentiel dans l'entreprise, les tâches et la formation de la réceptionniste contribuera finalement à la réussite du trafic approprié à l'entreprise. Il y a deux types de distinctions à faire en ce qui concerne la façon dont les tâches du réceptionniste sont structurées. L'un est la taille de l'entreprise, et l'autre est par spécialité. Voici les lignes directrices pour l'embauche de réceptionnistes en fonction de la taille de l'entreprise.

Réceptionniste dans un petit bureau

Dans un petit bureau, le poste de réceptionniste est habituellement un poste à temps plein.Cependant, comme il s'agit d'une petite entreprise, la réceptionniste doit également être capable de s'occuper d'autres tâches. Les responsabilités de la réceptionniste sont habituellement assignées à un secrétaire ou un employé qui est positionné près de l'entrée publique de l'entreprise. Les tâches supplémentaires peuvent inclure la réception de paquets / courrier, la saisie, la saisie de commande, la préparation du courrier ou toute autre tâche qui peut être interrompue lorsqu'un invité arrive.

Réceptionniste dans un bureau de taille moyenne

Le poste de réceptionniste dans un bureau de taille moyenne est probablement une personne dévouée et à temps plein qui demeure dévouée à accueillir les gens lorsqu'ils entrent dans l'entreprise. Pendant les périodes de faible circulation, un travail supplémentaire normalement effectué par un secrétaire ou un employé peut être assigné à la réceptionniste.

Réceptionniste dans un grand bureau

Les responsabilités du poste de réceptionniste sont très bien définies dans un grand bureau. Les tâches peuvent inclure une liste formelle de tâches et d'autres fonctions attendues de l'individu dans ce poste. Il est probable que cette personne soit dédiée à l'accueil des visiteurs et à la direction / routage des appelants. Cependant, ceci est une fonction du volume de visiteurs et d'appelants et si le volume est élevé, alors une fonction dédiée comme greeter et routeur d'appel est suffisante.

L'objectif est de garantir que tous les besoins d'accueil des grands bureaux sont satisfaits - et que les autres tâches sélectives ne sont affectées que si elles sont justifiées par une baisse du volume de trafic.

L'autre classification des réceptionnistes se fait par type de spécialité, comme réceptionniste ou réceptionniste. Les tâches de ces réceptionnistes comprendra des tâches supplémentaires ou spécialisées en raison du type d'entreprise pour laquelle ils travaillent.

Un autre type de réceptionniste est un caissier dans un magasin. Dans ce cas, le rôle de la réceptionniste exige non seulement toutes les fonctions professionnelles décrites, mais exige également que l'individu soit spécialisé dans les affaires du bureau. Un bon exemple de ceci est une réceptionniste dans un spa ou une autre entreprise de service où la réceptionniste est le greeter, l'hôte, le programmateur et le caissier.