Avant d'acheter un copieur pour votre petit bureau ou votre bureau à domicile

Bien que la notion de bureau sans papier semble géniale en principe, beaucoup de petites entreprises ou de bureaux à domicile ont toujours besoin de copier régulièrement des documents imprimés.

Les anciens photocopieurs de bureau autonomes ont pratiquement disparu à l'ère du numérique, remplacés par des imprimantes multifonctions combinant les fonctions d'impression, de copie, de numérisation et, en option, de télécopie dans un seul appareil.

Techniquement, un «copieur» est normalement une imprimante dotée d'un dispositif de numérisation intégré, de sorte qu'un document à copier peut être numérisé et reproduit par l'imprimante.

Comme la plupart des copieurs et imprimantes électroniques continuent de perdre du prix, ils sont dotés de plus de fonctions que jamais, et la commodité de copier à l'interne plutôt que de se rendre dans un magasin d'impression / copie ne peut être vaincue.

Voici les principaux facteurs d'achat pour vous aider à choisir une imprimante / copieur pour votre SOHO.

Jet d'encre contre Laser / LED

Pour la copie à grande vitesse de documents texte Les imprimantes laser / LED sont généralement le meilleur choix. Les jets d'encre sont capables d'imprimer à des résolutions beaucoup plus élevées et sont donc plus appropriés pour les graphiques et en particulier pour les photographies.

Coût

Lorsque vous analysez le coût d'une imprimante / d'un copieur, il est important de prendre en compte le coût des consommables si vous envisagez de faire plus que des impressions / copies occasionnelles. Les fabricants ont changé de tactique au cours des dernières années. Plutôt que de réaliser des profits sur la vente d'imprimantes / copieurs, ils les vendent souvent au prix coûtant (ou même à perte) et réalisent d'énormes marges sur la vente d'encre et de toner.

De nombreuses unités sont désormais équipées de cartouches d'encre / toner munies de micropuces intégrées qui empêchent l'utilisation de cartouches "non officielles" ou de cartouches de toner "de démarrage" dont la capacité est inférieure à la normale. Cette imprimante à jet d'encre ou laser ne semble pas aussi bon marché quand vient le temps de remplacer l'encre ou les cartouches de toner coûteux.

Les imprimantes / copieurs couleur sont particulièrement coûteux car ils nécessitent 4 cartouches (noir et blanc, cyan, magenta et jaune). Il est typique que le coût de remplacement des cartouches jet d'encre / toner dépasse le prix d'achat d'une unité complète, ce qui fait des imprimantes un résident habituel des dépôts de recyclage de produits électroniques et des décharges.

Heureusement, la plupart des cartouches jet d'encre et certaines cartouches de toner laser peuvent être rechargées à un coût beaucoup plus bas - des sociétés comme Costco proposent par exemple des recharges jet d'encre d'une heure. Des kits de recharge sont également disponibles pour les bricoleurs, mais le rechargement des cartouches jet d'encre ou de toner est désordonné et ne convient pas aux machines mécaniques. Et vous pouvez faire des cartouches d'encre d'imprimante durer plus longtemps avec peu d'effort.

Avant d'acheter une imprimante / un copieur, vérifiez le coût par page publié par le fabricant.

Volume

La plupart des imprimantes / copieurs destinés aux petites entreprises ne sont pas conçus pour des volumes importants. Vérifiez donc l'utilisation recommandée de l'unité (nombre de pages par cycle de service mensuel). Le rendement ISO pour les cartouches d'encre / toner vous donnera une idée approximative de la fréquence à laquelle les cartouches devront être remplacées.

Notez que même si vous disposez d'une imprimante / copieur interne, il peut être judicieux d'utiliser des services de copie / impression locaux ou en ligne (Staples ou UPS) pour des travaux d'impression / copie plus importants ou des brochures spécialisées.

Avec le prix des consommables (tel que décrit ci-dessus), il n'est tout simplement pas rentable d'imprimer / copier de gros volumes sur des imprimantes / photocopieuses moins coûteuses, en particulier avec des documents couleur ou des photographies. L'achat d'une imprimante / photocopieuse moins coûteuse pour les besoins de base et l'impartition de gros travaux d'impression et de copie est un compromis idéal pour la plupart des petites entreprises - imprimer 500 copies d'une brochure commerciale couleur est un travail pour une imprimerie professionnelle.

Recto-verso

L'impression recto-verso est la possibilité d'imprimer / de copier des deux côtés de la page et constitue une fonctionnalité hautement souhaitable. En plus d'économiser du papier, il est indispensable de faire des copies professionnelles de documents imprimés recto-verso.

Connectivité

Pour utiliser la machine en tant qu'imprimante, plus il y a d'options pour se connecter à l'appareil, mieux c'est. Mis à part la connectivité USB directe à un PC, la plupart des imprimantes / copieurs sont livrés avec une connectivité réseau - filaire, wi-fi, ou les deux.

Si vous avez besoin d'imprimer depuis le cloud ou à partir d'un appareil mobile, assurez-vous que votre imprimante prend en charge des technologies telles que Google Cloud Print ou Apple AirPrint.

Noir et blanc ou couleur?

La copie couleur est plus lente et plus coûteuse, mais il se peut que vous souhaitiez que votre imprimante / copieur soit équipé si vous avez l'intention de produire du matériel promotionnel pour votre petite entreprise, comme des brochures ou des photos couleur.

Polyvalence des supports

La principale raison d'acheter un copieur pour votre petit bureau ou votre bureau à domicile est la commodité. Vous devez donc choisir un copieur capable de gérer une grande variété de formats de papier, de grammages et d'autres supports. , tels que les transparents et les fiches. Recherchez les copieurs qui proposent la copie à plat si vous souhaitez copier des livres ou copier d'autres objets qui ne peuvent pas être insérés dans un chargeur de feuilles.

Manipulation du papier

En tant que petit entrepreneur, vous avez mieux à faire que de remplir des bacs papier ou d'alimenter des feuilles simples à l'aide d'une imprimante / d'un copieur. Si vous imprimez / copiez régulièrement, recherchez un modèle ayant une capacité de papier d'au moins 250 feuilles - ou plus. Vous aurez également besoin d'un chargeur automatique de documents contenant au moins 30 feuilles.

Temps de réponse

Les imprimantes / photocopieuses qui n'ont pas de temps de préchauffage sont idéales pour les petits bureaux et les bureaux à domicile, où la machine peut rester inactive pendant des heures ou des jours. Les vitesses d'impression / copie élevées sont excellentes, mais ne vous feront pas gagner de temps si vous devez attendre quelques minutes que l'unité se réchauffe à chaque fois qu'elle sort du mode veille. Certaines imprimantes / copieurs offrent maintenant une première copie de moins de 10 secondes.