Le processus d'embauche au Canada

Ce guide explique le processus d'embauche au Canada, notamment l'inscription à la liste de paye auprès de l'Agence du revenu du Canada, la présentation d'une offre d'emploi et la mise en place de retenues salariales.

Ce dont vous avez besoin avant d'embaucher des employés au Canada

1) Obtenez un numéro d'entreprise (NE) et / ou ouvrez un compte de retenues sur la paie.

En tant qu'employeur, vous devrez ouvrir un compte de retenues sur la paie. Pour ce faire, vous devez avoir un numéro d'entreprise.

Si vous ne possédez pas déjà un numéro d'entreprise, vous devrez en obtenir un auprès de l'Agence du revenu du Canada. Vous pouvez obtenir un numéro d'entreprise de l'une des trois façons suivantes:

• Inscrivez-vous en ligne pour obtenir un numéro d'entreprise.
• Remplissez le formulaire RC1, Demande de numéro d'entreprise (NE) et envoyez-le par la poste ou par télécopieur au bureau de service fiscal (BSF) ou au centre fiscal (TC) le plus proche.
• Communiquez directement avec l'Agence du revenu du Canada par téléphone au 1-800-959-5525 pendant les heures d'ouverture.

Si vous vous inscrivez pour un numéro d'entreprise, vous pouvez demander un compte de programme de paie en même temps. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise, vous ajoutez un nouveau compte à vos comptes existants.

(Notez que vous pouvez gérer tous vos comptes professionnels, y compris la paie, en utilisant le portail en ligne Mon dossier d'entreprise de l'ARC.)

Vous pouvez ajouter un compte de paie en utilisant l'une des méthodes suivantes:

• Utilisez votre compte My Business.
• Remplissez le formulaire RC1B et envoyez-le par la poste ou par télécopieur au bureau de services fiscaux (BST) ou au centre fiscal (TC) le plus proche.
• Appelez l'Agence du revenu du Canada au 1-800-959-5525 et demandez un compte de retenues sur la paie.

(Notez qu'une entreprise peut avoir plusieurs comptes de retenues sur la paie, par exemple, si vous avez des bureaux différents dans différentes villes, vous pouvez également avoir des comptes de paie distincts pour chaque bureau.)

Le processus d'embauche au Canada < Ceci décrit les détails du processus d'embauche réel; ce que vous devez faire légalement pour embaucher un employé au Canada lorsque vous avez décidé d'embaucher une personne.

Voici les étapes à suivre après avoir effectué tout le processus d'embauche préliminaire consistant à créer ou peaufiner une description de poste, annoncé le (s) poste (s) d'emploi et interrogé des candidats potentiels. Tout cela est derrière vous.

Vous faites de la personne une offre d'emploi. Maintenant, vous devez:

1) Demander à l'employé d'accepter et de signer l'offre d'emploi.

Le gouvernement n'exige pas cela, mais c'est une excellente idée d'avoir les termes de travail par écrit. Il clarifie les détails tels que les tâches, les heures de travail, les avantages sociaux, le salaire et la période probatoire s'il y en a un et évite de futurs malentendus. (Évidemment, lorsque vous embauchez des employés, votre offre d'emploi doit respecter les normes d'emploi de votre province ou territoire.) Voir:

Normes du travail fédérales

Alberta Employment Standards

Normes d'emploi de la C.-B. Normes d'emploi de l'Ontario

Normes d'emploi de la Nouvelle-Écosse

Normes du travail de Terre-Neuve-et-Labrador

2) Examiner le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé.

Le numéro d'assurance sociale est utilisé pour administrer les prestations gouvernementales. En tant qu'employeur, vous devez voir la carte de NAS de chaque nouvel employé dans les trois jours suivant le début du travail et consigner le nom et le NAS de l'employé exactement comme ils apparaissent sur la carte.

Surveillez les NAS qui commencent par le chiffre «9»! Un NAS commençant par ce numéro signale une personne qui n'est pas un citoyen canadien ou un résident permanent et qui est autorisée à travailler uniquement pour un employeur donné avec une autorisation d'emploi valide délivrée par Citoyenneté et Immigration Canada.

(Si un nouvel employé potentiel est admissible à travailler au Canada et n'a pas de NAS, demandez-lui d'en faire la demande à un bureau de Service Canada.)

3) Demandez à l'employé de remplir le formulaire TD1,

Déclaration de crédits d'impôt personnels

Le formulaire TD1 détermine le montant d'impôt à déduire du revenu d'emploi d'une personne. Un nouvel employé doit remplir le formulaire TD1 fédéral et le formulaire TD1 provincial si plus que le montant personnel de base est réclamé. (Notez qu'au Québec, les employés doivent utiliser le formulaire fédéral TD1 et le formulaire provincial TP1015, 3-V, Déclaration des retenues à la source

.) Voir le formulaire TD1 pour plus de détails. et quelle forme ils peuvent ou devraient utiliser (Agence du revenu du Canada).

Consultez le Guide des retenues sur la paie au Canada pour des renseignements détaillés sur les retenues à la source, y compris l'impôt sur le revenu, le Régime de pensions du Canada (RPC), l'assurance-emploi et les avantages imposables. 4) Revoir la date et l'heure de début et toute autre information pertinente au premier jour d'emploi de la personne. La journée du nouvel employé va-t-elle commencer par une rencontre avec un superviseur ou une visite de l'établissement? Y a-t-il un équipement spécial qu'elle doit apporter ou un code vestimentaire auquel elle doit adhérer? Y a-t-il une nouvelle séance d'orientation pour les employés ou un mentorat interne? Le fait de donner à la nouvelle employée tous les détails relatifs à son premier jour de travail vous soulagera de votre anxiété et vous permettra de bien démarrer.

5) Lancez un fichier pour l'employé si vous ne l'avez pas déjà fait.

C'est une bonne idée de le faire tout de suite en embauchant des employés. En tant qu'employeur, vous collectez des dossiers d'employés, comme des feuilles de temps et des évaluations du rendement, et vous gérez les formulaires relatifs à la gestion de la paie, comme les feuillets T4. (Consultez le Guide des retenues sur la paie au Canada pour obtenir des renseignements détaillés sur la façon de gérer la paie en conformité avec l'Agence du revenu du Canada.) La mise en place de vos dossiers d'employés permettra de gagner du temps plus tard.

Pour plus d'information sur l'embauche, voir:

10 conseils pour attirer des employés

7 façons de faciliter le recrutement des employés

Étapes à suivre pour démarrer une entreprise au Canada

10 façons de faire croître votre entreprise >