Formulaires de dépôt électronique W-2 et 1099-MISC

Les formulaires de salaire et de paiement pour les employés (formulaire W-2) et les non-employés (formulaire 1099-MISC) doivent être soumis à la personne ou à l'entreprise avant la fin du mois de janvier. agence fédérale appropriée avant la fin de février. Voici les dates d'échéance précises pour les formulaires W-2 et 1099 pour l'année en cours.

Avant d'envoyer ces formulaires, pensez au dépôt électronique.

MISE À JOUR: Nouvelle date limite pour classer les W-2 et 1099

À compter de l'année d'imposition 2016, tous les W-2 et 1099 doivent être déposés au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.

Donc, pour les taxes de 2017, ces formulaires doivent être déposés au plus tard le 31 janvier 2018. Les délais de dépôt ont été relevés afin de mieux surveiller les formulaires de fraude fiscale. La date limite est la même pour tous les dépôts, y compris le dépôt électronique.

Pour en savoir plus sur les échéances annuelles du rapport annuel de la taxe sur la paie 2017.

Cet article explique comment classer et présenter certains des avantages du dépôt électronique.

Avantages de l'E-Filing

• Le dépôt électronique, selon l'IRS, permet d'économiser du temps et des efforts et aide à assurer l'exactitude.
• Si vous envoyez des formulaires W-2, vous n'avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire de transmission W-3; l'administration de la sécurité sociale génère un W-3 automatiquement.
• Si vous envoyez des formulaires 1099 par e-mail, vous n'avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire 1096 pour chaque type de formulaire 1099.
• Vous pouvez utiliser le site BSO pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires. La vérification des numéros de sécurité sociale assure que les salaires sont correctement déclarés et évite les formulaires W-2C coûteux pour corriger les W-2,

• Le site de l'ASF offre un tutoriel, des manuels, une liste de contrôle et de nombreuses autres informations utiles pour vous aider à déposer ces formulaires W-2.
• Si vous trouvez une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après les avoir soumis, vous pouvez également soumettre des formulaires W-2c (corrigés) en ligne.
• Vous pouvez vérifier que vos fichiers ont été reçus et vérifier l'état en ligne.

Dépôt des formulaires W-2 auprès de l'Administration de la Sécurité Sociale

Vous devez soumettre tous les W-2 2017 à l'Administration de la Sécurité Sociale (PAS l'IRS!), Ainsi que le formulaire de transmission W-3 avant le 31 janvier 2018.

Business Services Online (BSO) de la SSA est l'endroit où aller pour le dépôt électronique W-2. Si vous déposez 250 formulaires W-2 ou plus, vous DEVEZ les envoyer par e-mail, mais si vous avez moins de 250 W-2, vous pouvez bénéficier du dépôt électronique.

Qu'en est-il des formulaires 1099-MISC? Puis-je également envoyer ces formulaires par e-mail?

Vous pouvez soumettre tous les formulaires 1099, y compris le formulaire 1099-MISC, à l'IRS par la poste ou en ligne, à l'aide du système de transmission électronique des déclarations de renseignements (FIRE).

Si vous ne soumettez pas électroniquement, vous devez également soumettre un formulaire de transmission 1096, un pour chaque type de 1099 que vous soumettez, qui résume tous les formulaires pour cette catégorie.Ceci est un autre avantage pour le dépôt électronique: aucun 1096 requis.

Pour le dépôt électronique de formulaires 1099, assurez-vous de déposer le formulaire IRS 4419, la demande de déposer par voie électronique, au moins 30 jours avant la date d'échéance des formulaires, et lire les informations IRS sur les exigences de dépôt avec le système FIRE.

N'oubliez pas ces dates importantes:

Consultez cet article pour les délais de dépôt de l'année en cours.

En général, à la fin du mois de janvier:

• Vous devez envoyer les formulaires W-2 aux employés et les formulaires 1099-MISC aux non-employés.
• Vous devez soumettre tous les W-2, avec la transmission W-3, à l'Administration de la sécurité sociale, y compris le dépôt électronique.
• Vous devez soumettre tous les formulaires 1099, y compris le formulaire 1099-MISC, avec un formulaire de transmission 1096, à l'IRS, y compris le dépôt électronique.