Comment déposer des formulaires W-2 et des formulaires W-3 en ligne

MISE À JOUR: Nouvelle date de dépôt antérieure pour les formulaires W-2 et formulaire W-3

L'IRS a annoncé que la date limite de dépôt des formulaires W-2 et 1099 2016, avec la sécurité sociale L'administration, y compris les formulaires W-3, est au 31 janvier 2017. C'est un mois plus tôt que l'ancienne date de dépôt; la date antérieure a été fixée pour aider à prévenir la fraude fiscale. La date antérieure s'applique à tous les dépôts, y compris le dépôt en ligne. Lire la suite les nouvelles exigences de dépôt W-2 et 1099.

Comment déposer des formulaires W-2 et des formulaires W-3 en ligne?

W-2 Relevé des salaires et des impôts pour chaque employé doit être soumis à l'Administration de la sécurité sociale (ASS) chaque année pour tous vos employés, pour l'année civile précédente. Les formulaires W-2 pour les employés sont soumis avec le formulaire W-3, qui est un formulaire sommaire.

Les formulaires W-2 doivent être remplis, ainsi que les formulaires de transmission sommaires W-3, à la fin de février, pour l'année précédente. Puisque ces formulaires sont dus aux employés à la fin de janvier, cela donne du temps pour que les formulaires soient examinés par les employés et que les erreurs soient corrigées.

Vous pouvez déposer en ligne les Formulaires W-2 sur le site Web des Services commerciaux en ligne de la SSA. Vous pouvez créer des versions remplies de ces formulaires, en imprimer des copies à archiver auprès des gouvernements des États ou des administrations locales, à les distribuer aux employés et à vos propres archives.

Dépôt de 250 formulaires W-2 ou plus? Vous devez déposer en ligne

L'administration de la sécurité sociale dit,

Si vous déposez 250 formulaires ou plus W-2 au cours d'une année civile, vous devez les déposer par voie électronique sauf si l'IRS vous accorde une renonciation. (Une pénalité peut vous être facturée si vous ne soumettez pas électroniquement si nécessaire.)

Avantages du formulaire E-Filing W-2 et W-3

• Le dépôt électronique, selon l'IRS, permet de gagner du temps et de l'énergie et aide à assurer la précision.
• Vous n'avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire de transmission W-3; l'administration de la sécurité sociale génère un W-3 automatiquement.
• Si vous envoyez un fichier électronique, la date d'échéance est la fin du mois de mars, soit un mois plus tard que si vous déposez ces formulaires par la poste.
• Vous pouvez utiliser le site BSO pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires.
• Le site de l'ASF offre un tutoriel, des manuels, une liste de contrôle et beaucoup d'autres informations utiles pour vous aider à déposer ces formulaires W-2.
• Si vous faites une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après votre dépôt, vous pouvez soumettre des formulaires W-2c pour corriger l'erreur.

Avant de soumettre ces formulaires électroniquement

Pour soumettre des formulaires W-2 en ligne, vous devez d'abord vous inscrire auprès de la section Services aux entreprises en ligne de la Social Security Administration.

Ensuite, vous devrez créer et sauvegarder vos formulaires W-2 en utilisant un format de fichier spécial et les soumettre à BSO.

Une fois les fichiers soumis, vous pouvez afficher les fichiers téléchargés et voir les rapports d'erreurs, y compris les différences de nom et de numéro de sécurité sociale, et apporter des corrections.

Vous pouvez également vérifier l'état de votre soumission et voir si le fichier a été accepté.

Encore confus à propos du formulaire W-2? Réponses à vos questions sur le formulaire W-2