Comment préparer une facture d'exportation commerciale

Une facture d'exportation commerciale agit comme un acte de vente entre un acheteur et un vendeur, décrit ce que vous exportez et référence des numéros de transaction importants. Il sert également de véhicule pour être payé. Votre facture doit être préparée exactement comme convenu avec votre client sur votre facture proforma (y compris si vous devez préparer ou non la facture commerciale sur le papier à en-tête de votre entreprise - soyez cohérent!

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). Si vous êtes tous deux d'accord sur un changement dans les conditions de vente plus tard, enregistrez ce changement sur votre facture. Il n'est pas rare qu'une entreprise prépare une facture d'exportation commerciale en anglais et dans la langue du pays de destination. Vérifiez avec l'importateur et votre compagnie de transport pour évaluer si vous avez besoin de faire ceci ou pas. En outre, toujours inclure les informations suivantes, même si elle n'est pas demandée.

Commerical Export Invoice Necessities

1. Numéro de référence de facture pro forma
2. Numéro de bon de commande client.
3. Date à laquelle la facture a été remplie.
4. Adresse de l'expéditeur et / ou du vendeur, ainsi que celle de l'acheteur.
5. Mode de paiement: identifier et fournir tous les numéros de référence qui s'y rapportent.
6. Conditions de livraison de votre devis (par exemple, CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
7. Devise dans laquelle la transaction sera effectuée (dollars E.-U., yen japonais, francs français, etc.).

1. Numéro de connaissement.
2. Prix et quantités de l'envoi.
3. Nombre de colis, marques, poids et mesures.
4. Numéro du conteneur, si expédié par conteneur.
5. Ports de sortie et d'entrée.
6. Notation du pays d'origine et code tarifaire harmonisé (pour garantir des calculs précis des droits).
7. Instructions de transport maritime ou aérien: nom du navire ou de l'aéronef, numéro de connaissement du voyage ou de la voie aérienne, date de départ et date d'arrivée à destination.

Si vous faites tout ce qui précède et consultez attentivement votre compagnie de transport, cela facilitera la circulation des marchandises et le dédouanement. Certains pays exigent une signature sur la facture d'exportation commerciale. Pour être du bon côté, ajoutez-le avec votre nom et votre titre imprimés lisiblement en dessous.

Raisons pour lesquelles les factures commerciales d'exportation sont utilisées

Voici une description de la manière dont une facture commerciale d'exportation est utilisée mais gardez à l'esprit que la facture commerciale d'exportation est le document initial ou initial qui sous-tend le reste de la transaction d'exportation: Les exportateurs peuvent l'utiliser pour soutenir des prêts, des réclamations d'assurance et des programmes de subventions.

1. Un acheteur et un vendeur l'utilisent comme une déclaration de base de ce qui est vendu.
2. L'acheteur (importateur) l'utilise pour libérer des fonds par l'intermédiaire de sa banque au vendeur.
3. S'il y a une réclamation d'assurance sur l'envoi et que l'assurance a été fournie, elle sert de pièce justificative clé.
4. L'importateur ou le courtier en douane agissant dans le pays de destination l'exige avant de dédouaner les marchandises.
5. Une banque pour l'acheteur examine la facture commerciale d'exportation avant de libérer des fonds en vertu d'une lettre de crédit ou d'une collection documentaire.
6. Il peut être utilisé à côté d'un certificat d'inspection prouvant que ce que vous expédiez est, en fait, ce que le client a commandé, et qu'il est également de bonne qualité.
7. Un gouvernement peut utiliser une facture commerciale pour déterminer la valeur réelle des marchandises lors de l'évaluation des droits.
8. Les autorités douanières peuvent l'utiliser pour évaluer les droits de douane, les utiliser à des fins d'inspection et pour la tenue de statistiques.
9. Une banque peut demander, aux fins de négocier une lettre de crédit, la légalisation de la facture commerciale par le consulat du pays de l'acheteur. Dans ce cas, le document légalisé requis présenté par le fournisseur doit être envoyé à l'acheteur, une fois les documents acceptés.
10. Note:

La facture commerciale est utilisée par les autorités douanières du monde entier à des fins d'inspection, d'estimation des droits de douane et de tenue de statistiques du commerce international. Si des informations spécifiques doivent apparaître sur la facture commerciale par les autorités douanières du pays importateur, l'importateur doit vous en informer, et de préférence, bien avant la vente à l'exportation. Mais le plus important de tous: La facture commerciale doit correspondre à toutes les informations apparaissant sous la forme d'un document de collection, e. g. , Lettre de crédit, chèque à vue et ainsi de suite, si vous vous attendez à être payé.