Six étapes pour renforcer la gestion de votre entreprise

À mesure que les entreprises se développent et changent, les processus de gestion de l'entreprise doivent naturellement évoluer. Je décris tous les processus et événements nécessaires pour partager les résultats, discuter des plans futurs, identifier les problèmes à résoudre et garder les managers et les employés concentrés sur les bonnes questions comme routine d'exploitation d'une entreprise.

Une routine d'exploitation définie soutenue par une cadence cohérente des bonnes réunions et activités est essentielle à la gestion et à la croissance d'une entreprise saine.

Cet article offre des conseils sur la création d'une routine d'exploitation pour votre entreprise ou votre équipe, que vous soyez le directeur général, le directeur général ou le responsable fonctionnel.

Quand la croissance exige un changement dans la routine d'exploitation: une étude de cas

Les membres de cette petite firme de logiciels étaient fiers de rester fidèles à la culture décontractée que le fondateur avait créée au début des débuts. Ils ont reconnu que cet environnement lâche était exempt de tout processus et de toute bureaucratie, ce qui faisait de leur entreprise un excellent endroit où travailler et permettait aux ingénieurs de la firme d'exploiter au maximum leur créativité.

Ce style de fonctionnement lâche a bien fonctionné pendant que l'entreprise restait petite. Cependant, grâce à cette fantastique créativité et à un produit à succès, l'entreprise a connu une hausse de ses ventes et la population des employés a explosé dans un océan de nouveaux employés. Ainsi a fait les problèmes. Dans une enquête auprès des employés, les problèmes suivants ont été considérés comme des préoccupations sérieuses:

• Mauvaise communication et coordination entre les fonctions.
• Manque de collaboration pour la résolution quotidienne de problèmes.
• Confusion sur le projet clé et les priorités stratégiques.
• Manque de compréhension des performances de l'entreprise et des objectifs futurs.
• Goulots d'étranglement de traitement qui n'ont pas été résolus pendant de longues périodes.
• Manque de connectivité entre les objectifs individuels et les objectifs organisationnels.

Sentant que la culture décontractée d'autrefois ne fonctionnait plus dans une entreprise à croissance rapide, les gestionnaires et les principaux contributeurs ont entrepris de créer une routine opérationnelle - une série de réunions et de processus visant à améliorer la communication et collaboration.

Alors que l'idée d'ajouter un processus à leur environnement créatif était inconfortable, l'ajout du juste type de processus et d'événements a considérablement amélioré la communication et la coordination au sein de l'organisation . Les enquêtes subséquentes auprès des employés reflétaient moins une crise ou un ton de lutte contre les incendies et se concentraient sur le renforcement de ce que l'on considérait à nouveau comme un excellent lieu de travail.

Six étapes pour créer une routine opérationnelle qui renforce votre entreprise:

L'entreprise de logiciels décrite ci-dessus a conçu sa routine opérationnelle en plusieurs étapes, en se concentrant initialement sur l'amélioration de la communication et de la collaboration. .Voici les six mesures prises par les gestionnaires de cette firme pour renforcer leur entreprise:

1. Trouvez le bon point de départ. Compte tenu des problèmes de communication, l'équipe de l'entreprise de logiciels a décidé que les responsables de toutes les fonctions se réuniraient chaque semaine pour identifier et partager les problèmes majeurs ou les opportunités nécessitant une aide.

Au lieu de servir de réunion d'état où chaque participant décrirait ses activités actuelles, les participants avec des défis ou des opportunités décriraient leur situation et leurs besoins. Les gens ont fait du bénévolat ou ont été affectés à l'aide et l'initiative a été suivie jusqu'à la conclusion dans un rapport accessible à tous les employés. Finalement, l'équipe a adopté le nom Problèmes et opportunités pour cette réunion hebdomadaire.

Au fur et à mesure que la coordination et la collaboration autour des éléments identifiés dans la réunion Questions et opportunités se sont améliorées, la durée de la réunion hebdomadaire a été réduite à moins de 30 minutes. Les participants ont convenu que c'était un petit investissement de temps avec un gros gain.

2. Construire sur les succès. Encouragés par les progrès positifs de la réunion Délibérations et opportunités , , les responsables de la société de logiciels ont ensuite cherché à améliorer la connaissance des résultats financiers et l'alignement autour des objectifs clés. Ils ont établi un forum Discussion des résultats mensuels qui a eu lieu par webinaire.

Le chef de la direction et les dirigeants décriraient les résultats du mois précédent, cerneraient les progrès et les problèmes liés aux principaux indicateurs de rendement et examineraient les objectifs de haut niveau pour le reste du trimestre et de l'exercice. Les employés ont été encouragés à poser des questions par messagerie instantanée et toutes les questions et réponses ont été récapitulées dans un courriel de suivi distribué au plus tard le jour suivant. Les enregistrements ont été archivés pour faciliter la visualisation des associés incapables d'assister à la session en direct.

Au fur et à mesure que cette nouvelle discussion des résultats mensuels prenait de l'ampleur, le temps nécessaire pour la préparer et la livrer était réduit à moins d'une heure en fonction du volume de questions des employés. Les employés qui s'étaient habitués à ne jamais entendre comment l'entreprise se comportait devinrent les plus grands pom-pom girls pour cette nouvelle session et sa transparence autour des chiffres et des indicateurs de performance.

3. Démarrez les nouveaux employés du bon pied . Compte tenu de la rapidité des embauches, les cadres supérieurs et les collaborateurs individuels du cabinet ont décidé que le nouveau processus d'intégration des employés comprendrait une séance «Lunch with the Executives» où les dirigeants se présenteraient et présenteraient leurs fonctions et parleraient de l'histoire, des avenir. Aucun sujet n'était interdit et les nouveaux employés ont été encouragés à poser des questions sur la stratégie, les résultats financiers, les débouchés commerciaux, les priorités clés et la façon de progresser dans l'organisation.

4. Regarder vers l'intérieur une fois par trimestre dans les revues d'exploitation de plongée profonde. Les sessions décrites ci-dessus ont fourni une aide immédiate pour améliorer les communications et la collaboration et faire en sorte que tout le monde soit sur la même page pour les résultats et les objectifs. Cependant, il fallait un moyen d'examiner objectivement le fonctionnement de l'entreprise et d'identifier les améliorations nécessaires. La revue trimestrielle des opérations est née.

Contrairement aux séances Questions et opportunités et Discussion des résultats mensuels , l'examen trimestriel des opérations portait sur l'examen de chaque domaine fonctionnel et examinait le rendement global et les indicateurs clés. Sensibles à ne pas vouloir que ceux-ci servent de «séances de vantardise», des règles de base ont été établies pour encourager l'identification des zones problématiques et pour permettre à tous les autres participants à la réunion de poser des questions. Après les quelques premières sessions brutes, cette réunion est devenue une partie importante du processus d'amélioration continue de l'entreprise. Les gestionnaires fonctionnels et opérationnels ont appris à faire preuve de transparence quant à leurs défis et succès et, surtout, les principaux objectifs de renforcement ont été identifiés pour chaque domaine et les résultats seront communiqués lors de la réunion du prochain trimestre.

Une étape supplémentaire qui a permis à ces sessions d'examen trimestrielles de prospérer a été l'extension de la participation à un groupe d'observateurs . Chaque responsable de reporting ou chef d'entreprise a été autorisé à inviter plusieurs membres de l'équipe à la session pour écouter et s'informer sur l'activité globale. Ces participants silencieux ont ensuite été chargés de faire rapport sur le contenu de la réunion à leurs équipes plus larges.

5. Formaliser le processus de regarder vers l'extérieur . Un certain nombre de responsables techniques du cabinet de logiciels ont commencé à craindre que la nouvelle routine d'exploitation soit exclusivement centrée sur les activités internes et ne permettait pas d'avoir des idées et des observations du monde extérieur. Pour aider à endiguer ces préoccupations, les gestionnaires techniques ont reçu des budgets avec lesquels ils pouvaient travailler pour encourager l'exploration externe, notamment assister à des conférences et à des séminaires, visiter des clients et explorer des marchés sans rapport avec la firme. Les seules conditions de l'investissement étaient que les directeurs techniques étaient tenus d'inclure des employés d'autres fonctions dans leurs explorations et de rendre compte et d'organiser le contenu et les idées générés par l'exploration externe. Finalement, le processus impliqué dans celui où les idées ont été générées et les cas d'affaires développés pour de nouvelles poursuites.

6. Créer des équipes orientées client et marché pour travailler sur la stratégie . Les sessions ci-dessus ont porté sur la communication, la collaboration, la résolution de problèmes et l'amélioration continue, mais elles n'ont pas abordé le problème délicat du développement de stratégie et d'exécution de stratégie. Cela a été résolu en créant des équipes axées sur le marché chargées de définir les stratégies nécessaires et d'identifier les plans nécessaires pour donner vie à ces stratégies. Chaque équipe s'est vue attribuer un sponsor exécutif et un chef de projet, et les membres ont été choisis parmi les rôles fonctionnels clés, pas seulement les rôles de gestion.

Même si ces équipes ne remplaçaient pas la responsabilité des cadres supérieurs en matière de stratégie globale, elles offraient un moyen exceptionnel d'attirer plus d'employés dans le processus, tant pour la saisie que pour l'exécution coordonnée. Les cadres ont servi de caisse de résonance et ont pris les décisions finales sur les niveaux d'investissement globaux, et les équipes ont été les propriétaires de la mise en œuvre des stratégies. L'approche de gestion de projet pour l'exécution de la stratégie s'est avérée extrêmement utile pour organiser et contrôler les différentes initiatives.

Huit principales options pour les managers:

1. Améliorer la coordination et le contrôle d'une entreprise ne signifie pas forcément imposer des volumes importants de processus et de bureaucratie. Marche avant de courir.
2. La communication est toujours le problème: commencez par là.
3. Développer l'implication au lieu de la limiter.
4. Allez au-delà des solutions de communication à court terme pour créer des processus et des événements axés sur l'amélioration de l'activité à plus long terme.
5. Soyez cohérent et diligent avec votre routine de fonctionnement.
6. Mettez les gens au défi de considérer l'extérieur de l'entreprise comme un élément clé du renforcement de l'entreprise.
7. Dégagez la stratégie du conseil d'administration et laissez-la entre les mains de vos employés, mais guidez-les et entraînez-les.
8. Utilisez les pratiques de gestion de projet pour faciliter la mise en œuvre de la stratégie.

The Bottom Line:

Dans un monde caractérisé par le changement et la complexité croissante, vous ne pouvez pas vous permettre de conserver l'approche opérationnelle d'hier, même si elle est décontractée et confortable. Les bons gestionnaires et les chefs d'entreprise s'efforcent constamment d'identifier des approches et des processus qui améliorent la communication et l'engagement et offrent à tous les employés des possibilités accrues de contribuer. Si votre entreprise a une routine d'exploitation périmée, envisagez de la rafraîchir avec les idées de notre exemple de société de logiciels. Si votre entreprise n'a pas d'approche opérationnelle cohérente, il est temps pour les managers et les contributeurs clés d'intensifier et d'en créer un.