Demande de document de proposition (DP)

Introduction

Lorsqu'une entreprise complexe a été définie, une entreprise est alors prête à trouver un fournisseur pour satisfaire aux exigences. La première étape pour trouver un fournisseur consiste à créer et à envoyer une demande de propositions (DP). Le document de la DP devrait contenir en détail tous les aspects des besoins de l'entreprise et ce que l'entreprise exige d'un fournisseur potentiel pour satisfaire aux exigences précisées dans la DP.

Le fournisseur produira une soumission en fonction de sa compréhension des exigences spécifiées dans la DP, et les offres concurrentes seront évaluées pour produire soit la sélection du fournisseur gagnant, ou une liste restreinte de les fournisseurs qui feront ensuite des présentations à l'entreprise.

Définition du document de demande de propositions

Le document RFP est essentiel pour obtenir un fournisseur capable de répondre aux besoins d'un client. Si le document est défectueux, soit par des exigences ambiguës, des exigences manquantes, ou des exigences déraisonnables sur le fournisseur, alors le processus de DP entraînera des offres incomplètes, ou dans certains cas, aucune offre du tout. Les fournisseurs ne sont pas tenus de soumettre des offres pour chaque appel d'offres qu'ils reçoivent, et même s'ils peuvent répondre aux exigences de la demande de propositions, ils peuvent ne pas être en mesure de répondre aux exigences en temps opportun. Ce dernier est souvent trouvé lorsqu'un client envoie des RFP à des fournisseurs plus petits qui peuvent être des leaders dans leur domaine mais qui n'ont pas les moyens ou la capacité de répondre aux besoins du client.

Chaque appel d'offres sera différent en fonction des exigences définies et des besoins spécifiques du client. Même au sein de la même entreprise, un document de DP peut différer en fonction des exigences principales. Pour certaines demandes de propositions, l'accent peut être mis sur le prix, tandis que d'autres peuvent se concentrer sur les délais de livraison ou les exigences de qualité pour les articles nécessaires.

Caractéristiques spécifiques du document de la DP

Certaines caractéristiques du document de la DP sont requises. Par exemple, chaque DP devrait comporter une date et une heure précises auxquelles le client exige que tous les fournisseurs potentiels aient soumis une offre. Si les offres sont soumises après cette date, elles doivent être supprimées. Si un fournisseur ne peut pas soumettre une offre à temps, cela pourrait indiquer un problème possible avec l'organisation et peut-être des problèmes de livraison.

Cependant, le client doit donner aux fournisseurs suffisamment de temps pour soumettre une offre. Si les exigences sont particulièrement complexes, les fournisseurs peuvent avoir besoin d'assembler une équipe d'intervention pour répartir les exigences dans des domaines qu'ils peuvent comprendre, puis assembler une offre. Si le délai défini dans la DP est trop court, les réponses peuvent être précipitées et les fournisseurs peuvent deviner la complexité du projet, plutôt que de bien le comprendre.Cela mènera à des offres inexactes et à un processus de demande de propositions gaspillé.

Le document de la DP devrait indiquer le processus si les fournisseurs ont d'autres questions sur les exigences précisées dans la DP. Les fournisseurs ne devraient pas être autorisés à appeler le client car cela peut conduire à ce qu'un fournisseur reçoive des informations supplémentaires qui lui donnent un avantage concurrentiel.

Il est préférable d'organiser une conférence téléphonique afin que les représentants de chaque fournisseur puissent poser et écouter les questions adressées au client. Cela garantit une équité dans le processus d'appel d'offres.

Un document RFP doit également spécifier clairement le format de la réponse RFP du fournisseur. Si ce n'est pas clairement défini, les réponses seront envoyées dans des formats différents et il serait impossible de comparer les offres du fournisseur. Le format de réponse doit identifier ce qui est exigé du fournisseur dans chaque section, comme les références, les CV des membres potentiels de l'équipe, un document avec la compréhension des fournisseurs des exigences, et un format pour la tarification. Si chaque fournisseur respecte le format de réponse correct, cela facilitera la comparaison des offres.