Comment rédiger une demande de proposition ou DDP

Une demande de proposition, parfois appelée RFP ou RFQ pour «demande de devis», est un document émis par une entreprise lorsqu'elle souhaite acheter un produit et qui souhaite mettre ses spécifications à la disposition du public. C'est généralement le cas lorsque plusieurs entreprises font une offre sur le travail ou l'emploi et cela invite à des prix plus compétitifs. Mais votre effort pourrait produire des offres qui sont une perte de temps, ou pire, pas d'offres du tout, si vous ne préparez pas la DP correctement.

Voici comment s'y prendre pour obtenir le meilleur succès.

Difficulté: Temps

Temps requis: Ça prend souvent plusieurs jours

Voici comment:

1. Faites vos devoirs: Trouvez ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez, et est possible avant de commencer à rédiger votre demande de proposition. N'émettez pas de demande de proposition pour une machine qui peut produire 1 500 widgets par heure si vous n'en avez jamais vendu plus de 25 par mois. Il ne sert à rien d'émettre un appel d'offres pour une voiture volante lorsqu'un messager peut franchir la circulation tout aussi rapidement sur un vélo.
2. Distinguez vos besoins et vos désirs: Si vous souhaitez acheter une application capable de transmettre des images entre le siège et vos camionnettes sur le chantier, vous pouvez spécifier le nombre d'images dont vous avez besoin par seconde, la taille maximale les images dont vous avez besoin, et la résolution nécessaire. Bien sûr, ça peut être sympa d'avoir ces images en couleur, mais est-ce vraiment nécessaire? Si vous avez vraiment besoin d'un certain spécifique, utilisez des mots comme «volonté», «doit» et «doit». Cela indique que ce sont les exigences. Les spécifications qui ne sont que des «désirs» devraient être identifiées par des mots tels que «peut», «peut» et «facultatif».

1. Déterminez à quoi ressemblera le gagnant : Les propositions que vous recevrez en réponse à votre demande de propositions différeront. Chaque entreprise ayant répondu aura des forces et des faiblesses différentes. Certains se concentreront sur le coût le plus bas. D'autres vont se concentrer sur la meilleure qualité. D'autres encore offriront un ensemble complet de fonctionnalités. Déterminez ce que vous recherchez: le coût le plus bas, la livraison la plus rapide ou une combinaison des deux.

1. Organisez le document : Tout ce que vous écrivez pour les affaires doit être réfléchi et devrait être organisé. Un aperçu est un bon point de départ. Au minimum, vous aurez besoin de sections pour une introduction, les exigences, les critères de sélection, les délais et le processus. Beaucoup de ces sections auront des sous-sections.
2. Écrivez l'introduction : C'est ici que vous expliquerez aux soumissionnaires potentiels pourquoi vous publiez la demande de propositions et ce que vous espérez accomplir. L'introduction peut également inclure un résumé des points clés des autres sections, y compris la date d'échéance. L'introduction d'une RFP pour un système de transmission d'images pourrait ressembler à ceci: "XYZ Company demande des propositions pour un système très fiable et facile à utiliser capable de transmettre des images du bureau principal à des camionnettes n'importe où dans la région métropolitaine.Les soumissions recevables doivent être reçues au plus tard le lundi 5 mars 2007, à 8 h HNP. »
3. Expliquer les exigences : Cette section est l'une des plus importantes et prend généralement le plus de temps. la taille et la clarté des images à transmettre et la vitesse nécessaire.Soyez précis, mais ne dites pas aux soumissionnaires comment vous voulez que le travail soit accompli à moins que ce ne soit essentiel.Vous voudrez peut-être décomposer cette partie en sous-sections par système. exemple: a) la taille et la qualité de l'image b) la transmission (qui peut inclure à la fois la vitesse désirée et les exigences sécurisant la transmission) et c) les options souhaitées (où vous pourriez lister les couleurs comme option souhaitable). : C'est ici que vous dites aux enchérisseurs comment vous allez sélectionner l'enchère gagnante.Vous pouvez divulguer autant ou aussi peu que vous le souhaitez.C'est une bonne idée d'inclure une phrase du genre "Le soumissionnaire gagnant, le cas échéant, sera choisi uniquement par le jugement de XYZ Company. "Certains appels d'offres gouvernementaux sont très sp En ce qui concerne les critères de sélection, la plupart des DP commerciaux sont moins précis. Vous pouvez créer une feuille de calcul qui attribue à chaque enchère une certaine plage de points dans chaque catégorie, puis demander à une équipe de choisir la «meilleure» offre parmi celles qui ont obtenu les trois meilleurs scores.
4. Délais : Cette section indique aux entreprises qui souhaitent faire une offre sur votre demande de proposition à quelle rapidité elles doivent agir et combien de temps le processus est censé prendre. Soyez raisonnable lorsque vous définissez vos délais. Ne demandez pas de propositions pour des systèmes complexes, puis donnez aux soumissionnaires quelques jours pour répondre. Accordez plus de temps pour préparer une offre si votre demande de propositions est importante, si votre achat souhaité est compliqué ou si vous avez besoin d'une réponse plus détaillée. C'est aussi là que vous pouvez dire aux soumissionnaires combien de temps le processus d'évaluation prendra, quand ils seront informés s'ils ont réussi, et combien de temps ils doivent livrer.
5. Processus: Utilisez cette section pour expliquer le fonctionnement du processus, de l'envoi de la DP à l'attribution du contrat et au début des travaux. Cette section pourrait indiquer: «Les offres sont dues à la date spécifiée à l'étape 8 ci-dessus.Toutes les offres seront examinées pour s'assurer qu'elles répondent à toutes les exigences et sont sensibles.Toutes les offres recevables seront évaluées en catégories X (vous pouvez nommer les catégories si Les négociations avec le soumissionnaire retenu devraient donner lieu à l'attribution d'un contrat dans un délai de deux semaines. »
6. Décider comment envoyer la DP : La plupart des demandes de propositions sont envoyées par la poste, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez envoyer une demande de proposition par courriel, ou vous pouvez l'afficher sur le site Web de votre entreprise. Assurez-vous simplement de spécifier le nom ou le numéro que les soumissionnaires doivent utiliser pour identifier la demande de proposition à laquelle ils répondent.
7. Décidez qui recevra la demande de proposition: Vous avez peut-être déjà identifié les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez acheter. Votre entreprise peut même avoir une liste de fournisseurs acceptables. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez trouver des fournisseurs potentiels via votre réseau professionnel, en effectuant une recherche en ligne ou en demandant à des fournisseurs de confiance d'autres matériels de vous recommander.Ne limitez pas la liste de ceux qui reçoivent votre demande de propositions à des «grandes» entreprises ou à des fournisseurs «établis». Vous pourriez trouver de meilleures idées et même de meilleurs prix auprès de petits fournisseurs qui sont souvent plus intéressés à gagner votre entreprise.
8. Envoyer la demande de proposition.