Document d'information Définition et comment rédiger un document d'information

Un document d'information est un document d'information souvent fourni avec un communiqué de presse, un avis de presse ou dans le cadre d'un dossier de presse plus vaste. Le document d'information donne à la presse ou à d'autres parties intéressées un contexte plus détaillé d'une question, d'un événement, d'une personne d'intérêt ou d'un lancement. Comment écrire un document d'information est une compétence que de nombreux rédacteurs pigistes et rédacteurs de relations publiques doivent savoir.

Il est fourni parce que d'autres documents de presse ou médias tels que les avis aux médias et les communiqués de presse sont nécessairement tenus courts et succincts.

Le document d'information fournit plus d'informations au journaliste ou au média sans compromettre la lisibilité ou le format standard de l'avis aux médias ou du communiqué de presse.

Comment écrire un document d'information

Pour rédiger un document d'information, commencez par une brève introduction au sujet en question. Ensuite, insérez les sous-titres en fonction des informations supplémentaires que vous souhaitez fournir au média. Quelques exemples de sous-titres ou de sous-sections d'arrière-plan communs sont listés ci-dessous. Enfin, remplissez les informations appropriées dans vos sous-sections.

Puisque la plupart de vos documents seront destinés à des organisations médiatiques, écrivez le document d'information selon le style AP. Gardez à l'esprit que vous écrivez pour des professionnels chevronnés, alors utilisez largement les sous-titres et les graphiques faciles à référencer. Votre recherche peut impliquer d'interviewer votre client ou d'autres membres de l'organisation; La recherche externe devrait être largement citée dans le document d'information, car les journalistes voudront souvent suivre et vérifier vos informations.

Envisagez de modifier le document d'information en fonction de votre média cible. Pensez à qui est votre média idéal pour l'événement ou le lancement, puis examinez s'ils seraient plus intéressés par l'historique de votre événement, les rôles des personnes dans l'organisation ou l'applicabilité géographique de le travail à portée de main (pour en savoir plus sur ces sections, lisez la section suivante!).

Malgré les suggestions ci-dessus, les documents d'information - comme tous les articles destinés aux journalistes - devraient être tenus brefs. La dernière chose qu'un écrivain PR veut faire est de perdre l'intérêt des médias!

Parties d'un document d'information

Les sections d'un document d'information peuvent inclure l'historique de l'organisation, l'événement ou le sujet, les statistiques applicables ou d'autres données, les noms, descriptions et qualifications des personnes importantes au sein de l'organisation. pourquoi l'événement ou la question est applicable et vaut la peine d'être couvert dans le cycle de l'actualité (et en général), les données géographiques ou de population liées au problème et quelques vignettes intéressantes et passionnantes que le journaliste pourrait utiliser pour créer son histoire.

Les rédacteurs pigistes et le document d'information

Les rédacteurs pigistes peuvent trouver nécessaire de rédiger un document d'information pour les clients qui recherchent l'attention des médias, qu'il s'agisse d'une start-up, d'une organisation à but non lucratif ou d'une entreprise en général.Il se peut que vous soyez embauché pour rédiger un document d'information, mais il est plus probable que votre client aura besoin de plusieurs types différents de documents axés sur les médias, si ce n'est pas un kit média complet. Encore une fois, le besoin de documents médiatiques surgit souvent au cours d'un lancement, d'un événement ou d'une conférence de presse, même si ce n'est pas toujours le cas.

Comment utiliser un document d'information

Les documents d'information peuvent être utilisés dans le cadre d'un kit média, tel qu'un document stocké sur le site Web d'une organisation ou remis en copie papier lors d'un événement de presse. Notez que cela signifie qu'il devrait être bien imprimé et électroniquement.

Ils sont souvent utilisés en conjonction avec des événements de presse, tels que des rassemblements organisés ou des conférences de presse. Encore une fois, ils reçoivent généralement plusieurs autres documents dans le cadre d'un dossier de presse ou d'un dossier de presse.

Ils peuvent aussi être utilisés d'une autre manière, par exemple pour introduire une nouvelle organisation, une nouvelle question ou un nouvel événement dans les médias, ou comme une base tactile pour les points de discussion.

Document d'information sous un autre nom

Les documents d'information peuvent souvent être désignés par d'autres termes. Par exemple, ils peuvent être combinés ou confondus avec une «fiche d'information». Souvent utilisé dans le cadre d'un «kit média» plus large.