Le format approprié de lettre commerciale

L'utilisation d'un format de lettre commerciale dans vos communications d'entreprise vous donne un sens du professionnalisme et vous permet de créer les premières impressions appropriées. Apprendre à créer un format lettre d'affaires peut prendre votre entreprise de "l'heure amateur" à l'état réel de l'entreprise.

Formats de lettre d'affaires corrects

Lettres d'affaires aux États-Unis, utilisez quatre formats de lettre courants. Les variations diffèrent pour d'autres pays, comme la date est composée dans un autre style.

Tous les formats de lettres d'affaires sont acceptables, mais le bloc est plus courant.

Format de lettre de bloc: Le format de lettre de bloc commun est formaté avec tout votre texte au même niveau que la marge de gauche. Les paragraphes sont espacés en double et tout le texte de ligne est espacé. Les marges sont un paramètre de traitement de texte standard d'un pouce. (Voir l'image de Block Letter Format).

Semi-bloc Format de lettre: Pour le demi-bloc, la seule différence entre le bloc semi et alternatif est par opposition à avoir le texte du corps justifié à gauche, la première ligne de chaque paragraphe est en retrait.

Autre format de lettre de bloc: Le format de lettre de bloc alternatif déplace l'adresse de retour, la date, la fermeture, le nom, le titre et la signature sur le côté gauche de la page.

Format de lettre simplifié: Ce format prend les mêmes propriétés que la lettre de bloc à une exception près, le message d'accueil ou la formule de salutation est éliminé. Ceci est un format utile lorsque vous ne savez pas quel est le sexe du destinataire, homme ou femme.

Sections d'une lettre commerciale

• Adresse de retour: Si vous avez un papier à en-tête, vous pouvez passer cette section. Indiquez votre adresse professionnelle complète et votre nom d'entreprise légal correct. Vous pouvez également inclure votre adresse e-mail ou numéro de téléphone si nécessaire par votre destinataire.
• Date: Suivez le format du mois, du jour et de l'année. Rendez votre date actuelle à la date d'envoi de la lettre.
• Nom et adresse du destinataire: Indiquez le nom complet et l'adresse du contact auquel vous envoyez la lettre. Le titre de la personne peut être ajouté avec le numéro de téléphone si nécessaire.
• Salutation: Pour le message d'accueil, utilisez le nom officiel de la personne et terminez par un deux-points pour votre lettre commerciale.
• Objet: Indiquer clairement le sujet de la lettre aide le destinataire à connaître rapidement le contexte de la lettre.
• Corps: Votre corps de lettre devrait commencer par une introduction générale de qui vous êtes et du but de la lettre. Inclure des paragraphes spécifiques décrivent le problème ou le problème. Fermez le corps avec un appel à l'action. Chaque lettre d'affaires doit être courte et concise en tenant compte du temps limité de votre lecteur.
• Fermeture: Ici vous pouvez choisir n'importe quel format formel tel que "Cordialement" ou "Sincèrement."
• Signature: Signez votre nom comme dans votre lettre. Nom et titre: Indiquez votre nom complet et votre titre d'emploi.
• Enclose et CC: Si vous envoyez des documents supplémentaires, incluez une ligne de pièce jointe et si quelqu'un d'autre reçoit une copie de la lettre, ajoutez cc. ou copie carbone des autres récepteurs ou récepteurs.

Vous pouvez simplifier l'ensemble du processus de création d'une lettre commerciale correctement formatée en utilisant votre programme de traitement de texte.

Dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser l'assistant de lettre en allant dans la fonction "Outils", sélectionner "Lettres et publipostage" et cliquer sur l'Assistant Courrier. L'assistant vous guidera dans chaque champ et vous permettra de choisir un format.

L'utilisation du bon format de lettre commerciale est une étape pour rendre votre entreprise plus professionnelle. Prenez le temps de faire la bonne impression avec votre entreprise.