Pénalités de production tardives pour les formulaires W-2 et 1099-MISC

Pénalités de dépôt tardif pour les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC

Résultat: si vous devez produire tardivement, déposez le plus tôt possible afin d'éviter des amendes et des pénalités supplémentaires.

MISE À JOUR: Nouvelle date de dépôt antérieure pour les formulaires W-2 et 1099-MISC

L'IRS a annoncé que la date limite de dépôt des formulaires W-2 et 1099, y compris les formulaires W-2, 1099-MISC et les formulaires de transmission W-3 et 1096, est le 31 janvier de l'année suivante.

C'est un mois plus tôt que l'ancienne date de dépôt, et cela s'applique à la fois aux formulaires postés et aux formulaires électroniques. La nouvelle date antérieure est en vigueur pour les années d'imposition commençant à l'année d'imposition 2016, afin d'aider à prévenir la fraude fiscale.

La date limite pour donner des W-2 aux employés n'a pas changé; c'est toujours le 31 janvier de l'année suivante.

Nouvelles exigences pour le dépôt d'une demande de prolongation pour les W-2

Outre les modifications apportées aux délais de dépôt, l'IRS a modifié les règles applicables aux demandes de prolongation pour le dépôt des formulaires W-2. L'application d'extension n'est pas garantie et vous devez fournir une explication détaillée de la demande d'extension. Les demandes doivent être soumises sur le formulaire IRS 8809 avant la date limite du 31 janvier. L'extension est pour 30 jours.

Dates d'échéance pour les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC

Les formulaires et les personnes qui doivent les recevoir, au 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition > Les W-2 doivent être remis aux employés et déposés auprès de l'Administration de la sécurité sociale.

• 1099-Les formulaires MISC doivent être remis aux non-employés et déposés auprès de l'IRS.

Le formulaire 1099-MISC doit être fourni au non-employé et soumis à l'IRS pour toute personne à qui vous avez payé au moins 600 $ ou plus pendant l'année d'imposition. Voici la liste des personnes qui doivent recevoir le formulaire 1099-MISC. Pénalités pour le dépôt tardif des formulaires W-2 et 1099-MISC

L'IRS impose des pénalités pour défaut de fournir les états W-2 aux employés.

Si vous produisez des W-2 en ligne, vous n'avez pas besoin d'inclure les formulaires W-3, mais si vous envoyez des W-2 par la poste, vous pouvez payer une pénalité pour non-déclaration des W-3. employé W-2.

Des pénalités peuvent également être imposées pour les déclarations incomplètes ou inexactes. Si vous pouvez démontrer une "raison valable" pour votre échec, vous pouvez éviter les pénalités, mais ne comptez pas sur le SSA ou IRS acceptant votre excuse "raison valable". Si votre échec est volontaire ou s'il peut être prouvé que vous avez intentionnellement ignoré la loi, les sanctions sont plus sévères. Voici les détails:

La pénalité pour un défaut de fournir un W-2 est de 50 $ par déclaration, peu importe quand la déclaration correcte est fournie.

Dépôt auprès de la Social Security Administration (SSA)

Vous pourriez être passible de pénalités si vous omettez de déposer le formulaire W-3 auprès de la SSA (ainsi que W-2 pour tous les employés) avant la fin du mois de février. l'année précédente.En outre, vous pouvez être pénalisé si les formulaires sont incorrects, avec des erreurs ou des omissions. Vous pouvez éviter les pénalités si vous:

Archivez en temps opportun, à la date d'échéance

• Incluez toutes les informations requises sur le formulaire
• Assurez-vous que les informations sont correctes
• Assurez-vous de remplir le bon formulaire (pas un formulaire photocopié pour le W-3)
• Fichier électroniquement, si vous devez le faire (c'est-à-dire si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus à soumettre
• Vérifiez soigneusement l'intégralité des formulaires et précision. En particulier, assurez-vous que vous avez TIN correct pour les employés, noms correctement orthographiés, et que les montants d'argent sont corrects.

pénalités pour les petites entreprises

pénalités sont plus petites pour les « petites entreprises » (ceux qui ont 5 millions $ ou Moins de recettes brutes annuelles moyennes pour les trois dernières années d'imposition.

Le montant de la pénalité est basé sur le moment où vous produisez, le montant le plus bas est de 15 $ pour les déclarations dûment remplies dans les 30 jours de la date d'échéance. un fournisseur de service de paie ne vous décharge pas de la responsabilité de s'assurer que les formulaires W-2 sont déposés rectement et à temps. Si votre défaut de produire est intentionnel, la pénalité est d'au moins 100 $ pour chaque formulaire, sans maximum.

Pénalités pour production tardive des formulaires 1099-MISC

Si vous ne parvenez pas à déposer un formulaire 1099-MISC la date d'échéance, vous pouvez être soumis à une pénalité, en fonction de l'heure tardive: Si vous produisez correctement dans les 30 jours , la pénalité est de 30 $; 60 $ par retour si vous produisez plus de 30 jours de retard, mais au plus tard le 1er août, et 100 $ par retour si vous produisez après le 1er août ou si vous ne produisez pas du tout. Les retours doivent être complets et corrects pour éviter les pénalités.

Si vous omettez de fournir les relevés 1099-MISC aux bénéficiaires à temps, vous pourriez également encourir une pénalité distincte. Le montant est basé sur le moment où vous fournissez le bon relevé.

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