ÉVénement Stratégies de signalisation pour gérer le flux de conférences

Les planificateurs d'événements comprennent le rôle essentiel que joue la bonne signalisation pour attirer et recevoir les participants à la grande variété d'offres de conférence. Cela étant dit, la planification d'une stratégie efficace de signalisation d'événements est rarement aussi simple que la création d'une poignée de panneaux d'affichage directionnels en mousse. Chaque fois que vous avez des centaines de personnes se rassemblant dans une zone inconnue, vous devez supposer qu'il y aura des exceptions aux meilleurs entonnoirs de circulation.

Discutons de 5 des considérations les plus importantes à évaluer avant de régler le budget de votre événement pour les frais d'impression.

Alignez vos noms de pièce sur la propriété

Dans cette ère moderne de reconnaissance des commandites, vous verrez souvent une salle de discussion nommée d'après un commanditaire participant. Cela est logique, car c'est un excellent moyen de mettre en évidence les contributeurs à la conférence. Cependant, une chose que vous ne voulez pas faire est de remplacer les noms de salle de votre lieu. Par exemple, si le lieu a défini votre salle de réunion générale en tant que salle de banquet 4, vous devez inclure cette information dans votre signalisation et vos programmes. Suivre ce protocole aidera tout le monde, des directeurs aux concierges, à diriger les participants perdus vers le bon emplacement. Sinon, une âme perdue à la recherche de la «Gold Room» créative pourrait être transmise à plusieurs personnes avant d'obtenir la bonne information.

Utilisez Velcro pour ajouter de la flexibilité à votre signalétique

Ceci est une astuce simple qui vous épargnera beaucoup de tracas le jour de l'événement.

Créez quelques panneaux de direction générale avec des flèches Velcro que vous pouvez modifier au besoin. Certains modèles de trafic sont impossibles à prévoir, et avoir la possibilité de poster une signalisation directionnelle à la rigueur peut vous sauver de la catastrophe. Dans le même ordre d'idées, vous pouvez également tirer parti des fonctionnalités de Velcro pour adapter la signalisation aux événements futurs.

Par exemple, les panneaux de stationnement et les toilettes sont le type de choses que vous pouvez utiliser pour pratiquement tous les événements.

Assurez-vous que vos enseignes se démarquent des autres

Les organisateurs d'événements se plaignent souvent du manque d'affichage fréquent des événements dans les hôtels et les centres de conférence. Le moyen le plus simple de passer à travers est de prendre la responsabilité de tous les besoins de signalisation. Bien sûr, il est logique de faire l'inventaire des options internes disponibles, mais n'oubliez pas que vous pourriez devoir partager certaines de ces ressources avec d'autres événements sur le lieu de l'événement. Les enseignes de marque qui se distinguent de la signalétique subtile des lieux sont beaucoup plus faciles à distinguer pour vos invités. Les gens ont tendance à passer juste devant la signalisation de la maison, alors assurez-vous que votre marque ou logo est clairement affiché pour attirer l'attention.

Amenez vos invités à la porte avant

N'attendez pas que les participants entrent dans la propriété avant de les diriger.Les panneaux d'entrée et de stationnement sont essentiels pour s'assurer que les participants se garent et entrent dans le bâtiment au bon endroit. Croyez-moi; vous ne voulez pas être la personne saluant un inscrit qui vient de marcher un demi-mile parce qu'ils se sont garés du mauvais côté de l'immeuble! Une bonne stratégie de signalisation commence à la première place, un invité atterrira sur le terrain de la propriété.

Ne sous-estimez jamais la puissance de l'interaction humaine

Peu importe à quel point vos signes vous semblent accrocheurs, ils ne peuvent jamais remplacer la valeur d'un visage amical. Les Greeters, les huissiers et les préposés au stationnement seront toujours la meilleure défense contre les participants perdus et irrités. La plupart des centres de conférence offrent ces services à un taux horaire, ou vous pouvez recruter des bénévoles au sein de votre organisation. Une table d'inscription stratégiquement placée atténuera une partie du besoin de personnel, mais assurez-vous de marcher dans la propriété du lieu et d'identifier les endroits où vos invités pourraient potentiellement se perdre.

La meilleure façon d'élaborer une bonne stratégie d'affichage d'événements consiste à jeter toutes vos hypothèses par la fenêtre. Chaque hôtel et centre de conférence dispose d'un certain niveau d'affichage des stocks, mais vous ne devez pas vous en servir comme principale source d'orientation pour votre conférence.

Dans un monde où la publicité nous est imposée sous tous les angles, l'affichage efficace des événements doit se démarquer et attirer l'attention de vos participants. Cela peut être aussi simple que d'inclure le logo de votre conférence sur tous les panneaux ou même plus, un membre du personnel désigné pour sourire et répondre aux questions à l'arrivée des invités.