Vidéo: Andrew Buxton : Présentation de l'équipe design du Projet Venus (TVPDesign) 2025
La plupart des sites sont habitués aux pressions liées à la coordination de plusieurs événements sur une courte période. Après tout, leur activité dépend de leur service de qualité, et chaque événement est l'occasion de présenter leurs compétences aux planificateurs d'événements et aux participants. Le moment le plus critique vient cependant avant que le spectacle commence, quand le client entre dans la salle de banquet pour la configuration. C'est à ce moment que le ton sera donné pour le reste de la journée.
Voici une leçon que j'ai rapidement apprise en tant que coordinateur de site, et j'ai ensuite développé ma propre liste de contrôle pour garder les clients satisfaits (et occupés) pendant la période d'installation stressante.
Préparez vos chariots
La première chose que votre client voudra faire est de déballer toutes ses fournitures d'événement de son véhicule. Cela peut être une tâche difficile, surtout si la situation de stationnement est difficile à naviguer. Imaginez quelqu'un entrer dans votre salle avec des cartons lourds - quelle est la première chose qu'ils vont chercher? La réponse est, bien sûr, un chariot, ou toute autre chose qui va alléger leur charge et rendre le travail sinistre de déchargement beaucoup plus facile. Ayant des chariots disponibles juste quand ils marchent dans le lieu est un moyen facile de les faire sentir "soulagé" juste en se présentant.
Préparer les tables d'enregistrement
Ensuite, dans la liste des choses à faire pour la plupart des clients, vous obtenez la configuration de l'enregistrement. Cela signifie que votre lieu de réunion doit avoir toutes les composantes d'inscription en place avant leur arrivée.
Cela comprend toutes les tables, chaises, électriques et plinthes. L'organisation des badges nominatifs et du matériel de check-in consommera beaucoup de temps pour les planificateurs d'événements, et ils ne devraient pas avoir à attendre que vous mettiez ces choses simples en place pour qu'ils puissent commencer.
Définir toutes les tables et tous les draps
La mise en place de toutes les tables et chaises dans l'espace événementiel peut évidemment prendre un certain temps.
J'espère que si vous venez d'un événement précédent, vous avez informé le client à l'avance du moment où tous les composants de la pièce devraient être réglés. Si votre client entre dans une pièce où des dizaines de travailleurs se bousculent pour désarmer des tables et des chaises, ils risquent de paniquer. Idéalement, votre équipe des opérations aura tout en place avec des draps de table pour que les planificateurs puissent commencer à placer des centres, des objets aux enchères, etc.
Tout afficher tôt
Juste parce que le planificateur principal sait comment naviguer dans le bâtiment ne veut pas dire que son équipe de soutien le fait. Vous pouvez épargner à tout le monde beaucoup de tracas inutiles en mettant à jour la signalisation dans votre bâtiment dès que la période d'installation est sur le point de commencer. Gardez à l'esprit que les vendeurs comme les fleuristes et les DJ doivent également savoir où aller. Ce sont toutes des choses à revoir avec votre client avant le jour de l'événement, mais il est également nécessaire de faire attention au grand jour.
Révision des BEO et des factures
Encore une fois, vous avez probablement envoyé ces documents par courrier électronique plusieurs fois durant les jours qui ont précédé l'événement, mais cela ne fait jamais de mal de les revoir une dernière fois. Même si le temps d'installation est mouvementé, vous devez découper 15 minutes pour regarder ces documents ensemble. Les coordonnateurs des sites doivent avoir un paquet prêt pour leur client qui comprend le BEO, le diagramme de la pièce et la facture prospective.
Très peu de planificateurs expérimentés passeront l'occasion d'examiner ces articles critiques.
Introductions
Assurez-vous d'amener les membres clés de votre équipe à votre client pour une introduction formelle. Cette liste comprend le gestionnaire de la restauration, le capitaine des banquets, le superviseur des opérations et le coordonnateur audiovisuel. Pensez au nom de votre client lors de la présentation de l'équipe - y a-t-il des détails à discuter avec votre équipe de gestion? Commencer une courte conversation est un moyen efficace de mettre en évidence qui est en charge de chaque domaine.
Cette brève liste des éléments de configuration de l'événement contribuera grandement à assurer la satisfaction de votre client à son arrivée. En tant que représentant principal de votre lieu de rendez-vous, il est toujours préférable de donner votre numéro de téléphone portable aux clients au cas où quelque chose ne fonctionnerait pas pendant que vous travaillez dans votre bureau.
Rappelez-vous, ils pourraient être frustrés s'ils ont besoin de quelque chose, mais ils seront encore plus frustrés s'ils ne trouvent personne pour les aider!
Liste de contrôle de sécurité des bâtiments
Une liste de contrôle de sécurité des bâtiments qui aidera à appliquer les principes de prévention conscience.
Opportunités d'emploi et d'industrie pour les coordinateurs d'événements
Le coordinateur de l'événement, et ces emplois présentent de nombreuses opportunités pour se lancer dans le business événementiel.
La liste de contrôle marketing de site Web final
Pour préparer votre plan marketing pour la nouvelle année? Voici 5 choses que vous devez faire pour mettre à jour votre site avant la nouvelle année.