Informations nécessaires pour préparer les

Rassembler des renseignements pour préparer les formulaires W-2

Le formulaire W-2 comprend des renseignements sur les salaires des employés payés pour l'année civile précédente et sur ces salaires, ainsi que d'autres renseignements sur les régimes d'avantages sociaux admissibles. revenu de pourboire, et autres déductions de salaire.

Informations sur votre entreprise

Pour chaque W-2, vous devez inclure des informations sur votre entreprise:

• Votre numéro d'employeur
• Votre nom d'entreprise
• Votre adresse professionnelle
• Le numéro d'identification fiscale de votre entreprise (vérifiez auprès du service des recettes de votre état)

Informations sur vos employés

Pour chaque employé, vous aurez besoin d'informations personnelles à jour:

• Numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification fiscale
• Nom
• Adresse

Informations sur les gains des employés

Ensuite, vous aurez besoin d'informations sur le salaire total et la retenue pour chaque employé. l'année dernière:

• Total des salaires, pourboires et autres compensations
• Total des salaires de la sécurité sociale (maximum de la sécurité sociale)
• Total des salaires de l'assurance maladie (identique au total des salaires)
• Conseils de sécurité sociale

Renseignements sur les régimes de retraite

Vous devrez indiquer, pour chaque W-2, si chaque employé participe à un régime de retraite ou à un régime non admissible auprès de votre entreprise, si cet employé est un employé statutaire, ou si la personne a reçu une indemnité de maladie de tiers.

Lire plus de détails sur Comment préparer le formulaire W-2.

Où trouver l'information?

Les renseignements contenus dans ce formulaire proviennent de votre registre de paye, qui indique les totaux cumulatifs de chaque employé pour les salaires et les retenues, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d'épargne-santé et autres éléments.

Vous aurez également besoin d'un formulaire W-4 actuel pour chaque employé. Le formulaire W-4 est utilisé par l'employé pour vous donner son adresse,

Numéro de contrôle

Vous pouvez ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque W-2, si vous payez beaucoup d'employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.