Employeur Guide de la rémunération des employés imposables

Lorsqu'il est question de déterminer le revenu imposable de nos employés, il peut être difficile de déterminer ce qui est imposable pour les employés et ce qui ne l'est pas. Il semble que tous les revenus sont imposables, mais ce n'est pas nécessairement vrai. Cet article examine les types de paiements qu'une entreprise fait aux employés, lesquels de ces paiements sont imposables, et toutes les exceptions. Il répond également à des questions sur la valeur des prestations et la retenue sur les prestations.

La rémunération des employés et les avantages imposables doivent être inclus dans le formulaire W-2, le relevé des salaires et des impôts de l'employé. Le formulaire W-2 est une forme compliquée, et de nombreux types de revenus sont inclus.

Cette discussion est générale et n'a pas pour but de vous donner tous les détails de situations spécifiques. Les règlements de l'IRS pour la rémunération et les avantages sociaux des employés sont compliqués, et il existe de nombreuses limitations et exclusions. Voir les informations à la fin de cet article si vous voulez creuser dans les détails de l'un de ces éléments.

Rémunération et avantages imposables

Tous les paiements que votre entreprise fait aux employés pour le travail sont imposables, y compris les salaires et traitements, les pourboires, les commissions et les honoraires, les avantages sociaux et les options d'achat d'actions. En outre, tous les avantages que vous fournissez aux employés. Voici d'autres détails

Le revenu brut des employés est imposable pour l'employé, y compris la rémunération des heures supplémentaires pour les employés non exemptés et certains employés exonérés à faible revenu.

Tous les revenus de pointe . Le pourboire est inclus avec tous les autres revenus dans les cases correspondantes du formulaire W-2. Notez que les pourboires attribués (ceux qui sont déterminés par une formule pour tous les employés avec affectation) doivent être indiqués dans la case 8, mais pas dans les autres éléments de revenu.

Les commissions d'employés sont incluses dans le revenu imposable. Si un employé reçoit des commissions anticipées pour des services à effectuer à l'avenir, ces commissions sont, dans la plupart des cas, imposables lorsqu'il est reçu par l'employé.

Si un employé utilise une voiture de société à des fins professionnelles, le kilométrage personnel effectué par l'employé est imposable à titre d'avantage. Vous pouvez donner à l'employé une allocation pour l'utilisation commerciale de la voiture, et cette allocation n'est pas imposable.

Les options d'achat d'actions peuvent être imposables pour les employés au moment de la réception de l'option, ou lors de son exercice, ou lors de la cession de l'action. En savoir plus sur la façon dont les options d'achat d'actions sont taxées.

Avantages imposables et autres paiements

Tous les avantages sociaux sont imposables, à l'exception de la partie des prestations versée par l'employé. Par exemple, si votre entreprise et l'employé partagent le coût des primes de soins de santé, la partie des coûts de l'employé n'est pas imposable pour l'employé.

Les primes, récompenses et cadeaux aux employés sont généralement imposables pour l'employé.Cela inclut les cartes-cadeaux et les articles pendant les vacances. L'exception est les paiements de minimis (petits) versés aux employés de façon occasionnelle.

Certains éléments non imposables

Les indemnités d'accident du travail ne sont pas imposables pour les employés.

Les avantages des entreprises et des transports des entreprises à leurs employés sont généralement exclus de l'imposition. Il y a des exceptions et des limites, alors lisez en plus sur la façon dont ces avantages de transport et de transport fonctionnent, y compris le vélo, le stationnement et les avantages du transport en commun.

Les repas fournis aux employés peuvent ne pas être imposables s'ils sont petits et rarement fournis. L'IRS a des règles compliquées sur ce que les repas fournis par l'employeur sont et ne sont pas imposables.

Le coût d'une assurance-vie temporaire d'un maximum de 50 000 $ fournie aux employés n'est pas inclus dans leur revenu. Les frais d'assurance-vie payés par votre compagnie de plus de 50 000 $ sont imposables pour les employés. Ce coût est inclus dans l'encadré 1 et dans la case 12 comme l'une des options.

Les prestations d'aide à l'éducation de moins de 5 250 $ versées aux employés au cours d'une année civile ne sont pas imposables pour l'employé si elles sont fournies dans le cadre d'un programme d'aide aux études qualifié. Pour plus d'informations sur les programmes d'aide à l'éducation, voir la publication IRS 971.

Les prestations d'état de travail ne sont généralement pas imposables. Ce sont des produits ou des services fournis par l'employeur pour les employés pour les aider à travailler.

Ces avantages comprennent, par exemple, les outils, l'équipement et les uniformes.

Les cotisations de l'employeur à un régime de retraite admissible à l'IRS pour les employés ne sont pas imposables pour l'employé au moment de la cotisation. Mais les retraits de régimes de retraite 401 (k) ou IRA sont soumis à l'impôt (à la fois la contribution de l'employeur et la contribution de l'employé).

Retenue d'impôt pour la rémunération et les avantages sociaux des employés

Simplement pour compliquer les choses, vous devez retenir l'impôt fédéral et l'impôt sur le revenu de l'État sur la rémunération et les avantages imposables. En outre, vous devez retenir les taxes FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) de certains, mais pas tous ces avantages. Publication IRS 15-B répertorie tous les avantages applicables et quelle retenue doit être prise.

Quelle est la valeur de ces avantages?

La valeur de la rémunération est assez facile à déterminer, mais qu'en est-il de la valeur d'un cadeau ou d'un repas ou d'une prestation de transport? L'évaluation de certains de ces avantages imposables pour les employés peut être difficile. L'IRS a une règle d'évaluation générale qui est utilisée pour déterminer la valeur de la plupart des avantages sociaux. Généralement, la valeur est la juste valeur marchande; c'est-à-dire, quel est le prix dans une transaction sans lien de dépendance.

Voici un exemple? Quelle est la valeur de l'utilisation par un employé des installations de conditionnement physique de l'entreprise? C'est probablement le coût d'une adhésion si l'installation fonctionnait à but lucratif.

Ces paiements sont-ils déductibles pour mon entreprise?

La plupart des paiements que vous faites aux employés et des avantages sociaux sont des dépenses d'entreprise déductibles pour votre entreprise.C'est un compromis entre les paiements et les avantages étant déductibles à l'entreprise et imposable à l'employé. Par exemple, si vous fournissez un ordinateur portable à un employé, l'utilisation professionnelle de cet article est déductible pour vous en tant qu'employeur. Toute utilisation personnelle est taxable pour l'employé.

Qui est un employé à ces fins fiscales?

Cette information a pour but d'aider les propriétaires d'entreprise à comprendre la rémunération et les avantages sociaux des employés. Il ne comprend pas les paiements aux entrepreneurs indépendants, sauf pour le paiement direct des services.

Certains actionnaires de sociétés du sous-chapitre S ne sont pas considérés comme des employés aux fins de l'imposition de la rémunération et des avantages sociaux. L'IRS dit:

Un actionnaire de 2% est une personne qui possède directement ou indirectement (à tout moment de l'année) plus de 2% des actions ou des actions de la société avec plus de 2% des droits de vote. Traitez un actionnaire à 2% comme vous le feriez pour un associé dans une société de personnes à des fins d'avantages sociaux, mais ne traitez pas cet avantage comme une réduction des distributions à l'actionnaire à 2%.

Pour plus d'informations

Vous trouverez des informations plus détaillées sur le statut fiscal de divers avantages sociaux dans la publication IRS 15-B et la publication 525 de l'IRS sur la rémunération et les impôts des employés.