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Les réunions sont une partie inévitable des affaires. Vous partagez des informations, réfléchissez à des idées, générez des solutions et créez des processus et des systèmes. Le problème est que beaucoup de ces réunions sont douloureusement ennuyeuses, ce qui signifie que les gens qui y assistent ont le cerveau à l'écart.
Si les gens ne sont pas attentifs et concentrés, la réunion n'est qu'une perte de temps pour tout le monde. Comment pouvez-vous rendre les réunions ennuyeuses plus excitantes afin qu'elles accomplissent quelque chose?
Voici 5 conseils pratiques:
1. Ban SmartPhones
Oui, c'est comme dire aux gens de jeter leurs enfants dans la tanière des loups avant de venir à la réunion. Les gens vont insister sur le fait qu'ils doivent avoir leur téléphone - après tout, une urgence pourrait se produire. Oui. Le monde pourrait se terminer lors de votre réunion de planification trimestrielle, mais c'est peu probable.
Le problème avec la technologie d'aujourd'hui est qu'elle vous permet de vous concentrer sur ce qui n'est pas devant vous: la réunion. Ce qui est amusant, c'est que si les gens étaient face à face avec les gens qu'ils envoyaient des textos pendant votre réunion, ils enverraient des textos à quelqu'un d'autre. Les téléphones restent dans les bureaux.
Sans le téléphone, deux choses se passent pendant votre réunion. Vous êtes obligé de rester dans le présent et les temps d'arrêt sont passés à communiquer avec les autres participants. Pourquoi est-ce important? Parce que vous trouverez vos réunions plus intéressantes lorsque vous connaissez vos collègues.
Comment les connaissez-vous? En leur parlant
Que faites-vous quand vous avez votre téléphone? Tu ne parles pas aux nouvelles personnes.
2. Préparer, Préparer, Préparer
Une réunion où le responsable ou le modérateur arrive en retard, n'a pas d'agenda et l'affiche, est ennuyeuse et fastidieuse. Une réunion bien préparée peut être fascinante et intéressante. Lorsque le leader a un plan et un but, la réunion sera plus intéressante.
Quand il n'y a pas de direction ou d'objectif, la réunion ne sera pas intéressante.
L'autre partie de la préparation consiste à améliorer vos propres compétences. Vous avez participé à des réunions productives et interactives et vous avez senti que vous pouviez aller de l'avant et accomplir de grandes choses. Et vous avez assisté à des réunions où vous êtes à peu près sûr que si vous vous endormez, personne ne vous manquera, et vous ne manquerez rien d'important. La différence est la personne qui dirige la réunion.
Si vos réunions sont ennuyeuses, jetez un coup d'œil dans le miroir. Trouver un moyen d'améliorer. Vous pouvez suivre un cours formel (votre département des ressources humaines peut vous aider avec des suggestions), vous pouvez demander des commentaires et un mentorat d'un collègue dont vous admirez les compétences de réunion, ou vous pouvez suivre un cours en ligne. Beaucoup d'aide est disponible pour vous, et une grande partie est gratuite si vous voulez rendre vos réunions ennuyeuses habituelles plus excitantes.
3. Tout le monde participe
Pourquoi tout le monde devrait-il participer? Eh bien, parce que si la participation n'est pas nécessaire, vous pouvez gérer ce problème par e-mail. Sérieusement. Il y a très peu de fois où vous devez amener un groupe pour transmettre de l'information.
Oui, il y a des choses comme des licenciements massifs ou une restructuration complète de l'entreprise qui ira mieux si vous avez un manager qui parle à tout le groupe, mais dans la plupart des cas, les réunions doivent toujours être interactives.
Comment interactif? Eh bien, cela dépend du but de la réunion. Si c'est une séance de brainstorming, tout le monde devrait parler. Si quelqu'un ne parle pas, appelez cette personne. Introvertis peuvent ne pas aimer ce type de réunion, et vous ne devriez pas faire des réunions de haute pression pour les introvertis en les mettant sur la sellette.
Mais votre culture de réunion doit s'assurer que tout le monde participe à ces séances de brainstorming et ils doivent savoir que leur participation est requise à l'avance.
S'il s'agit d'une réunion de planification, d'une réunion d'établissement d'objectifs ou même d'une réunion de rapport trimestriel, il devrait y avoir du temps pour la contribution, que ce soit pour poser des questions ou faire des commentaires. L'atmosphère doit encourager la participation, mais avec quelques limites (voir ci-dessous).
4. Ne laissez personne dominer
Si vous dirigez la réunion, il est naturel que vous parliez le plus.
Après vous, vous ne voulez pas qu'une autre personne domine la conversation. Cela peut rendre une réunion fastidieuse. N'oubliez pas de rediriger les commentaires et de faire appel à des personnes dont vous savez qu'elles sont des experts dans le domaine pour diffuser un dictateur compulsif.
Par exemple, quand Jane a fait son quatrième commentaire et commence à en prendre un cinquième, coupez-la le plus possible en disant: «Merci, Jane, nous connaissons votre position. J'aimerais entendre ce que Karen a à dire. Et Jim et Bob n'ont pas encore eu l'occasion de parler.
Parfois, vous devrez parler aux Janes de votre bureau avant une réunion pour leur rappeler que le point de se réunir en tant que groupe est de partager des idées avec tout le monde et si elle domine, la réunion ne sera pas aussi réussi. Ou, tout de suite après la réunion fonctionne bien, car vous aurez de nouveaux exemples si nécessaire.
Les personnes qui ont pris le temps d'assister à une réunion en apportant leurs connaissances et leur expérience méritent la chance de parler et de partager leurs opinions. En tant que leader, vous pouvez apprendre à contrôler les comportements qui minent la réunion.
5. Rendre les éléments pouvant donner lieu à une action
Une réunion qui se termine sans actions était une perte de temps. C'est une décharge d'information, auquel cas une réunion n'était pas la meilleure façon de procéder. Une réunion intéressante et excitante se termine par des choses que les gens peuvent et doivent faire, soit pour poursuivre leurs objectifs individuels ou les objectifs de l'entreprise ou, idéalement, les deux. Si les gens ne partent pas sachant quelles sont leurs prochaines étapes, la réunion a échoué.
En plus d'avoir des objets pouvant donner lieu à une action, il doit y avoir un suivi. Cela peut avoir lieu lors d'une deuxième réunion ou individuellement, mais cela doit arriver. Les gens s'accordent s'ils savent que les éléments d'action sont tous pour le spectacle.
Les réunions ne remplaceront jamais les voyages à Disneyland, mais vous pouvez les rendre plus excitantes, intéressantes et productives. Faites ces cinq changements et vous rendrez vos réunions ennuyeuses habituelles plus excitantes pour les personnes qui y assistent. Et, c'est une bonne chose pour le succès de votre organisation.
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