Façons d'agacer vos parties prenantes

En tant que chef de projet, une partie de votre travail consiste à s'assurer que les parties prenantes - votre équipe de projet et vos principaux clients et fournisseurs - obtiennent ce dont ils ont besoin du projet. Vos parties prenantes devraient être vos champions clés. Ils devraient vous soutenir, vous aider à atteindre les objectifs du projet et faire en sorte que tout le monde tire dans la même direction.

Mais c'est facile de les ennuyer. Et quand cela arrive, ils peuvent se transformer en personnes qui ne veulent plus rien avoir à faire avec votre projet.

C'est un risque énorme pour un chef de projet parce que vous avez besoin de leur aide et de leur soutien pour réussir. Sans leur contribution, vous pourriez ne pas être en mesure de livrer votre projet.

Voici des façons d'ennuyer les parties prenantes de votre projet et ce que vous devriez faire à la place.

Ne pas communiquer

La communication devrait représenter environ 80% de ce que vous faites en tant que chef de projet. Lorsque vous ne dites pas à votre équipe, à vos fournisseurs ou à vos clients ce qui se passe, ils s'énervent rapidement. Pire, ils ont tendance à combler les lacunes en expliquant ce qui se passe, ce qui n'est probablement pas exact et pourrait nuire gravement à la réputation du projet.

Faites plutôt: Créez des rapports de projet clairs. Rencontrez-les individuellement et en groupe et tenez-les informés à chaque étape du processus. Mettre en place un plan de communication du projet et effectuer une analyse des parties prenantes afin que vous puissiez déterminer qui a besoin d'entendre quoi et quand il doit l'entendre.

Utilisez ces 15 outils de communication pour faire passer votre message.

Omettre de demander leur opinion

La communication est une chose, mais cela a tendance à concerner les mises à jour du statut et le suivi des projets. Vous devez faire plus que cela pour les engager dans le projet.

Cela peut ennuyer les gens quand ils sont experts dans un domaine particulier, et vous ne demandez pas leur avis sur quelque chose qu'ils sont hautement qualifiés pour commenter.

Les chefs de projet peuvent tomber dans le piège de croire qu'ils doivent tout faire et prendre eux-mêmes toutes les décisions, mais ce n'est pas du tout le cas.

Faites plutôt: Demandez leur avis sur la façon de gérer les problèmes de projet au fur et à mesure qu'ils se présentent. Prenez leurs points de vue en considération. Vous n'avez pas à faire ce qu'ils suggèrent, mais cela aide à établir des relations si vous écoutez.

Vous pouvez le faire à travers des réunions de projet et être disponible pour écouter quand ils viennent à vous avec des suggestions. Si c'est votre équipe, assurez-vous qu'ils ont l'opportunité de faire connaître leur point de vue.

Croire que vos qualifications vous donnent des super pouvoirs

Être un PMP® ne fait pas de vous le meilleur chef de projet au monde (même si cela peut vous aider un tout petit peu). Détenir un certificat PRINCE2® Practitioner, ou un APMP ou toute autre désignation de gestion de projet ne vous rend pas irréprochable.

Parler de vos qualifications tout le temps et de la manière dont les livres agissent est un moyen sûr d'agacer vos interlocuteurs. Ils ne veulent pas entendre parler de vos excellents résultats à l'examen ou comment vous appliquez la méthodologie sur leur projet. En fait, tout ce qu'ils veulent, c'est que le projet se passe bien. Peu leur importe comment vous y arrivez, la plupart du temps.

Ne supposez pas que, parce que vous possédez une qualification et que vous savez comment gérer les risques, par exemple, vous ne serez pas pris au dépourvu par un risque de projet.

Cela arrive aux meilleurs d'entre nous! Il est donc préférable d'être humble et dévoué, en mettant ses compétences à profit d'une manière pratique tout en ne croyant pas qu'elles vous placent au-dessus de vos pairs.

Faites plutôt: Vos qualifications devraient tranquillement vous donner la confiance nécessaire pour faire votre travail au mieux de vos capacités, mais vous constaterez que de nombreuses personnes qui travaillent comme chefs de projet détiennent des certificats. En effet, beaucoup de gens qui travaillent dans des industries spécialisées détiennent des certificats et pour de nombreuses entreprises, les compétences dans votre domaine d'expertise, que ce soit l'architecture, la comptabilité ou la gestion de projet, sont simplement un facteur d'hygiène.

Ne vous attendez pas à ce que vos parties prenantes soient impressionnées et n'en parlez pas tout le temps. Démontrez vos compétences en fournissant bien le projet et en montrant comment vous appliquez les connaissances que vous avez apprises en classe.

Modification de la date limite

Lorsque tout le monde s'est inscrit aux jalons du projet et sait ce qui se passe lorsque vous pouvez tous travailler harmonieusement en une seule équipe.

Quand vous changez les délais et que vous ne le dites à personne, les gens commencent à s'énerver.

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Changer les dates a un impact énorme sur le travail des autres. Ils ont peut-être réservé des vacances autour de leur travail critique sur le projet. Ils peuvent avoir dû remplir des ressources dans d'autres équipes parce que quelqu'un est nécessaire sur le projet à un moment donné. Si vous modifiez les dates sans comprendre tout ce contexte, vous risquez de compromettre le projet.

Faites plutôt: Votre parrain de projet comprendra si vous ne pouvez pas atteindre les jalons convenus. Les choses changent. De nouveaux éléments sont ajoutés dans la portée de votre projet ou des éléments sortis. Mais ce n'est pas votre travail de vous mettre d'accord sur des changements de délais seulement.

Travaillez avec votre équipe de projet pour comprendre l'impact du changement. Ensuite, proposez une solution à votre sponsor de projet, en expliquant les raisons de changer les dates. Assurez-vous que tous les intervenants sont conscients du changement et de la façon dont cela pourrait affecter leur travail. Ensuite, avec l'accord de tous, faites le changement et mettez à jour votre documentation de projet. Vous ne devez jamais simplement modifier les dates sans que le reste de l'équipe ne soit averti en premier.

Perdant leur temps

Réunions! Nous les aimons tous, n'est-ce pas? Ils devraient être efficaces, bien gérés et faire une bonne utilisation du temps de chacun.

Mais ce n'est pas toujours le cas. Souvent, les intervenants se plaignent d'avoir perdu leur temps lors de réunions. Il n'y a pas eu d'ordre du jour, ou la décision qu'ils s'attendaient à prendre n'a pas été prise parce que les mauvaises personnes étaient dans la pièce.

Vous avez également d'autres occasions de perdre leur temps - ce ne sont pas seulement des réunions. Ne pas encombrer leur boîte de réception en les mettant dans une copie des e-mails quand ils ne doivent pas être.

Faites plutôt: Les parties prenantes sur les projets ont également un autre travail à faire, donc elles doivent utiliser leur temps avec sagesse. Assurez-vous que vos réunions ont un ordre du jour. Planifiez-les, invitez les bonnes personnes et assurez-vous de faire le suivi par la suite.

Lire la suite: 6 façons de se préparer pour une réunion de projet.

N'envoyer des e-mails qu'aux personnes concernées. Si vous avez besoin de cc quelqu'un, assurez-vous qu'ils comprennent pourquoi il est important pour eux d'être au courant, et évitez la redoutée «répondre à tous» autant que vous le pouvez.

Sachez simplement que d'autres personnes sont occupées et que votre projet n'est pas toujours leur principale priorité (si c'est le cas).