Erreurs d'impôt sur la masse salariale de 7 ans

La fin de l'année est très occupée, mais vous devez prendre le temps d'effectuer des tâches de paie, notamment des rapports de fin d'année pour les employés et les entrepreneurs indépendants et d'autres problèmes de paie. Voici quelques tâches importantes en matière de paie et de charges sociales en fin d'année auxquelles manquent souvent les employeurs:

1. Ne pas utiliser la bonne année d'imposition

Les rapports sur les charges sociales de fin d'année dont je parle sont les formulaires W-2 pour les employés et les formulaires 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants.

L'année du rapport est l'année de la taxe. Donc, pendant que vous préparez ces rapports en janvier 2017, ils sont pour 2016 les salaires et les taxes.

Pour rappel:

Vous devez remettre les formulaires W-2 2016 aux employés et les formulaires 1099-MISC aux entrepreneurs indépendants avant le 31 janvier 2017.

2. Ne pas utiliser les bons formulaires pour les rapports annuels et les formulaires de transmission

Lorsque vous préparez les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC, assurez-vous d'avoir la bonne version du formulaire. En plus de la bonne année fiscale, mentionnée ci-dessus, vous devez utiliser un formulaire spécial. Vous ne pouvez pas simplement copier le formulaire sur Internet et l'utiliser. La copie A des formes correctes est imprimée dans une encre rouge spéciale et il y a plusieurs copies, chacune allant à un endroit spécifique.

Voici un article où l'on peut trouver les bons formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC.

3. Ne pas obtenir les formulaires de vérification des employés et des entrepreneurs indépendants

Avant de préparer ces formulaires W-2 pour les employés et les formulaires 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants, vous devez avoir un formulaire de vérification de chacun.

• À l'embauche, vous devez demander à l'employé de signer un formulaire W-4 donnant des renseignements sur l'employé, y compris de l'information sur la retenue d'impôt fédéral. Ce formulaire devrait être mis à jour périodiquement pour être sûr qu'il est correct.
• Le formulaire W-9 vous donne des informations sur les entrepreneurs indépendants, ainsi que le numéro d'identification fiscale. Voici un article sur qui doit recevoir un formulaire 1099-MISC, au cas où vous vous le demanderiez.

4. Ne comprend pas les avantages imposables sur les formulaires W-2

Lorsque vous préparez des formulaires W-2 pour les employés, n'oubliez pas les avantages imposables qui doivent être déclarés. Ces avantages comprennent les cadeaux et les primes des employés et l'utilisation des téléphones cellulaires par les employés.

5. Ne pas tenir compte des maximums de l'assurance-maladie et de la sécurité sociale.

Lorsque vous examinez vos procédures de paie, assurez-vous que vous avez retenu les montants corrects pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

• La retenue de sécurité sociale s'arrête pour les employés lorsqu'ils atteignent la retenue annuelle maximum, qui change chaque année. La sécurité sociale doit toujours être payé par les employeurs sur tous les revenus pour l'année, et il n'y a pas de maximum d'employés sur la retenue à la source de Medicare.
• Une taxe Medicare supplémentaire est exigée pour les employés qui gagnent le plus.Les employeurs sont tenus de retenir l'impôt Medicare supplémentaire, au-dessus du taux d'impôt Medicare 1. 45%, à un taux de 0,9% sur les salaires Medicare plus de 200 000 $ versés à un employé.

6. Je ne sais pas si je dois envoyer des formulaires à l'agence fédérale compétente.

Il est difficile de se rappeler quelle agence fédérale reçoit les rapports de fin d'année. Voici les détails:

• Formulaires pour les employés, comprenant les formulaires W-2 et les formulaires W-3 et les transmissions électroniques, allez à l'Administration de la sécurité sociale. Vérifiez auprès de la sécurité sociale en ligne des services aux entreprises pour obtenir des informations et de vous inscrire pour le dépôt en ligne.
• Formulaires pour les non-employés, y compris les formulaires 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants et 1096 formulaires de transmission, aller à l'IRS. Voici un guide étape par étape pour la préparation et le dépôt des formulaires 1099-MIISC.

7. Ne tenez pas compte de votre autorité fiscale

Pour les États qui ont des impôts sur le revenu, vous devez également respecter les exigences des formulaires W-4, retenir l'impôt sur le revenu des employés, déclarer les montants retenus et transmettre les montants selon le calendrier de votre état. Vérifiez le département de revenu de votre état ou site taxant pour plus d'informations.