Documents à l'appui

Lorsque vous postulez pour un emploi, un employeur peut vouloir plus de renseignements qu'une copie de votre curriculum vitae et de votre lettre de présentation ou d'une demande d'emploi remplie. L'entreprise peut demander ce que l'on appelle la «documentation à l'appui» lorsque vous soumettez une demande d'emploi.

Que sont les documents à l'appui?

La documentation à l'appui d'une demande d'emploi peut comprendre un curriculum vitæ, une lettre d'accompagnement, des relevés de notes, des échantillons, des documents de référence, des portefeuilles, des attestations, des références, des lettres de recommandation et d'autres documents. .

Les informations requises varient en fonction de l'emploi et des exigences d'embauche de l'employeur.

Pourquoi les employeurs demandent-ils de la documentation à l'appui?

Obtenir de la documentation à l'appui des candidats aide les entreprises à évaluer les demandes. Pour de nombreux employeurs, un CV (ou un CV et une lettre de motivation) fournit toutes les informations nécessaires. D'autres employeurs ont besoin de plus d'informations pour déterminer quels candidats ils vont interviewer et finalement embaucher.

La raison pour laquelle vous demandez des informations est d'obtenir une image complète de vous en tant que candidat, ou de fournir une confirmation des détails figurant sur votre CV ou votre candidature. Par exemple, exiger une transcription comme documentation à l'appui permet aux employeurs de confirmer que vous avez obtenu votre diplôme, ainsi que votre GPA.

La demande de documentation peut également servir à vérifier si les demandeurs peuvent suivre les instructions. Si une offre d'emploi mentionne que les candidats doivent soumettre une liste de références avec leur demande, les gestionnaires d'embauche peuvent trier tous les candidats qui n'ont pas soumis de références dans la pile «non».

Comment soumettre la documentation à l'appui

Pour les employeurs, rassembler toute cette information à la fois, que ce soit pendant le processus de demande ou après une entrevue initiale, est une grande commodité. Il permet au gestionnaire d'embauche d'avoir toutes les informations pertinentes sur les candidats en main, et réduit les courriels de suivi et les appels téléphoniques pour demander plus de documents.

Les demandeurs peuvent trouver que la collecte et la soumission de documents sont moins pratiques et plus compliquées. Certains documents peuvent nécessiter un peu de creuser pour localiser. Par exemple, où se trouve votre certification Project Management Professional, et qui pouvez-vous appeler pour en obtenir une copie si vous ne trouvez pas la vôtre?

D'autres documents peuvent nécessiter un peu de travail à assembler. Par exemple, si vous soumettez une liste de références, vous devrez demander la permission de les utiliser comme référence, et les informer que quelqu'un de la société peut être en contact sous peu.

Étiquetez vos documents avec votre nom

Étiquetez et nommez soigneusement tous les fichiers, y compris votre nom et les détails de ce qu'ils contiennent.Vos références, par exemple, pourraient être nommées "Sarah-Wong - Références" ou "Références Sarah Wong". Évitez simplement de les nommer «références» puisque les gestionnaires d'embauche ont tendance à avoir beaucoup de fichiers, et ne seront pas en mesure d'identifier facilement votre documentation. Suivez un modèle de dénomination cohérent dans tous les documents.

Suivez les instructions dans l'offre d'emploi

Une fois que vous avez rassemblé toutes les pièces justificatives, suivez les instructions de l'employeur quant à la façon de les soumettre. Les employeurs peuvent vous demander de télécharger des fichiers ou de les joindre dans un courriel.

Si les employeurs demandent des formats de fichiers spécifiques (PDF, par exemple), assurez-vous de suivre ces instructions.

Soumettez tous vos documents en même temps, avec votre CV ou votre demande. S'il vous manque quelque chose, essayez d'en obtenir une copie avant de soumettre votre demande. Épargnez-vous une étape et ayez des copies de tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour chercher un emploi sur votre ordinateur, prêt à compiler et à envoyer.

Apporter de la documentation à un entretien d'embauche

Si l'entreprise demande que des pièces justificatives soient apportées à l'entrevue, apportez avec vous une photocopie de chacun des documents demandés pour qu'elle puisse partir avec le gestionnaire d'embauche. Assurez-vous également que vous avez tout ce que vous avez besoin d'emporter avec vous prêt à partir.

L'employeur peut demander des originaux de certains documents, comme des transcriptions. Si c'est le cas, demandez-les à l'avance auprès de l'établissement où vous les avez reçus.

Voici comment demander une copie d'une transcription d'un établissement d'enseignement.