Documents de valeur et couverture de documents

De nombreuses entreprises stockent des documents critiques dans leurs locaux. Les exemples sont les baux de construction, les polices d'assurance, les licences commerciales, les dossiers médicaux des patients et les permis de construire. La durée d'assurance de ces documents est de documents de valeur et dossiers .

Comme les bâtiments et les meubles de bureau, les papiers de valeur peuvent être endommagés ou détruits par un incendie ou un autre danger. Ces documents sont importants, vous devrez donc les restaurer ou les reproduire.

Le remplacement de ces éléments peut être long et coûteux. Heureusement, vous pouvez protéger votre entreprise contre ces coûts en achetant des documents de valeur et des assurances.

Signification des documents de valeur

La signification précise de documents de valeur et documents peut varier d'une politique de propriété à une autre. Certaines politiques définissent ce terme spécifiquement. La définition peut inclure des documents ou des documents écrits, imprimés ou inscrits, y compris des livres, des cartes, des films, des dessins, des actes, des hypothèques et des manuscrits.

D'autres politiques fournissent une description large du terme plutôt qu'une définition. Par exemple, la politique de propriété de l'ISO stipule que les documents de valeur incluent, sans s'y limiter, les livres de comptes, les actes, les manuscrits, les résumés, les dessins et les systèmes de fiches. Peu importe la façon dont les documents et les documents de valeur sont décrits dans la politique, ce terme n'est pas et pas ne comprend l'argent et les valeurs mobilières.

Qu'est-ce qui est couvert?

Dans le cadre de nombreuses polices de propriété commerciale, le coût de remplacement ou de restauration des informations sur les documents et les documents de valeur est indiqué dans la section Propriétés non couvertes.

Néanmoins, ces coûts peuvent être couverts, au moins dans une certaine mesure, dans une section intitulée Extensions de couverture.

La couverture de documents valables s'applique au coût de remplacement ou de restauration des informations perdues sur les enregistrements, qu'il y ait ou non des doublons. Par exemple, supposons que vous souhaitiez agrandir un entrepôt que vous possédez.

Vous engagez un architecte pour produire des dessins de trois configurations possibles pour votre bâtiment. Les dessins ont été en votre possession pour seulement une semaine quand ils sont détruits par une tornade. Ni vous ni l'architecte n'a de copies. Pour remplacer les dessins, vous devez payer l'architecte pour les recréer. Le coût de remplacement des dessins devrait être couvert par votre assurance de documents et d'archives.

Lorsqu'un document est détruit, vous pourrez peut-être le reconstituer à partir d'autres documents que vous avez en main. Par exemple, supposons que votre livre de comptabilité ait été détruit par un incendie. Heureusement, vous êtes en mesure de reconstituer vos registres comptables en utilisant vos fichiers clients et les dossiers des fournisseurs. Votre assurance papiers et documents de valeur devrait couvrir le coût des documents vierges (un nouveau livre comptable) et le coût de la main-d'œuvre pour recréer les données comptables.

Notez que de nombreuses polices de propriété n'offrent pas une couverture tous risques pour les documents et enregistrements de valeur. Au lieu de cela, ces enregistrements sont couverts uniquement pour les périls nommés. Les exemples de dangers qui sont généralement couverts comprennent le feu, la foudre, l'explosion, la tempête de vent, la grêle et l'effondrement des gouffres.

De quelle limite avez-vous besoin?

La couverture de documents et de documents précieux est sujette à une sublimité.

Si une perte survient, votre assureur ne paiera pas plus que le montant indiqué sur votre police. Ce sublime peut être aussi bas que 2 500 $. Pour protéger votre entreprise contre les pertes, vous devrez peut-être acheter une couverture supplémentaire.

Lorsque vous choisissez une limite, tenez compte des types de documents à risque. Combien cela coûtera-t-il de les remplacer? Aurez-vous besoin d'embaucher du personnel temporaire? Combien d'heures faudra-t-il pour reproduire les enregistrements? Aurez-vous besoin d'obtenir des originaux? Les travaux originaux (tels que les dessins d'architecture cités ci-dessus) doivent-ils être recréés?

Approbation des documents de valeur

Si votre police d'assurance commerciale ne couvre pas les documents de valeur, ces articles peuvent être assurés par un avenant. L'approbation fournit généralement la même couverture ou même plus large que ce qui est inclus dans une politique de propriété typique. Certaines mentions couvrent des documents de valeur sur une base de risque tous risques plutôt que de périls cités.

C'est-à-dire qu'ils couvrent les dommages aux biens couverts causés par tout péril qui n'est pas spécifiquement exclu.

Aucune couverture pour les enregistrements électroniques

La plupart des politiques (et avenants) qui couvrent les documents de valeur précisent que aucune couverture ne s'applique aux documents de valeur qui existent sous forme de données électroniques . En d'autres termes, les documents électroniques ne sont pas considérés comme des documents de valeur.

De nombreuses entreprises tiennent des registres importants sous forme électronique. Malheureusement, les polices de propriété fournissent généralement très peu de couverture pour les dommages causés aux données électroniques. Vous pouvez protéger votre entreprise contre les pertes résultant de dommages à vos fichiers électroniques en achetant une couverture de traitement de données électronique.