ÉChantillon Lettre de collecte pour les entreprises

L'envoi de lettres de recouvrement est-il un défi? Tu n'es pas seul. Beaucoup de propriétaires d'entreprise ne savent pas comment écrire une lettre de recouvrement ou avoir un échantillon comme référence.

Les lettres de recouvrement doivent faire deux choses: conserver la bonne volonté du client et vous aider à être payé. Vous savez qu'une lettre fonctionne lorsque vous envoyez un lot de lettres et que votre téléphone sonne ou que les paiements commencent à arriver par la poste. Si vous envoyez un lot de lettres et qu'il n'y a pas de réponse, il est temps pour les nouvelles lettres de recouvrement.

Afin de comprendre les meilleures pratiques de création de lettres, un exemple de lettre de recouvrement est disponible ci-dessous. Ceci est un exemple de la première lettre de collection à envoyer.

Profil de l'entreprise de la lettre de prélèvement des échantillons

Les ventes n'ont tout simplement pas été ce qu'elles étaient l'année dernière en ce moment. Frank secoua la tête alors qu'il regardait la vieille copie de la balance, il savait qu'il devait faire face à un travail inconfortable qui était maintenant une nécessité s'il voulait rester en affaires.

Avec la collection de lettres écrites par un expert qui le guidait, il savait exactement quoi faire. "Envoyez plus tôt plutôt que plus tard", avait ordonné l'expert. Frank a pris sa pile de factures en souffrance et a commencé à entrer des informations sur les clients dans les modèles de lettres de recouvrement. Alors que Frank se frayait un chemin à travers la pile, sa confiance augmentait avec l'idée de se faire payer cet argent qui lui était dû.

Échantillon Première collection Lettre # 1

Décembre 2008

Franks Plomberie

123 rue principale

N'importe où, NH 05000

Numéro de compte ou facture #: 123 > Solde dû ou solde dû: 100 $. 00

Cher Jim,

Ceci est un rappel que le solde de votre compte est de 100 $. 00 était en retard à compter du 28 novembre 2008.

Veuillez payer ce montant aujourd'hui, j'ai joint une enveloppe de paiement affranchie pour votre commodité.

Merci pour votre paiement.

Cordialement,

Frank Smith

Franks Plumbing

Comme vous pouvez le voir sur la lettre de prélèvement, les lettres de recouvrement les plus efficaces sont courtes, précises et faciles à lire. Essayez d'éviter les mots et les phrases longs ou confus. La lettre plus directe conduit à moins de malentendus. Votre lettre de recouvrement devrait:

Dites la raison de votre lettre dans la première phrase.

• Expliquez-en davantage sur la première phrase de votre deuxième phrase.
• Proposer une solution.
• Remerciez le destinataire.
• Votre lettre de collection est le reflet de votre entreprise, gardez-la professionnelle. Rappelez-vous que votre lettre est de persuader quelqu'un de vous envoyer de l'argent. Votre formulation et votre ton sont essentiels, surtout s'il s'agit d'un client avec lequel vous souhaitez continuer à faire des affaires. Toujours supposer que le client paiera. Envelopper une enveloppe pour le paiement est toujours une bonne idée.Si vous pouvez inclure les frais de port sur l'enveloppe de paiement, c'est mieux. Plus vous facilitez le paiement, plus vous avez de chances d'être payé.

Michelle Dunn aide les entreprises qui veulent avoir des clients qui paient à temps ou en avance, elle travaille avec des entreprises qui éprouvent des difficultés avec des clients qui paient en retard ou qui ne paient pas. Michelle a plus de 21 ans d'expérience en crédit et recouvrement de dettes, est l'auteure de "Become the Squeaky Wheel, un guide de crédit et de collections pour tout le monde" et de nombreux autres livres et possède une connaissance approfondie des produits et services. peut faire une grande différence pour votre entreprise.