Comment rédiger des demandes de RFP et de RFQ

Maintenant que vous avez analysé les besoins de votre entreprise et terminé votre recherche de fournisseurs, vous êtes prêt à lancer la procédure de sélection des fournisseurs. Une demande de proposition (RFP) ou une demande de devis (RFQ) bien rédigée est la clé pour choisir le meilleur fournisseur au meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise. Écrire un appel d'offres ou une demande de prix n'est pas difficile si vous comprenez les objectifs et la fonction du document.

Décidez: Demande de Proposition ou Demande de devis

Demande de Proposition (DP)
Une DP est utilisé pour des services ou des produits complexes dans lesquels la qualité, le service ou le produit final fabriqué sera différent de chaque fournisseur qui répond.

Demande de devis (RFQ)
Une RFQ est utilisée pour les produits, les services simples ou les pièces simples / non compliquées avec peu ou pas de place pour différencier produit ou service entre les réponses vendeurs. Les points de négociation peuvent inclure les calendriers de livraison, les options d'emballage, etc.

Objectifs d'une demande de devis

• Obtenir des propositions détaillées afin d'évaluer la réponse de chaque fournisseur afin que les meilleurs intérêts de votre entreprise soient respectés. > Tirer parti du caractère concurrentiel du processus de sélection des fournisseurs pour négocier la meilleure transaction
• Veiller à ce que les intérêts de tous les intervenants de votre entreprise soient respectés et qu'un consensus soit atteint
• Votre entreprise contrôle l'ensemble du processus de sélection des fournisseurs et définit les règles de sélection à l'avant

Commence à construire le partenariat entre vous et le fournisseur dès le début

• Sections de la demande de proposition ou de la demande de devis

La demande de propositions ou la demande de prix devrait contenir les sections suivantes. Gardez à l'esprit que chaque document sera différent en fonction du type d'entreprise et du produit que vous recherchez.

Personnalisez chaque section selon vos besoins individuels.

Détails de la soumission

1. Délais, adresse postale de votre société, personne à contacter pour les questions et clarifications
   
   Introduction et résumé
2. Écrivez cette section après la fin du document. Ceci est utilisé pour fournir aux vendeurs potentiels un bref aperçu de votre entreprise et les exigences pour votre produit ou service.
   
   Présentation générale et contexte
3. Donnez un bref aperçu de votre activité, de vos produits et de votre secteur d'activité. Cela aidera vos fournisseurs potentiels à comprendre les besoins commerciaux que vous tentez de remplir avec le processus de sélection des fournisseurs. Fournissez également des informations d'arrière-plan importantes qui bénéficieront au fournisseur lorsqu'il répondra.
   
   Spécifications détaillées
4. Cette section devrait être la plus longue du document.Pour une demande de propositions, elle contiendra les
   mesures qualitatives et les exigences qui guideront la décision de sélection du fournisseur. Pour une demande de prix, cette section devrait fournir les mesures quantitatives que vous rechercheriez dans la réponse du fournisseur. Exemple de critère: Dessins de produits
   • Tolérances d'ingénierie
   • Niveaux de service
   • Jalons
   • Livrables et délais
   • Exigences techniques ou commerciales
   • Fonctionnalités logicielles
   • Exigences matérielles
   • < Hypothèses et contraintes

Toutes les hypothèses et / ou contraintes dont les fournisseurs potentiels doivent être informés doivent être listées ici. Ne pas être franc et franc avec le vendeur ouvrira la porte à la renégociation de l'accord à une date ultérieure et court la possibilité de forcer la relation que vous avez avec votre fournisseur. Les sujets possibles comprennent les frais de déplacement, les coûts de mise à niveau / modification, les droits de licence, etc.

1. 
   Termes et Conditions
   Tous les termes et conditions du contrat doivent être listés afin que le vendeur . Celles-ci peuvent inclure les options de financement, la durée du contrat, les options de renouvellement, les garanties, les pénalités de livraison, les niveaux de service, etc.
2. 
   Critères de sélection
   La dernière section devrait être un aperçu des critères de sélection prenez votre décision. Certaines entreprises préfèrent garder cette information totalement confidentielle; tandis que d'autres entreprises croient que cela aidera les fournisseurs potentiels à se concentrer sur ce qui est important pour votre entreprise.
3. Distribuez le RFP / RFQ aux fournisseurs sélectionnés
   Enfin, rédigez une lettre de motivation et envoyez deux copies de votre RFP ou RFQ à chacun des fournisseurs que vous avez sélectionnés dans votre processus de recherche. Assurez-vous que les informations de contact appropriées sont incluses afin de fournir une assistance à tout fournisseur qui en a besoin.

Étape suivante: Évaluation de la proposition et sélection du fournisseur