Partage de documents immobiliers avec Google Drive

Qu'est-ce que Google Drive?

Google Drive est un service gratuit de Google qui surveille en permanence les fichiers sur votre disque dur et les sauvegarde dans le cloud. Je dis libre, et cela représente jusqu'à 15 Go de stockage partagé sur Gmail, Google + photos et Google Drive. Ainsi, l'espace libre dont vous disposez varie en fonction de l'espace que vous utilisez pour les deux autres applications. Si vous utilisez Gmail ou d'autres services Google, vous devriez pouvoir vérifier l'utilisation de votre espace de stockage actuel et l'espace restant sur la page de stockage Google ici.

Google Drive pour les transactions immobilières

Pour utiliser Google Drive, vous devez installer la petite application sur votre disque dur. Cela crée un dossier et tous les fichiers que vous faites glisser ou enregistrez dans ce dossier sont automatiquement copiés dans Google Drive dans le cloud. Vous n'avez besoin de rien faire, et c'est une sensation confortable de savoir que vous avez une sauvegarde en nuage des fichiers importants.

En fonction de la quantité de stockage que vous souhaitez ou payez, vous pouvez en mettre autant dans ce dossier que vous le souhaitez. Je paye 1 téraoctet d'espace car j'ai placé tout mon dossier Mes documents dans le dossier Google Drive. Cela inclut mes photos, et comme j'utilise une caméra de téléphone Android et que mes photos sont automatiquement enregistrées sur Google +, j'utilise beaucoup d'espace. Cependant, pour avoir à peu près tout ce que je fais de cette façon, ça vaut le coup de 9 $. 99 / mois pour moi pour ce stockage. Il y a des niveaux multiples moins chers parmi lesquels vous pouvez choisir.

Pour l'immobilier, vous faites probablement déjà les bases en créant un dossier de transaction sur votre disque dur pour chaque transaction. Vous n'avez qu'à placer ce dossier dans le dossier Google Drive pour effectuer les sauvegardes. Cependant, si vous êtes comme moi, il y a des fichiers que je ne partage pas avec le client, comme des notes ou des documents qui sont liés à la transaction mais qui ne sont pas intéressants ou nécessaires pour le (s) client (s).

Créez simplement un sous-dossier dans le dossier de transaction principal, peut-être nommé Documents Client, et placez tout ce que vous voulez partager dans ce dossier.

Vous n'avez plus qu'à accéder au dossier Google Drive sur le Web et utiliser l'option Partager pour partager le dossier approprié avec vos clients. Bien sûr, vous pouvez toujours leur envoyer des documents par courrier électronique sous forme de pièces jointes, mais il est bon de pouvoir leur dire qu'ils auront accès à tous les documents à tout moment dans le dossier partagé. Après la clôture d'une affaire, j'envoie un courriel à mes clients et je leur fais savoir qu'ils doivent s'assurer qu'ils téléchargent tous les documents de ce dossier, à moins qu'ils ne les aient déjà classés d'une manière ou d'une autre.

** Attention: TRÈS IMPORTANT - Changez le bouton "Can Edit" par défaut en "Can View"."Ils peuvent toujours télécharger les éléments, mais si vous les autorisez à les modifier, ils peuvent les supprimer ou les déplacer sur leur ordinateur, sinon ils disparaissent dans votre dossier Google Drive, puis ils sont sauvegardés. et disparaissent de votre disque dur!!! **

À un certain moment dans le futur, vous aurez envie de retirer ce dossier pour libérer de l'espace, et vous voulez qu'ils sachent qu'ils devraient obtenir tous les documents qu'ils veulent dans quelques mois.

Une autre raison pour laquelle je paye 1 To d'espace de stockage est que je veux conserver les dossiers de transactions pendant au moins le nombre d'années que mon état exige de moi pour conserver les fichiers papier des transactions. , un fichier de dossier de disque dur, et un fichier de sauvegarde en ligne.Mon état, Nouveau-Mexique, permet maintenant le stockage de documents électroniques, ne nécessitant plus de fichiers papier.

Dossiers immobiliers du premier contact à la clôture

Nous souhaitons tous montrant conduit à une fermeture et une commission, mais nous savons tous que ce n'est pas le cas. Ce sont des documents et des communications par e-mail qui peuvent ou non constituer un prélude à une transaction. Le démarrage d'un dossier pour chaque client qui atteint la phase d'affichage me permet simplement de déplacer ce dossier dans mon dossier de transaction plus tard pour un ensemble complet de documents en un seul endroit.