Devrais-je utiliser une société de destruction de documents

Dans le monde entier, les lois deviennent de plus en plus strictes à propos du vol d'identité, et la nécessité d'une destruction systématique des documents augmente. La destruction systématique des documents est particulièrement importante et rendue obligatoire par les lois fédérales et locales pour les entreprises ou les entreprises qui traitent des informations personnelles et sensibles (PII) sensibles et privées. Les informations personnelles comprennent généralement des informations telles que le nom, le numéro de sécurité sociale, l'adresse, l'adresse électronique et le numéro de téléphone pouvant être utilisés pour identifier un individu.

Cela nous amène au sujet de cet article, le dilemme de l'embauche d'un service de déchiquetage de papier ou de destruction de documents qui fournit une entreprise ou qui fait le travail de détruire les documents par l'entreprise qui génère les documents.

Connaître les avantages et les inconvénients suivants de l'utilisation d'une société de services de destruction de documents devrait vous aider à prendre une décision parfaite:

L'utilisation d'une entreprise de destruction de documents pour la destruction systématique de documents est considérée comme sécurisée et commode en raison du fait que la plupart des services de destruction de documents fournissant Les entreprises sont bien équipées en technologies sophistiquées de destruction de documents et assument l'entière responsabilité.

L'utilisation d'une entreprise de destruction de documents est sûre car ils font tout ce qui est en leur pouvoir. La plupart des services de destruction de documents fournissant des entreprises vous donneront une boîte où vous pourrez stocker tous vos papiers et disques non désirés (qui contiennent des informations sensibles) et ils viendront détruire les documents provenant de la boîte.

Tout se passe devant vous, le rendant complet sécurisé. L'embauche d'une entreprise est pratique parce qu'aucun de vos employés n'aura à prendre part au processus, sauf une personne désignée qui surveillera l'ensemble du processus pour s'assurer que l'entreprise que vous embauche remplit le travail selon vos besoins.

L'embauche d'une entreprise de destruction de documents est pratique surtout lorsque la quantité de documents à détruire est énorme. Si votre entreprise veut acheter des technologies de destruction de documents, elle aura besoin de main-d'œuvre supplémentaire pour effectuer le travail. Si vous voulez employer votre main-d'œuvre existante, cela pourrait être vraiment très difficile. Les services de destruction de documents peuvent être pris régulièrement ou juste une fois par an. Prévoir des services réguliers par exemple sur une base mensuelle, c'est bien quand le nombre de documents à détruire est important.

Respect de la loi sur la destruction de documents locaux

Les entreprises de services de destruction de documents connaissent bien les lois locales sur la destruction de documents. Ainsi, lorsque vous embauchez un fournisseur de services de destruction de documents, vous pouvez être sûr de respecter les lois locales.À la fin du processus, la société de destruction de documents vous remettra un certificat de destruction. Ce certificat devrait vous aider dans la procédure légale au cas où votre entreprise est accusée de violer la loi de destruction de documents. Les services de destruction de documents peuvent être surveillés et certifiés par l'Association nationale pour la destruction de l'information (NAID). Donc, si le service de toute entreprise de destruction de documents n'est pas sûr et sécurisé, ils pourraient perdre cette certification.

Respectueux de l'environnement

La plupart des entreprises de destruction de documents se réclament des entreprises vertes. Parce qu'ils s'assurent que les documents sont recyclés ou compostés systématiquement pour avoir le moins d'impact possible sur l'environnement.

Inconvénients de l'utilisation de la société de destruction de documents Le coût d'utilisation des entreprises de destruction de documents peut être négatif pour les petites entreprises produisant peu de documents et, à ce titre, souhaiter détruire des documents en interne. L'utilisation d'une société de destruction de documents devrait être considérée comme moins nécessaire lorsque votre entreprise ne gère pas les renseignements personnels. Dans ce cas, l'utilisation d'une société de destruction de documents peut ne pas être obligatoire.

Le pour et le contre de la destruction par l'entreprise elle-même Lorsqu'une entreprise ne s'occupe pas de PII, il est toujours bon d'opter pour une méthode rentable de destruction du document par l'entreprise elle-même efficace.

Il peut être rentable lorsque le travail peut être effectué par des employés existants et avec un investissement minimal dans la technologie. Mais la plupart du temps, l'investissement dans la technologie est plus coûteux que de payer certains frais une fois par mois pour les services de destruction de documents. Mais combien coûteuse ou rentable le faire vous-même dépendra de la façon dont vous faites le tout. Voici une histoire réussie de destruction de documents par une entreprise elle-même: D'un autre côté, voici comment un déchiqueteur de bureau peut coûter plus cher que vous ne le pensez: Si une entreprise traite des PII, il devient difficile d'assurer le niveau de sécurité et de sécurité qui peut en découler en prenant les services d'une société de destruction de documents. Et quand une entreprise fait le travail elle-même, il n'y aura personne pour délivrer un certificat de destruction de documents.