Exploitation d'un programme de carte d'approvisionnement

La carte d'achat est une forme de carte de crédit d'entreprise qui est délivrée aux employés qui peuvent ensuite acquérir des biens et des services sans avoir à traiter la transaction par le biais de la procédure d'achat traditionnelle. en utilisant des demandes d'achat ou des bons de commande.

Il existe un certain nombre de programmes de cartes d'achat différents, certains n'impliquant que l'utilisation de fournisseurs approuvés par l'entreprise, tandis que d'autres permettent d'utiliser n'importe quel fournisseur.

Les achats effectués par un employé utilisant une carte d'achat sont généralement de petite taille et de faible valeur. Beaucoup de réactions négatives au sujet des programmes de cartes d'achat sont spécifiquement ciblées sur l'abus de la carte par les employés. Cependant, les avantages des programmes d'approvisionnement sont beaucoup plus importants que les risques et les coûts associés à l'exploitation du programme.

Avantages des cartes d'achat

Le gouvernement des États-Unis a constaté que les achats de moins de 2 500 dollars représentaient seulement 2% des dépenses totales du gouvernement, mais 85% de tous les achats. Comme les coûts administratifs de ces petits achats dépassaient souvent les dépenses réelles en dollars, l'utilisation des cartes d'achat a augmenté dans de nombreux ministères. Un organisme gouvernemental, le ministère du Commerce, a estimé que l'utilisation de cartes d'achat leur permettait d'économiser plus de 22 millions de dollars par an sur les coûts administratifs et la réduction du temps de traitement des achats.

L'utilisation des cartes a permis aux services des achats de concentrer leurs efforts sur les 15% du total des dépenses d'approvisionnement qui représentent 98% des dépenses totales.

Mise en œuvre des contrôles internes

Les abus de cartes d'achat sont des nouvelles importantes, mais souvent ces abus, surtout dans les ministères, montrent généralement une valeur monétaire élevée, mais représentent souvent moins de la moitié d'un pour cent des dépenses totales.

Cependant, l'abus se produit mais il peut être contrôlé en mettant en œuvre des contrôles internes appropriés pour réduire le gaspillage et les abus.

Une direction de gestion solide est essentielle à la réussite d'un programme de cartes d'achat. La direction devrait clairement définir les utilisations autorisées de la carte et définir et imposer les pénalités pour défaut de paiement, fraude et abus. Bien sûr, les procédures et ressources de back-office doivent être en place pour mettre en œuvre les contrôles. S'il n'y a pas assez de ressources pour surveiller et traiter les abus de carte d'achat, alors les abus continueront et augmenteront pendant que le manque d'engagement dans le programme est vu par ses utilisateurs.

Qui obtient une carte?

Un autre point négatif des programmes de cartes d'achat est que les entreprises pensent avoir besoin de donner des cartes à tous leurs employés qui effectuent des achats. Ce n'est pas le cas; étant émis une carte d'achat est donné confiance.Une entreprise doit être en mesure de faire confiance à l'utilisateur de la carte car ils dépensent en fait l'argent de l'entreprise. Il devrait y avoir un processus d'approbation en place où les employés doivent être sélectionnés, examinés et approuvés. Si un employé a un mauvais crédit, doit-il recevoir une carte d'achat de l'entreprise?

Imposer des limites de dépenses

Comme toute carte de crédit, il devrait y avoir une limite de crédit pour l'utilisateur.

Les sociétés émettrices de cartes de crédit limitent leur capacité de paiement aux détenteurs de cartes. Pour les détenteurs de cartes d'achat, les entreprises devraient donner aux titulaires de carte une limite de dépenses appropriée à leur position et à leurs dépenses probables. Par exemple, une personne employée comme analyste informatique peut seulement être tenue d'acheter de l'encre pour imprimante et de petits périphériques d'ordinateur qui ne peuvent totaliser que quelques centaines de dollars par an. La limite de dépenses pour cet employé devrait refléter ceci et ne pas recevoir une limite de dépenses générales de 2 500 $ qui pourrait être accordée à tout le personnel des TI. Les limites de dépenses devraient être revues périodiquement afin qu'un niveau approprié soit donné aux employés en fonction de leurs dépenses réelles.