Garder la trace du kilométrage des affaires - la facilité

Certains propriétaires d'entreprise et employés qui voyagent gardent d'excellents dossiers sur le kilométrage d'affaires, mais pour le reste d'entre nous, c'est une énorme corvée. Mais si vous ne gardez pas ces dossiers dans le bon sens, vous pouvez

• ne pas inclure la dépense sur vos taxes d'affaires, manquant sur une grande déduction fiscale, ou
• prendre la déduction et être audité, et avoir l'IRS vous dire que les déductions ne comptent pas parce que vous ne l'avez pas fait correctement.

Il est important de garder une trace du kilométrage d'affaires, peu importe la façon dont vous demandez la déduction de kilométrage - en prenant la déduction standard ou les dépenses réelles, alors vous feriez mieux de bien faire les choses.

La bonne façon de conserver les records de kilométrage d'affaires

Il n'y a qu'une seule façon de garder une trace du kilométrage d'affaires. L'IRS veut des enregistrements "opportuns et précis". Ils s'attendent à ce que vous gardiez un «journal journalier indiquant les kilomètres parcourus, la destination et le but commercial». Cela signifie que vous devez conserver un journal "à la fois" de ce kilométrage.

Vous ne pouvez pas déduire ce que vous ne pouvez pas prouver, vous devez donc saisir les informations commerciales pour bénéficier de la déduction. La meilleure façon de le faire est de garder un petit carnet de bord dans votre voiture et d'écrire 3 informations sur chaque voyage d'affaires:

1. Date du voyage
2. Objet (nom du client, ou autre objet commercial, bancaire, réunion avec CPA), et
3. De / à. Notez d'où vous êtes parti (chez vous, etc.) et l'adresse ou des informations sur l'endroit où vous allez. Vous pouvez enregistrer le kilométrage réel si vous le souhaitez, ou vous pouvez l'ajouter plus tard à partir d'un programme cartographique sur Internet. L'important est d'enregistrer où vous avez commencé et terminé le voyage.

Si vous pensez que vous utilisez des dépenses réelles, plutôt que la déduction de kilométrage IRS standard, inclure des informations sur toutes les dépenses, comme le gaz / pétrole, et le montant.

Si vous utilisez la même voiture pour un usage professionnel et personnel, vous devez également enregistrer le kilométrage au début et à la fin de l'année afin de pouvoir calculer un pourcentage d'utilisation commerciale.

Capturer vos informations de manière App

Si vous êtes connecté en permanence à votre téléphone intelligent ou à votre iPhone, vous pouvez trouver une application qui enregistre votre kilométrage et sépare les miles commerciaux des miles personnels. J'utilise Everlance, mais regardez autour et trouvez celui qui fonctionne pour vous.

Exigences IRS pour le kilométrage

Kilométrage et taxes

Après avoir saisi et enregistré votre kilométrage, la prochaine étape consiste à inclure cette information dans votre déclaration de revenus. Les deux méthodes de rapport de kilométrage sont «réel» et «standard». Cet article explique la différence entre le kilométrage de deux kilométrage; il y a des avantages et des inconvénients à chacun, et il y a aussi certaines restrictions sur le kilométrage réel.

Bottom Line: Commencez maintenant à garder une trace de vos dépenses pour l'utilisation professionnelle de votre voiture, même si vous ne pensez pas qu'il y aura beaucoup de voyages d'affaires. Prendre l'habitude en janvier est mieux que de perdre en avril prochain.

Informations complémentaires Informations supplémentaires

Calcul du kilométrage d'affaires aux fins de l'impôt
Déductions des dépenses d'entreprise pour les entreprises