Apprendre à garder vos reçus d'affaires organisés

Lors de la création d'une entreprise, vous pourriez vouloir conserver les reçus recueillis afin de déduire les dépenses d'entreprise de votre impôt sur le revenu et plus encore. Plutôt que de ranger tous vos reçus d'affaires dans un tiroir de bureau, un meilleur système est nécessaire pour le moment de faire la tenue de livres. Bien sûr, découvrir une masse désorganisée de recettes peut créer un gâchis d'ennuis.

Le fait d'organiser les recettes des entreprises peut aider les propriétaires d'entreprises à suivre les progrès de leur entreprise et à les préparer pour les états financiers.

Il permet également d'identifier les sources de revenus, de suivre les dépenses et de préparer les articles pour les déclarations de revenus.

Un meilleur système

Au fil des ans, il est important de développer un bon système de classement des reçus. Par exemple, cela peut inclure un système de classement qui facilite la saisie de données et vous permet de récupérer un reçu particulier si vous devez en rechercher un par date ou par catégorie.

Un exemple de gestion des réceptions d'affaires est de conserver une série de dossiers classés par mois et par année, tels que "Reçus novembre 2017". Les deux dossiers de fichiers les plus récents peuvent être placés sur votre bureau de sorte que lorsque vous recueillez des reçus sur vos différents tours, il est facile de les placer dans le bon dossier mensuel.

Ensuite, lorsque vous saisissez vos données mensuelles, vous pouvez prendre le dossier mensuel approprié et trier les reçus commerciaux en fonction de leur classification fiscale. Par exemple, vous pouvez regrouper tous les reçus de logiciels, tous les reçus de dépenses de nourriture et de divertissement ensemble, et tous les reçus de dépenses liés à l'automobile ensemble.

Lorsque vous avez fini d'entrer les données, vous pouvez placer le dossier des reçus du mois à l'endroit approprié dans un tiroir de l'un de vos classeurs.

Si vous êtes un homme d'affaires avec beaucoup de reçus de dépenses, il est facile d'adapter le même système décrit ci-dessus avec des entrées plus fréquentes.

Créer des copies ou des images numériques

Si vous tentez de passer à un «bureau sans papier» comme la plupart des ordinateurs modernes, vous pouvez numériser des reçus de dépenses et les stocker avec d'autres informations comptables numériques.

En fait, certaines des applications logicielles de comptabilité basées sur le cloud les plus récentes ont des applications mobiles qui vous permettent de prendre un cliché de téléphone mobile d'un reçu de dépenses et de l'enregistrer à la volée.

Pour ceux qui font des affaires au Canada, des copies papier ou des images numériques des reçus de dépenses sont généralement acceptables pour l'Agence du revenu du Canada (ARC) à condition qu'elles soient clairement lisibles. Si ce n'est pas le cas, l'ARC peut demander à voir les documents originaux sur papier au cours d'une vérification ou d'une demande de documentation courante.Ainsi, les originaux doivent toujours être conservés pendant la durée prescrite, soit en moyenne six ans.

Réduire le fardeau de l'impôt

Le fait d'avoir pris le temps d'organiser vos reçus de dépenses avant que vous ne les ayez classés sert à établir la déclaration de revenus de votre entreprise. D'une part, vous aurez tous vos reçus qui serviront de preuve pour les déductions d'impôt sur le revenu liées à votre entreprise. D'autre part, ayant déjà trié vos recettes par catégories de dépenses d'entreprise signifie que tous vos reçus pertinents pour chaque catégorie sont prêts à être comptabilisés, ce qui vous permet de remplir votre déclaration de revenus rapidement et facilement.

Remarque: Au Canada, si vous exploitez une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes, vos dépenses d'entreprise sont inscrites sur le formulaire T2125 qui fait partie de votre déclaration de revenus des particuliers T1.

Si vous exploitez votre entreprise à titre de société par actions au Canada, vous réclamez vos dépenses d'entreprise dans votre déclaration de revenus des sociétés T2.

Lorsque votre déclaration de revenus est déposée

Étant donné que de nombreuses déclarations de revenus sont maintenant produites en ligne, il n'est plus nécessaire d'envoyer vos reçus de dépenses lorsque vous produisez votre déclaration de revenus. Au lieu de cela, mettez tous vos reçus pertinents pour l'année d'imposition dans un seul dossier étiqueté par année, comme «Impôt reçus 2017», et ajouter le dossier à votre classeur, que ce soit numérique ou physique.

Si vous avez un différend quelconque avec l'Agence du revenu du Canada, l'IRS, ou si vous faites simplement l'objet d'une vérification, vos reçus constitueront des preuves cruciales.