Comment conserver de bons documents d'affaires - La facilité

25 mai 2015

Vous avez lancé une entreprise et quelqu'un (probablement votre banquier) a dit: «Gardez-vous de bons antécédents professionnels? S'il y a un regard vide sur votre visage, vous pourriez avoir besoin d'un peu d'aide pour déterminer le processus de tenue de dossiers. Si vous avez des questions, voici les réponses:

Pourquoi dois-je conserver de bons documents commerciaux?

Tenir des dossiers à des fins commerciales est une responsabilité, pas seulement quelque chose de plus que vous faites quand vous avez du temps supplémentaire.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez tenir un registre de vos activités:

• En cas de poursuite, pour sauvegarder votre position
• Au moment de l'impôt, > pour préparer une déclaration d'impôt des entreprises exacte Si vous êtes audité
• par une agence gouvernementale Donc
• vous savez combien d'argent vous avez (donc vous n'êtes pas à découvert à la banque Pour répondre aux questions
• des clients et des fournisseurs.

Et ce ne sont que les principaux objectifs. Vous voulez garder de bons dossiers pour savoir si votre entreprise fait de l'argent.

Quels documents dois-je conserver?

La réponse facile est "tout". Vous devez conserver les enregistrements sur:

Clients ou clients.

• Tout ce qui concerne les transactions que vous avez eues avec des clients ou des clients doit être conservé, en cas de questions. Ils vous ont donné de l'argent et vous avez la responsabilité de montrer où cela s'est passé. Gardez les détails sur les factures, les comptes débiteurs et les paiements. Fournisseurs.
• La conservation des enregistrements est également importante dans vos relations avec les fournisseurs (ceux que vous payez pour les services et les produits.) Conservez vos bons de commande et votre preuve de paiement.

Employés.

• Votre entreprise est tenue par la loi de conserver d'excellents dossiers d'employés. Financier.
• Fortax purposeand dans le cas d'un audit, vous avez besoin d'enregistrements de toutes les transactions commerciales, prêts, achats d'actifs, etc. En particulier, tenir des registres des dépenses d'entreprise, y compris les voyages d'affaires, le kilométrage, les repas et les divertissements. Contrats et documents juridiques,
• y compris ceux liés à la création de votre entreprise, tout contrat que vous avez conclu. Cela comprend les permis et les licences, les enregistrements de marques de commerce, les brevets ou les droits d'auteur, ainsi que les prêts ou marges de crédit. Courriels et autres communications d'affaires.
• Il y a des avantages et des inconvénients à ce sujet; Voir l'article de Susan Heathfield sur les politiques d'Internet et d'email.

Comment et où dois-je conserver ces enregistrements? Vous pouvez conserver tous vos dossiers dans un emplacement physique, dans des registres ou dans un système de classement. Vous pouvez également vouloir conserver des enregistrements sur votre ordinateur ou «dans le nuage», avec une sauvegarde appropriée, bien sûr. Peu importe où vous conservez ces enregistrements, à condition qu'ils soient accessibles rapidement et complètement quand ils sont nécessaires.

De combien de temps ai-je besoin pour conserver ces documents commerciaux?

La durée de conservation des enregistrements dépend du type d'enregistrement. Il est toujours prudent de tout garder pour toujours, mais cela devient un peu écrasant.

Conservez les enregistrements fiscaux jusqu'à ce que vous soyez assuré que ces enregistrements ne seront pas audités. William Perez à la planification fiscale a les détails sur le maintien des dossiers fiscaux. Conservez tous les enregistrements que vous avez utilisés pour préparer votre déclaration de revenus d'entreprise, en plus de la déclaration.

Les enregistrements d'employés doivent être conservés tant qu'il y a des chances que vous en ayez besoin.

Cela dépend du type d'enregistrement et du type d'action qui pourrait être entreprise contre votre entreprise. Certaines informations sur la conservation des dossiers des employés doivent être conservées par la loi. (Oui, c'est complexe.) Vous devriez également conserver vos demandes d'emploi pendant au moins un an.

L'IRS a publié un article sur la durée de conservation des documents commerciaux, à des fins fiscales et à d'autres fins commerciales.

Comment simplifier cette tâche d'archivage?

1.

Trouvez un bon logiciel de comptabilité commerciale et utilisez-le. Trouvez un logiciel qui vous permet d'automatiser le paiement des factures et qui vous donne 2. Créez un système pour collecter des informations, puis vérifiez qu'il est précis, enregistrez-le à l'endroit approprié, passez-le en revue périodiquement et agissez en conséquence si nécessaire.

3. Faites-en une habitude.

La chose la plus importante que vous pouvez faire pour faciliter la tenue de vos dossiers est de créer l'habitude d'enregistrer ce que vous faites dans votre entreprise. Cela concerne les dossiers financiers, mais tout type de transaction commerciale ou traitant avec d'autres parties. Mettez-le par écrit et gardez ce que vous avez écrit.