Comment planifier une réunion d'entreprise

Félicitations! Votre entreprise organisera une réunion pour un groupe d'employés sélectionnés à tous les niveaux de l'entreprise. Le chef de la direction vous a confié la responsabilité de gestionnaire de projet pour l'événement. Ces conseils et un exemple de plan de projet démontrent une façon dont un gestionnaire de projet pourrait aborder la construction du plan de projet pour une réunion d'entreprise ou un projet similaire complexe.

Pré-planifier le projet

Votre première étape consiste à planifier le plan.

Vous commencez par discuter de l'événement avec les parties prenantes. Si cela a été fait l'année dernière, qu'est-ce qui s'est passé? Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé? Qui a géré le projet et peut-il vous aider à éviter les pièges cette année? Puisque le PDG vous a assigné le projet, que veut-il en dehors de l'événement? Quand l'événement sera-t-il? Où? Quel est le budget?

Rassemblez autant d'informations que possible. Ce sera le squelette sur lequel vous construisez le plan du projet.

Construire l'équipe

De quelles autres ressources avez-vous besoin pour réussir ce projet? Y a-t-il des personnes dans d'autres départements qui peuvent vous aider à faire de cet événement un succès? Que devez-vous faire pour obtenir de l'aide? Pouvez-vous simplement demander ou avez-vous besoin d'obtenir l'approbation formelle de leur patron? Combien de temps avez-vous besoin d'eux? Quelles compétences spécifiques avez-vous besoin d'eux pour fournir? Est-ce que quelqu'un d'autre peut fournir cette compétence si la personne que vous voulez n'est pas disponible?

Puisqu'il s'agit d'une réunion à l'échelle de l'entreprise, comment les RH peuvent-elles aider?

Avez-vous besoin d'aide du département des installations? Qu'en est-il du service marketing? Avez-vous besoin d'aide dans ce domaine?

Planifier l'agenda

Une fois que vous savez combien de temps durera la réunion, vous commencez à remplir les blocs de temps. Avez-vous besoin d'un haut-parleur d'ouverture? Qui sera-t-il? Allez-vous garder les participants ensemble ou allez-vous les diviser en petits groupes pour une partie du programme?

De combien d'autres enceintes auriez-vous besoin? Qui installera les plus petites sessions si vous éclatez?

L'événement prendra-t-il plus d'une journée? Comment allez-vous fermer le premier jour? Comment allez-vous rouvrir le deuxième jour?

Comment allez-vous conclure à la fin? Avez-vous besoin d'un discours de clôture? Comment allez-vous gérer la logistique des personnes qui quittent l'hôtel si vous en réservez une?

Trouver l'espace

Découvrez le nombre de personnes qui arrivent. Puis déterminez la taille d'un espace dont vous avez besoin. Où se tiendra l'événement? Y a-t-il de la place au siège social ou avez-vous besoin d'un espace plus grand? Est-ce que le PDG veut que la réunion se tienne hors du site pour que les gens puissent se concentrer, ou est-ce qu'il / elle veut la garder au bureau pour minimiser les coûts?

Quelles propriétés dans votre région peuvent vous fournir l'espace dont vous avez besoin? Un hôtel près de l'aéroport est-il un bon choix pour minimiser le temps de trajet pour les personnes qui arrivent de l'extérieur de la ville ou devriez-vous trouver quelque chose à l'extérieur de la ville qui sera plus calme?

Qu'est-ce que les différents sites facturent pour leurs installations? Qu'est-ce qu'ils comprennent et que devrez-vous acheter et avez-vous apporté? Vont-ils assigner un individu pour que vous travailliez avec? Quelle est leur politique concernant le matériel et les personnes de l'extérieur?

Extraire

Après avoir recueilli les réponses à au moins la plupart de ces questions, vous pouvez commencer à préparer le plan du projet.

Rappelez-vous que ce que nous montrons ici est la liste des tâches du projet, la structure de répartition du travail (WBS) seulement. Il n'inclut aucune des dépendances entre les tâches ou les chronologies. Ceux-ci seraient ajoutés plus tard.

Exemple de plan de projet de réunion d'entreprise

Dans Comment planifier un projet à l'aide des outils de base de gestion de projet, nous avons discuté de la planification et de l'utilisation des compétences de gestion de projet pendant le processus de planification. Voici comment un plan de projet (WBS) peut rechercher un projet pour planifier une réunion d'entreprise:

1. Pré-Planifiez le projet

Déterminez le budget
Discutez avec le PDG pour établir les objectifs du projet
Communiquez avec le gestionnaire de projet précédent pour obtenir des conseils
Déterminez la liste des intervenants
Communiquez avec les intervenants.
Fixer la date préférée pour l'événement
Déterminer combien de conférenciers / conférenciers sont nécessaires
Déterminer le nombre de membres du personnel de soutien nécessaires
Déterminer combien d'employés participeront
Énumérer les lieux possibles pour l'événement > 2. Construire l'équipe de projet

Obtenir une représentante de Marketing

Obtenir une représentante de HR
Voir si l'achat va affecter quelqu'un à aider
Demander à Susan de gérer tous les détails des conférenciers
Obtenir des représentants des installations > Planifier une réunion de lancement de l'équipe de projet
3. Élaborer l'ordre du jour
3a Plan Jour 1

Régler l'heure

Régler l'heure, organiser le lieu et le personnel pour l'inscription

Régler la session du matin
Régler la durée des discours
Calculer le nombre de locuteurs nécessaire pour la session du matin
Recruteurs
Plan pause du matin (durée et longueur)
Organiser le rafraîchissement de la salle de conférence pendant la pause (eau, poubelle, etc.)
Plan déjeuner (temps, longueur , emplacement, menu, qui paye)
Plan session de l'après-midi (longueur, nombre d'orateurs)
Recruter les orateurs
Plan Jour 1 clôture (heure, qui, longueur)
3b Plan Jour 2 > Définir l'heure de début
Définir la durée de la session du matin

Calculer le nombre d'orateurs requis pour la session du matin

Recruter des orateurs
Planifier la pause du matin (heure et longueur)
Réorganiser la salle de conférence pendant pause (eau, déchets, etc.)
Plan déjeuner (heure, longueur, lieu, menu, qui paie)
Plan après-midi (durée, nombre d'intervenants)
Recruter les orateurs
PlanDiscours de clôture (heure, qui, longueur)
Organiser le moment du départ avec l'hôtel
4. Planifiez l'espace
Déterminez le nombre de participants
Planifiez la disposition des sièges (rangées par rapport aux tables)

Calculez l'espace nécessaire

Recherchez les places disponibles avec cet espace (coûts, emplacement, services inclus) > Compter le nombre de conférenciers chaque jour et total
Déterminer le nombre et le type de personnel de soutien nécessaire
Déterminer combien de participants / conférenciers / employés auront besoin de chambres
Négocier les coûts et les dates avec les emplacements disponibles
avec l'emplacement sélectionné
5.Publier l'événement
Finaliser tous les détails avec l'emplacement d'événement
Assurez-vous que les participants sont informés
Avertissez tous les intervenants du sujet et de l'heure de présentation

Avertissez tout le personnel de support des tâches et quarts

des participants
Notifier les participants remplacés si nécessaire
6. Suivi
Obtenir des discours de tous les intervenants
Examiner les discours finaux
Obtenir des tags pour tous les participants, conférenciers, employés

Acheter du matériel et des cadeaux pour les participants

Reconfirmer avec l'emplacement de l'événement
7. Examen et note
Envoyer un sondage de satisfaction à tous les participants
Envoyer un sondage à tous les conférenciers
Envoyer des remerciements à tous les conférenciers et employés

Tenir une réunion de clôture avec l'équipe de projet

Planification supplémentaire > La structure de répartition du travail du plan de projet (WBS) ci-dessus montre un exemple pour la planification d'une réunion d'entreprise. C'est juste un aperçu. L'équipe de projet devrait encore travailler sur ces éléments et développer un grand nombre d'entre eux. En outre, ils devront travailler sur le temps nécessaire pour chaque tâche, l'importance relative des tâches et les interrelations / dépendances entre les tâches.