Comment remplir le formulaire 941 Rapport de taxe sur la masse salariale

Bien qu'à première vue le formulaire 941 semble intimidant, après l'avoir complété pendant plusieurs trimestres, vous le trouverez assez simple à compléter. Formulaire 941 vous demande des informations et vous prend par un calcul pour correspondre à l'impôt total sur les salaires que vous devez avec les montants que vous avez retenu des employés et les montants que vous avez mis de côté et payé au cours du trimestre.

Qu'est-ce que le formulaire 941?

Ce formulaire est un formulaire de base pour déclarer l'activité de la taxe sur les salaires à l'IRS.

Il est dû trimestriellement à la fin du mois après la fin de chaque trimestre. Les dates d'échéance spécifiques sont 30 avril , 31 juillet , 31 octobre et 31 janvier .

Dans le cadre de votre responsabilité pour Tous les employeurs doivent verser des retenues sur les cotisations sociales au cours du trimestre, soit mensuellement soit semi-hebdomadairement. En savoir plus sur les dépôts d'impôt sur les salaires.

Difficulté: Moyenne

Temps requis: Dépend du nombre d'employés et de la complexité de la masse salariale

Renseignements dont vous avez besoin pour ce formulaire:

• Nombre d'employés qui a reçu une compensation pour le trimestre
• Montant total de l'indemnisation versée à tous les salariés
• Total de l'impôt sur le revenu retenu au cours du trimestre
• Total de la sécurité sociale imposable et de la compensation Medicare pour le trimestre
• Total rajustement des indemnités de maladie et d'assurance-vie collective
• Total des paiements de crédit de revenu gagné aux employés pour le trimestre
• Total des paiements d'aide à la prime COBRA effectués au cours du trimestre

• Total des charges sociales (PAS de dépôts) pour chaque mois du trimestre

Voici comment:

1. Pour 941 formulaires soumis pour l'année en cours, y compris les informations du quatrième trimestre soumises par 31 janvier de l'année suivante, quelques changements à noter:

   • Vérifiez le montant maximal de la Sécurité sociale pour l'année; le maximum change presque chaque année. Aucune retenue de sécurité sociale n'est prise sur les salaires des employés au-dessus de ce montant.
   • Vous devez tenir compte de la taxe Medicare supplémentaire pour les employés à revenu élevé. En savoir plus sur les conditions d'ajout de cette taxe.

2. Passez en revue les informations nécessaires pour le formulaire 941, dans la section «Ce dont vous avez besoin» ci-dessous. Rassemblez toutes les informations avant de commencer.

3. Information générale:
   Ligne 1 - nombre d'employés payés au cours du trimestre
   Ligne 2 - rémunération totale versée à ces employés au cours du trimestre
   Ligne 3 - impôt total retenu sur la rémunération des employés pendant le quartier.

4. Calcul de la sécurité sociale / Medicare
   Ligne 4 - si aucune compensation salariale n'était soumise à la sécurité sociale ou à la taxe Medicare, cochez la case et passez à la tâche 4.
   Ligne 5a - saisissez le total des salaires de la sécurité sociale Colonne 1, multipliez par.124 et inscrivez-vous à la colonne 2. Rappelez-vous que les salaires de la sécurité sociale ne sont payés que jusqu'à concurrence du plafond annuel de sécurité sociale pour chaque employé.

5. Ligne 5b - faites de même que 5a pour les conseils.
   Ligne 5c - Entrer le total des salaires et des pourboires d'assurance-maladie imposables dans la colonne 1, multiplier par. 029, et entrez le résultat dans la colonne 2.
   Ajoutez les montants de la colonne 2 de 5a, 5b et 5c et entrez le total dans 5d.

6. Calcul de l'impôt total

• Pour calculer le montant d'impôt dû, ajoutez les totaux pour la ligne 3 (retenue d'impôt), ligne 5d (total de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie) et soustrayez la ligne 6d (Exemption HIRE Act) . Entrez le total sur la ligne 6e.

6. Ajustements
Ligne 7a - Ajustement pour les fractions de cents.

Utilisez l'arrondi traditionnel (moins de 1/2, arrondi à l'inférieur, demi ou plus, arrondi au supérieur). Utilisez le signe négatif, pas les parenthèses, pour les diminutions.
Ligne 7b - Soustraire tout montant de sécurité sociale ou d'assurance-maladie retenu sur les indemnités de maladie par les tiers payeurs (compagnies d'assurance).
Ligne 7c - Soustraire les rajustements pour la part non perçue des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie des employés sur les pourboires et sur les primes d'assurance-vie collective pour les anciens employés.
Ligne 8 - additionnez ces réglages (6e à 7c) et entrez sur la ligne 8.

7. Total des dépôts

Ligne 11 - Inscrivez le total de tous les dépôts d'impôt sur les salaires que vous avez effectués au cours du trimestre.

8. Ajustements totaux
Ajouter la ligne 11 (dépôts totaux), la ligne 12a (paiements d'aide à la prime COBRA) et la ligne 12e (ajustement de la taxe de sécurité sociale sur l'aide COBRA).

9. Solde dû ou trop payé
Si la ligne 10 (Total des taxes) est supérieure à la ligne 13 (total des dépôts avec rajustements), inscrivez le solde à la ligne 14.

Si la ligne 10 (Total des taxes) est inférieure à la ligne 13 (total des dépôts avec rajustements), inscrivez le montant du trop-payé à la ligne 15. Vous pouvez soit appliquer le trop-payé à la prochaine déclaration, soit demander un remboursement.

10. Page 2
Horaire de dépôt Vous devez fournir des informations sur votre calendrier de dépôt de paie. Si vous êtes un déposant mensuel, vous devez saisir la obligation fiscale pour chaque mois du trimestre. Si vous êtes un déposant à la quinzaine, vous devez joindre l'annexe B (formulaire 941), indiquant l'assujettissement à l'impôt pour chaque dépôt semestriel.

Responsabilité fiscale Votre obligation fiscale n'est PAS vos dépôts pour chaque trimestre. Votre dette fiscale correspond à l'impôt total que vous devez sur la masse salariale brute pour chaque mois. Votre impôt à payer pour le trimestre doit être égal au total de la ligne 10.

11. À propos de votre entreprise Répondez aux questions sur votre entreprise, aux lignes 18 et 19, ou laissez les champs vides s'ils ne s'appliquent pas.

La partie 4 demande si l'IRS peut communiquer avec votre tiers désigné. C'est la personne qui a préparé votre formulaire 941 et qui est responsable de la préparation des charges sociales.

Vous devez signer le formulaire et entrer les autres informations dans la partie 5 avant d'envoyer le formulaire.

12. Où déposer votre formulaire 941
Où vous produisez le formulaire 941 dépend de votre état et si vous allez faire un dépôt avec le dépôt. ou une liste complète des états et des adresses de dépôt.

Voir les Instructions du formulaire 941 de l'IRS (PDF) pour des informations plus détaillées.

Astuces:

1. Vérifiez tous vos calculs et les chiffres que vous soumettez à l'IRS. Par exemple, l'IRS a un enregistrement de tous vos dépôts de taxe sur la masse salariale, donc si les montants que vous dites que vous avez déposés ne correspondent pas aux dépôts que vous avez réellement effectués, vous pouvez avoir un problème.
2. Vérifiez le formulaire 941 pour les erreurs. N'essayez pas de corriger les erreurs que vous avez déjà faites sur les dépôts; vous devrez soumettre le formulaire 941-X pour corriger ce type d'erreur.
   Répondez à toutes les questions ou entrez "N / A" ou "Sans objet" ou avec la valeur "0". Ce n'est jamais une bonne idée de laisser des blancs sur ce type de formulaire.
3. Assurez-vous que tous vos chiffres correspondent, en particulier le numéro d'obligation fiscale de la ligne 10 par rapport au total du passif fiscal de la ligne 17. Un désaccord peut entraîner le rejet de votre 941 ou des amendes.
4. Assurez-vous de mettre le nom de votre entreprise et EIN en haut de la deuxième page à des fins d'identification.