Rédiger un voyage d'encouragement ou un programme de retraite pour cadres

Les planificateurs d'événements sont ceux qui sont chargés de produire un agenda concis mais informatif pour les réunions et les événements qu'ils organisent, y compris des agendas pour des retraites d'entreprises d'une semaine. Qu'il s'agisse d'une journée de réunions pour les directeurs d'agence ou de quatre jours d'exercices de consolidation d'équipe pour les nouveaux employés, les éléments de base restent les mêmes.

Conseils pour rédiger l'ordre du jour

Rédiger un ordre du jour pour un événement - en particulier un événement de plusieurs jours - est parfois difficile car l'ordre du jour (ou l'itinéraire) doit être bref tout en fournissant toutes les informations nécessaires.

Après tout, la plupart des participants seront familiers avec les programmes offerts et ne veulent pas trimballer un document complet pour savoir où ils devraient être et quand. C'est votre travail en tant que planificateur d'événements pour rendre la vie des participants aussi facile que possible.

Les éléments de base d'un agenda doivent contenir les informations suivantes:

• Nom et lieu de l'événement.
• Jour et heure exacte de chaque événement / activité jusqu'au quart d'heure.
• Le genre d'événement comme une séance de brainstorming créatif vs une séance d'établissement d'objectifs stratégiques vs une discussion avec des chefs d'équipe
• Des informations pertinentes sur l'événement telles que comment s'habiller pour un rassemblement si c'est un déjeuner, dîner ou cocktail (c.-à-d. affaires occasionnelles ou cravate noire)
• Conseil: informez toujours les participants de l'endroit où ils peuvent trouver des renseignements supplémentaires, comme le site Web de l'organisation hôte.

Exemple de format d'agenda de réunion

La plupart des formats d'agenda comportent une section d'en-tête au centre de la page avec une à trois lignes de texte avec le nom de l'événement, le nom de l'organisation événement et la date à laquelle l'événement commence.

L'ordre du jour est alors organisé en deux colonnes: la colonne de gauche contient les dates et heures. Sur le côté droit est le nom de l'événement avec des détails sur l'activité.

Votre agenda devrait être facile à suivre, et s'il s'agit d'un événement d'une journée, essayez de tout mettre sur une seule page. Rappelez-vous, l'itinéraire général est l'un des nombreux éléments que vous êtes chargé de préparer avec d'autres matériaux d'invitation formelle comme des invitations électroniques et imprimées.

Étant donné que les participants recevront plusieurs documents de communication de votre part, vous aurez l'occasion de fournir des informations détaillées dans un autre document.