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Ce n'est pas un secret que les hôteliers sont toujours à la recherche de planificateurs de réunions et d'événements qui peuvent choisir des hôtels et d'autres lieux pour des réunions, voyages de motivation, conférences et expositions.
De nombreux hôtels se sont appuyés sur des sites RFP (Request for Proposals) en ligne, tels que Conventionplanit. com et sabrehotelrfp. com pour promouvoir leurs capacités de réunion et de service de conférence. Ils ont également développé leurs propres formulaires RFP en ligne.
Cependant, de nombreux planificateurs hésitent à envoyer leurs demandes de propositions d'hôtel via des moteurs de recherche tiers. De nombreux planificateurs préfèrent soumettre leurs demandes d'offres d'hôtels directement à l'hôtel et aux centres de conférence.
Quelles informations sont incluses dans une demande de propositions d'hôtel?
Un excellent outil pour aider les planificateurs à commencer à développer leurs propres formulaires pour les offres d'hôtels et d'autres besoins en matière d'événements est l'outil d'échange de pratiques accepté par le Conseil de l'industrie de la Convention.
Les éléments de base d'une demande de propositions d'hôtel doivent être les suivants:
- Renseignements de base sur le demandeur (nom, titre, organisation, adresse, téléphone, courriel, etc.)
- Dates de l'événement (fournir au moins deux options différentes)
- Blocs de chambres nécessaires (dates et nombre de chambres)
- Demande de salles de réunion (dates, dimensions, quantités)
- Alimentation et boissons
- Exigences d'accessibilité
- Livraison et recevoir les exigences
- Autres informations pertinentes
Tirer parti des outils de DP
En outre, la Global Business Travel Association (GBTA) offre à ses membres un vaste outil de demande de propositions d'hôtel que les planificateurs d'événements voudront peut-être envisager.
Les éléments du RFP de l'hôtel GBTA sont les suivants:
- Informations sur l'établissement
- Informations sur le demandeur RFP
- Détails sur le contrat de chambre
- Taille de l'espace de réunion total d'un hôtel
- Nombre total de salles de réunion
- Taille de la plus grande salle de bal ou salle de réunion d'un hôtel
- Hauteur du plafond de la plus grande salle de bal ou salle de réunion
- L'hôtel dispose-t-il d'une salle de réunion permanente?
- Combien de personnes la salle de réunion pourra-t-elle accueillir?
- L'hôtel dispose-t-il d'un espace d'exposition dédié?
- Quelle est la taille de l'espace d'exposition?
- Quelle est la distance du centre de congrès de la région?
- Quel est le nom du centre de congrès?
- Quel est le pourcentage d'impôt sur les aliments et les boissons?
- Quel est le pourcentage de frais de service de banquet?
- Les frais de service de banquet sont-ils imposés?
- L'hôtel offre-t-il des services audio-visuels (A / V) internes?
- L'hôtel offrira-t-il des réductions sur les services A / V internes?
- L'hôtel permettra-t-il aux clients d'amener des vendeurs A / V à l'extérieur?
- Combien de salles de réunion contiennent Internet haute vitesse sans fil?
- Comment les salles de réunion peuvent-elles contenir des vidéoconférences?
- Y a-t-il des frais pour l'utilisation de vos propres fournisseurs A / V?
- L'hôtel accepte-t-il les cartes de réunion professionnelles pour le paiement?
- L'hôtel propose-t-il des tarifs forfaitaires?
En outre, il serait utile de partager avec les ventes d'hôtels le type d'événement que vous organisez. Cela leur donnera un aperçu des objectifs que votre réunion pourrait avoir.
La bonne nouvelle de travailler avec des hôtels est que la plupart des gens devraient être assez expérimentés pour organiser des événements similaires, et un responsable des ventes ou de la restauration pourra partager plus de détails avec vous pour aider les planificateurs à atteindre leurs objectifs.
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