Comment les planificateurs d'événements performants restent organisés

Que vous soyez un planificateur d'événements d'entreprise ou une personne administrative, les bases de la planification d'événements requièrent de solides compétences organisationnelles, de communication et de documentation. Quel que soit votre niveau d'expérience, même un passionné de l'hospitalité peut organiser un événement d'affaires incroyable avec un peu de créativité et beaucoup d'organisation en cours de route. Mais quand il s'agit de planification d'événements, en particulier pour les planificateurs d'événements occupés avec plus d'un événement sur leurs livres, rester organisé peut être un obstacle plus grand que la plupart se rendent compte.

Comment les planificateurs d'événements restent organisés

L'organisation est l'une des nombreuses clés du succès pour la plupart des planificateurs d'événements. Non seulement la maîtrise des compétences organisationnelles peut réduire le stress, mais elle peut également améliorer votre créativité en tant que planificateur d'événements, vous permettant de voir la situation dans son ensemble et de sortir des sentiers battus en sachant que vous maîtrisez les détails. Voici quelques façons que les planificateurs d'événements réussis restent organisés.

Créer des classeurs d'événements

Créer des classeurs d'événements et de planification d'événements est probablement le moyen le plus efficace de rester organisé pour planifier des séminaires, des conférences, des formations internes, des réunions de direction et tout type d'événement. Alors que de nombreux planificateurs d'événements se tournent vers des outils d'organisation plus électroniques et numériques, les reliures physiques peuvent servir de lieu pour l'événement le plus important et les détails du programme. Garder des copies papier de certains documents, notes et autres détails peut sauver des vies tout au long de la vie d'un événement.

Idéalement, chaque événement et / ou programme devrait avoir son propre classeur. Selon la complexité de votre événement, votre classeur peut inclure plusieurs sections, notamment:

Itinéraire / Agenda

• Contacts clés
• Participants
• Communications
• Contrats
• Commandes d'événements banquets
• Divertissement
• Liste des chambres
• Arrivées / Départs
• Activités
• Cadeaux
• Budget
• Divers
• Avec votre classeur de planification d'événements mis à jour régulièrement, vous partagerez facilement l'information avec vos collègues internes et les clients, même s'ils ne vous donnent pas beaucoup de temps pour vous préparer.

Utiliser le logiciel de planification d'événements ou le stockage de documents en ligne

Bien que vos classeurs d'événements contiennent tous les détails les plus importants de chaque événement sur papier, le reste de vos notes de référence, idées et correspondances doivent également être organisés ensemble. Aujourd'hui, de nombreux planificateurs d'événements utilisent des logiciels de planification et de gestion d'événements, mais beaucoup d'autres se tournent vers les options de stockage de fichiers en ligne pour rester organisés.

Des outils en ligne tels que Google Drive et Dropbox peuvent constituer un lieu organisé pour toutes sortes de documents électroniques, des feuilles de calcul aux factures. Ces outils vous permettent de télécharger, stocker et organiser des documents dans des fichiers et des dossiers en ligne où ils peuvent être facilement accessibles de n'importe où.Vous pouvez ouvrir des documents sur votre ordinateur portable, votre smartphone ou votre tablette. Vous pouvez également facilement joindre ces fichiers à des courriels ou partager le document avec des collègues, des fournisseurs et des clients. Il peut être la solution d'organisation idéale pour les planificateurs d'événements qui sont toujours en déplacement.

Le résultat organisationnel

À la fin, la façon dont vous organisez vos documents, notes et correspondance dépend de vous.

Chaque planificateur d'événements a un système différent qui fonctionne pour eux et leurs événements. Le facteur le plus important devrait toujours être l'accessibilité et la disponibilité de l'information. Assurez-vous donc que quel que soit le système que vous utilisez, vous pouvez rapidement et facilement localiser les informations que vous recherchez.