Essayez le découpage pour améliorer l'efficacité

En tant que gestionnaires, nous passons trop de temps à essayer d'adapter davantage de travail en moins de temps. Une réponse commune pour les professionnels surmenés à tous les niveaux est d'essayer de faire plusieurs tâches en effectuant plusieurs activités en même temps. Le problème est que le multitâche ne fonctionne pas.

Le multitâche ne fonctionne pas

Imaginez par exemple que lorsque vous vous brossez les dents le matin, vous commencez à réfléchir à l'ordre du jour d'une grande réunion plus tard dans la journée.

Il ne faut pas beaucoup de puissance de traitement de votre cerveau pour se brosser les dents et vous pourriez réellement être en mesure de se concentrer sur l'ordre du jour tout en maniant mécaniquement votre tâche de nettoyage des dents du matin.

Mais qu'en est-il de deux tâches qui nécessitent plus de capacités de votre cerveau? Vous pourriez parler au téléphone pendant que vous préparez le petit déjeuner. Vous pouvez faire les deux tâches correctement, mais la possibilité d'erreurs dues à des défaillances dans l'attention est grande. Et comme nous le savons tous, mélanger

Le découpage fonctionne mieux

Le découpage décrit comment fonctionne l'utilisation de la mémoire humaine Il est important de se souvenir de ce concept pour accomplir plusieurs tâches simultanément. en même temps (même si vous vous brossez les dents, il peut sembler qu'ils sont simultanés).

Imaginez que vous êtes au téléphone lorsque quelqu'un entre dans votre bureau, demande votre avis ou une décision rapide sur un question.

Vous arrêtez d'écouter la personne au téléphone brièvement, scannez la note devant vous, griffonnez une réponse et retournez à l'appel téléphonique. les deux activités (appel téléphonique et conversation en personne) en même temps.

Vous avez effectivement fait trois tâches dans l'ordre, avez commencé l'appel téléphonique, avez eu la conversation en personne, puis avez repris l'appel téléphonique.

Tout comme dans l'exemple du petit déjeuner ci-dessus, vous auriez pu faire mieux les deux, et en moins de temps total, si vous aviez fait ourlet l'un après l'autre au lieu de en même temps. La raison en est que lorsque vous commencez chaque tâche, vous devez vous concentrer dessus et commencer.

Le temps de démarrage tue le multitâche

Lorsque vous avez lancé l'appel, vous deviez y réfléchir, trouver le numéro de téléphone et passer l'appel. Lorsque vous avez été interrompu, vous deviez déterminer ce que la personne voulait de vous afin de pouvoir lui donner une décision. Enfin, lorsque vous avez repris l'appel téléphonique, vous avez dû vous rappeler où vous vous étiez arrêté. Vous auriez même dû dire, "Oups, désolé, quelqu'un est entré. Que disiez-vous?"

Plus vous faites de démarrages et d'arrêts au cours de la journée, plus ce démarrage prend beaucoup de temps. moments que vous avez. Ces moments sont des temps non productifs. Si vous avez un rapport quotidien à préparer, le moment de démarrage est probablement assez court par rapport à celui du rapport que vous ne faites que trimestriellement.Cependant, si vous préparez ce rapport et que vous êtes interrompu, vous avez presque le même temps de démarrage à chaque fois.

Je peux écrire mon rapport hebdomadaire dans environ 30 minutes sans aucune interruption. Je l'ai fait prendre plusieurs heures pour terminer simplement parce que mon travail est opérationnel et exige que je fais face à des tâches imprévues beaucoup.

(C'est le code car j'ai beaucoup d'interruptions dans ma journée.) Cependant, le coupable n'était pas les personnes qui m'ont interrompu. Le coupable était le temps requis pour les moments de démarrage chaque fois que j'ai relancé le rapport.

Quelques fois que vous devez effectuer plusieurs tâches

D'accord, vous devez parfois effectuer plusieurs tâches simultanément. Votre travail peut être opérationnel comme le mien. Alors quoi de mieux que le multitâche? Le découpage est meilleur.

Le découpage est le concept consistant à diviser votre journée en gros morceaux plutôt que de réagir à des interruptions constantes. Plus vous consacrerez de temps à des tâches spécifiques, moins vous aurez de temps de démarrage et votre efficacité s'améliorera proportionnellement. Puisque vous ne passerez pas autant de temps dans les moments de démarrage, vous aurez plus de temps et vous aurez plus de travail. En prime, puisque vous serez en mesure de vous concentrer sur la tâche à accomplir, vous le ferez mieux.

En guise d'encadré, les chefs de projet ont depuis longtemps compris la puissance de cette technique et ont créé leur propre version du «découpage» via le processus de répartition des tâches.

Premiers pas avec le découpage

Alors, comment pouvez-vous commencer à découper?

Commencez petit jusqu'à ce que vous en ayez l'impression. Choisissez une seule tâche, peut-être votre rapport hebdomadaire.
Mettez de côté les 30 minutes que vous savez qu'il faudra.
Fermez votre porte ou placez un panneau indiquant «Genius at work» ou quelque chose comme ça, puis vous vous concentrez sur le rapport et rien d'autre que le rapport.
Ignorer le téléphone.
Ne pas vérifier les emails.
Il suffit d'écrire le rapport.

Faites de même avec les appels téléphoniques, les réunions d'employés et d'autres activités régulières. Concentrez-vous sur vos journées et après quelques semaines de pratique, vous vous sentirez plus efficace.

The Bottom Line

Ne perdez pas autant de votre temps à essayer de faire plusieurs tâches. Au lieu de cela, rendez-vous plus efficace et plus productif en segmentant. Alors que le terme est gênant, le concept est efficace!

Mis à jour par Art Petty