Haut Stratégies pour améliorer les comptes débiteurs

L'établissement d'une stratégie efficace de gestion des comptes clients est un élément crucial de la gestion d'une entreprise prospère. Malgré cela, nous traitons régulièrement avec les PME qui ne suivent pas une approche méthodique de la situation, et elles sont les pires pour cela. L'amélioration et l'optimisation des processus de gestion des comptes clients apportent de nombreux avantages à la table, et ils ne s'appliquent pas uniquement aux RA. Un processus de RA rationalisé et efficace a également un impact positif sur le marketing, les ventes, le service client et l'ensemble des opérations.

Donc, cela vaut la peine de consacrer du temps et des efforts pour l'améliorer.

Optimiser les comptes débiteurs: pourquoi cela compte

Comme de nombreux propriétaires d'entreprise, vous ne voyez peut-être pas immédiatement les avantages d'une optimisation proactive de vos processus de comptes clients. Comme mentionné ci-dessus, cependant, cela peut considérablement améliorer de nombreux aspects de votre entreprise. Elle empêche le gaspillage des capitaux existants, ce qui augmente la liquidité. À son tour, une entreprise est mieux en mesure de réduire sa dette, de réduire ses coûts, de financer sa croissance et, dans bien des cas, de surpasser la concurrence.
Une partie cruciale de l'optimisation des processus de gestion des comptes débiteurs consiste à persister à démarrer le processus plus tôt. Trop souvent, les entreprises ont tellement l'intention de faire des ventes qu'elles traitent les comptes débiteurs comme une réflexion après coup. Commencer tôt le processus signifie discuter des choses comme les conditions de paiement dans les premières étapes de la relation client. Obtenir un nouveau client avec les paiements électroniques au début du processus est un autre exemple d'approche proactive de la situation.

Avant de faire quoi que ce soit d'autre, engagez votre entreprise à faire des comptes débiteurs une priorité le plus tôt possible dans le processus.

Pièges typiques des comptes clients

Les propriétaires d'entreprise mettent souvent les comptes débiteurs en veilleuse, en supposant que le fait de s'en sortir tout seul est parfaitement acceptable. Cependant, les mauvaises pratiques de RA entraînent un certain nombre de problèmes pour les entreprises.

Qu'il s'agisse d'accorder des crédits à des clients non qualifiés ou de ne pas faire le suivi des comptes en souffrance en temps opportun, les mauvaises pratiques en matière de RA entraînent des pertes de temps, d'argent et de productivité. Ils produisent souvent un effet d'entraînement qui touche pratiquement tous les aspects de la gestion d'une entreprise. Le pire de tout est que beaucoup de problèmes sont facilement évitables.
Parmi les autres problèmes courants liés aux RA, citons l'application et l'allocation incorrectes de paiements en espèces, l'absence d'attention à l'exactitude des factures et factures et l'incapacité à générer et à utiliser correctement les rapports sur les problèmes potentiels. N'importe lequel de ces faux pas et d'autres peuvent causer des problèmes de grande envergure, même pour des entreprises très prospères et rentables, il vaut donc la peine de prendre des mesures pour les corriger le plus tôt possible.

Optimisez ces cinq activités pour améliorer le traitement des comptes clients

L'optimisation des processus de gestion des comptes clients semble très difficile dès le départ. Cependant, en adoptant une approche méthodique de la situation, vous pouvez mettre en œuvre des changements qui se traduiront par des améliorations assez rapides et spectaculaires. Pour votre commodité, nous avons identifié cinq activités qui, une fois correctement optimisées, amélioreront radicalement le fonctionnement global de votre processus de gestion des comptes débiteurs et, à leur tour, produiront de nombreux avantages intéressants pour votre entreprise dans son ensemble:

1. Maintenir des données clients précises - Centraliser le processus de données de base pour assurer l'exactitude des comptes des clients et l'information est une partie cruciale de l'établissement et du maintien d'un processus de comptes débiteurs efficace. Par exemple, des adresses inexactes peuvent entraîner l'envoi de factures au mauvais endroit, ce qui entraîne des retards de paiement. Les comptes des clients doivent être régulièrement vérifiés pour vérifier les anomalies telles que les conditions de paiement inhabituelles ou inappropriées, les limites de crédit, les remises, etc. Les modifications apportées aux données client doivent être correctement documentées et des contrôles doivent être mis en place pour empêcher les personnes non autorisées d'accéder aux données ou de les modifier.
2. Établir un processus d'approbation de crédit clair et concis - Trop souvent, les entreprises se glissent dans des habitudes de crédit préjudiciables afin de stimuler les ventes. Bien sûr, cela conduit à un cercle vicieux qui peut finalement être désastreux pour une entreprise. L'octroi de crédit peut être une très bonne chose, mais un processus clair doit être établi pour ce faire. Il devrait inclure des instructions claires concernant quand et comment évaluer et remplacer les limites de crédit, quand placer des comptes en attente et comment le processus de demande fonctionne. Des examens réguliers du processus d'approbation de crédit devraient être effectués parce que les circonstances changent.
3. Établir un processus de facturation efficace - La facturation et la facturation des clients doivent être précises et rationalisées pour être efficaces. Des erreurs dans les prix, les unités de mesure et autres peuvent causer de sérieux dégâts. De plus, les factures doivent être créées et envoyées en temps opportun, et la manière dont elles sont produites doit être cohérente et définie. Une façon d'améliorer la facturation et la facturation est d'automatiser autant que possible, alors n'ayez pas peur de compter sur la technologie ici. Utilisez des rapports d'exception pour identifier les comptes problématiques. Si possible, créez un portail client pour transférer une partie du travail aux clients tout en leur donnant un sentiment d'autonomie.
4. Optimisez le processus de demande d'espèces - À l'arrivée, les paiements doivent être appliqués correctement. Ils doivent être appliqués au bon client et aux factures appropriées. Sinon, si des différends ou des problèmes surviennent plus tard, il sera très difficile d'essayer de résoudre le problème initial. Les paiements doivent également être appliqués rapidement pour garantir qu'à tout moment, vous savez quels comptes sont en cours et ceux qui sont en souffrance. Une façon potentielle d'optimiser le processus est d'offrir un nombre limité d'options de paiement pour plus de simplicité.Publier les entrées de journal rapidement et longtemps avant les dates limites. Autant que possible, évitez de verser de l'argent dans les comptes d'attente jusqu'à ce que vous ayez le temps de déterminer où il est supposé aller.
5. Optimiser le processus de recouvrement - Une optimisation adéquate des comptes débiteurs facilite grandement le recouvrement des paiements de manière rapide et efficace. Lorsque les paiements sont correctement appliqués, par exemple, il est facile de déterminer quels comptes risquent d'être en défaut. Les efforts de collecte doivent être cohérents et méthodiques. Un processus clairement défini de négociation des plans de paiement devrait être établi pour s'assurer qu'il concorde avec les objectifs globaux de l'entreprise. Les processus doivent être automatisés autant que possible afin de réduire le risque d'erreurs lors de la saisie manuelle.

Huit meilleures pratiques à adopter pour améliorer les processus des comptes débiteurs

Le Centre américain pour la productivité et la qualité, ou APQC, a établi un ensemble de normes appelées Normes ouvertes. Ils décrivent les meilleures pratiques pour le traitement des comptes débiteurs, et ils devraient s'avérer inestimables pour améliorer vos processus de RA. Nous avons résumé les huit points les plus importants des normes ouvertes de l'APQC pour votre commodité:

1. Éliminer les obstacles à la réception des paiements - Par exemple, interrogez vos clients pour connaître les méthodes de paiement qui leur conviennent le mieux. À partir de là, envisagez d'offrir une sélection différente d'options de paiement pour que les clients puissent payer leurs factures plus rapidement.
2. Prioriser la gestion des crédits - Ne pas prolonger le crédit de façon négative pour ne pas interrompre les ventes. Cette stratégie se retourne contre le long terme et n'est qu'un exemple des nombreux problèmes potentiels qui peuvent survenir en raison de mauvais processus de gestion du crédit.
3. Évaluer régulièrement les comptes clients - Établissez un calendrier spécifique pour le suivi et l'évaluation de l'état de vos comptes débiteurs. Idéalement, cela devrait être fait au moins une fois par semaine. Le plus tôt vous trouvez des erreurs, le plus tôt vous pouvez les corriger - et moins ils sont susceptibles de causer des problèmes majeurs pour votre entreprise.
4. Envisager de raccourcir les conditions de paiement - Aucune loi n'indique que tous les clients doivent avoir des conditions de paiement net-30. Souvent, l'utilisation de conditions de paiement plus courtes incite les clients à payer au moins un peu plus rapidement, c'est donc une option intéressante à envisager.
5. Créer un processus de résolution des litiges de facturation - Établir un processus spécifique pour gérer les litiges de facturation. Cela permettra non seulement de rationaliser le processus, mais aussi d'améliorer la satisfaction globale des clients, car votre équipe saura précisément quoi faire en cas de différend.
6. Automatisation: étudiez différents types de logiciels et d'autres formes de technologie pour automatiser autant de processus de comptes clients que possible. Le plus que vous pouvez supprimer l'élément humain, le plus précis et fiable de l'ensemble du processus sera. De nombreux programmes sont coûteux, mais le retour sur investissement est considérable, car il y a moins d'erreurs et, dans de nombreux cas, la productivité des employés est également renforcée.
7. Établir un processus de recouvrement proactif - Faire des collections une priorité absolue et l'appliquer en établissant une stratégie de recouvrement claire et concise. Idéalement, viser à intervenir tôt. Quand un compte se glisse dans la colonne due-due, votre équipe devrait être partout et savoir juste quoi faire.
8. Bill électronique - Si vous avez les moyens de le faire, commencez à facturer les clients électroniquement. Bien qu'il y en aura qui ne peuvent pas supporter les factures et les paiements électroniques, la plupart des entreprises sont d'accord avec cela ces jours-ci. Moins vous devez envoyer de chèques papier que vous devez traiter et envoyer par la poste, plus l'ensemble du processus sera simple et précis.

Comme vous pouvez le voir, vous n'avez pas besoin de recommencer à zéro pour améliorer et optimiser vos comptes débiteurs. Vous pouvez choisir de prendre une zone à la fois, ou vous pouvez plonger à toute vapeur et réorganiser tout à la fois. Quoi qu'il en soit, toute mesure que vous prendrez pour optimiser vos comptes débiteurs sera largement rentable à long terme.