Couverture des comptes débiteurs de votre entreprise

La perte de dossiers de comptes débiteurs peut dévaster une petite entreprise. Si un incendie ou un autre péril détruit ses dossiers de facturation, une entreprise peut être incapable de collecter l'argent qui lui est dû par les clients. Heureusement, les entreprises peuvent atténuer ces pertes en achetant une couverture des comptes débiteurs . Cette couverture protège une entreprise contre les pertes financières causées par les dommages à ses comptes débiteurs. L'exemple suivant montre pourquoi cette couverture est importante.

Exemple

Glen est propriétaire de Glen's Glassworks, une entreprise qui vend des produits verriers comme les fenêtres et les portes-fenêtres. Les affaires ont été bonnes et l'entreprise a attiré de nombreux nouveaux clients. L'entreprise a remplacé son système de comptabilité papier par un système informatisé il y a quelques années. Tous les enregistrements comptables des clients sont stockés sur un ordinateur dans le bureau de Glen. Chaque client est facturé dans la semaine suivant la date d'achèvement du travail. L'entreprise envoie des factures par courrier électronique, sauf si un client demande une facture papier envoyée par le biais du service postal américain. Alors que certains clients de Glen paient rapidement, d'autres prennent des semaines ou des mois pour payer. À tout moment, la compagnie peut avoir jusqu'à 50 000 $ en factures impayées.

Tard dans la nuit, des vandales s'introduisent dans le bureau de Glen et déversent de l'eau sur l'ordinateur de l'entreprise. L'eau endommage l'ordinateur et détruit tous les registres comptables de Glen. Le directeur de Glen n'a pas sauvegardé les fichiers informatiques de l'entreprise depuis des mois.

Par conséquent, il sera difficile, voire impossible, de reconstituer les dossiers comptables des clients actuels. Sans ces documents, Glen's Glassworks pourrait être incapable de recouvrer l'argent qui lui est dû. La perte de flux de trésorerie pourrait paralyser l'entreprise, mettant en péril sa capacité à survivre.

Pas le même que l'assurance-crédit commercial

La couverture expliquée dans cet article est pas la même que l'assurance-crédit commerciale.

Ce dernier couvre les pertes financières qu'une entreprise subit parce que ses clients n'ont pas effectué les paiements conformément aux conditions de crédit. L'assurance-crédit commerciale couvre les défauts de paiement par les clients qui ne paient pas l'argent qu'ils doivent en raison d'une faillite, de problèmes de liquidités, d'un changement de propriétaire ou pour toute autre raison. L'assurance-crédit commerciale est parfois appelée couverture des comptes débiteurs, mais ce n'est pas la couverture décrite ci-dessous.

Avenant requis

La plupart des polices d'assurance des biens commerciaux ne couvrent pas les pertes financières résultant des dommages causés aux comptes débiteurs. C'est parce que les comptes ne sont pas considérés comme des «biens couverts». Les comptes sont généralement répertoriés dans la section intitulée Propriétés non couvertes. Cependant, les pertes découlant des dommages aux dossiers des comptes débiteurs peuvent être couvertes par un endossement.

Pertes couvertes

La couverture des comptes débiteurs couvre généralement les types de pertes suivants:

• Sommes dues par les clients que vous ne pouvez pas collecter: C'est de l'argent que vous ne parvenez pas à percevoir. Vous devez avoir été endommagé ou détruit par un péril couvert.
• Frais d'intérêt sur un prêt que vous avez obtenu pour compenser les sommes que vous ne pouvez pas percevoir: Si vous ne pouvez pas recouvrer l'argent que vos clients vous doivent, vous pourriez être forcé d'obtenir un prêt pour compenser les fonds perdus. Dans ce cas, votre assurance devrait couvrir le coût de l'intérêt.
• Coûts de collecte dépassant les coûts de collecte normaux qui sont nécessaires en raison de la perte: Pratiquement toutes les entreprises encourent des coûts de routine pour collecter les fonds dus par les clients. Par exemple, votre commis comptable peut passer quelques heures chaque mois pour rappeler aux clients que les paiements sont dus. L'assurance comptes clients couvre les dépenses qui dépassent vos coûts habituels, et qui sont le résultat direct d'une perte. Un exemple est le coût de l'embauche d'un travailleur temporaire pour aider au processus de collecte après une perte.
• Autres dépenses raisonnables que vous engagez pour rétablir vos enregistrements de comptes clients: Cette clause attrape tous les autres coûts que vous maintenez, autres que ceux décrits ci-dessus, pour recréer vos enregistrements de comptes débiteurs. Par exemple, vous engagez un consultant qui est un expert dans la restauration des dossiers comptables perdus.

Périls couverts

La couverture des comptes débiteurs est généralement sujette à une poignée d'exclusions énumérées dans l'avenant. Ceux-ci diffèrent de ceux qui s'appliquent aux bâtiments et aux biens personnels. Voici quelques exclusions généralement trouvées dans les endossements de comptes clients.

• Guerre, action gouvernementale et danger nucléaire: Ces exclusions peuvent inclure un libellé de causalité anticoncurrence.
• Malhonnêteté: Exclut les actes malhonnêtes commis par vous, vos employés ou les chefs d'entreprise.
• Falsification de documents: Exclut la modification ou la falsification de documents lorsque le but est de cacher le fait que quelqu'un a pris, retenu ou donné de l'argent à quelqu'un d'autre en violation de la loi.
• Erreurs de comptabilité ou de facturation: Exclut les pertes causées par des erreurs de comptabilité ou de facturation.
• Dommages électriques ou magnétiques: Exclut les dommages aux données électroniques causés par des perturbations électriques ou un effacement. Certaines polices excluent également les dommages causés par des erreurs de programmation, un équipement de traitement de données défectueux ou une interruption du service d'alimentation.
• Perte basée sur l'audit des enregistrements: Exclut toute perte nécessitant une vérification des enregistrements ou un calcul d'inventaire pour prouver l'existence de cette perte.

Calcul des pertes

Lorsque ses registres de comptes débiteurs ont été endommagés, une entreprise peut être incapable de déterminer combien ses clients doivent. Ce fut le cas avec Glen's Glassworks. Les vandales ont détruit les registres comptables du cabinet et aucune copie de sauvegarde n'était disponible. Les endossements de comptes débiteurs expliquent comment les pertes seront calculées dans cette situation. La manière dont les pertes sont évaluées peut varier d'un endossement à l'autre, mais la plupart des assureurs suivent les mêmes étapes générales.

Tout d'abord, l'assureur calcule le total de vos débiteurs pour la période de douze mois précédant la perte. Il divisera ensuite vos créances annuelles par douze.Le résultat est vos créances mensuelles moyennes. Par exemple, supposons que vos enregistrements de comptes débiteurs soient détruits par un incendie le 1er janvier 2017. Votre assureur additionne vos comptes débiteurs pour la période allant du 31 décembre 2015 au 31 décembre 2016, puis divise ce nombre par douze. Si vos créances annuelles sont de 1 million $, votre moyenne mensuelle est de 83 333 $.

Ensuite, votre assureur déterminera si les fluctuations normales de votre entreprise ont entraîné une augmentation ou une baisse de vos comptes débiteurs à la date du sinistre. De nombreuses entreprises génèrent des ventes plus élevées à certains moments de l'année et des ventes plus faibles à d'autres moments. Votre assureur tiendra compte du moment de la perte et augmentera ou diminuera la moyenne mensuelle en conséquence.

Retenues

Une fois que votre assureur a calculé vos comptes mensuels rajustés, il soustrait les montants suivants:

• Comptes non perdus: Votre assureur ne versera aucun paiement pour les comptes débiteurs qui ont: pas été perdu.
• Comptes rétablis ou perçus: De même, votre assureur n'effectuera aucun paiement pour les comptes que vous avez été en mesure de rétablir ou de recouvrer.
• Mauvaises dettes: L'assureur fera une déduction pour vos mauvaises créances normales. Ce sont des dettes que vous n'auriez pas pu percevoir même si la perte n'avait pas eu lieu.
• Intérêt non gagné: Votre assureur déduira les frais d'intérêt et les frais de service que vous ne pouvez pas percevoir des clients parce que vos registres de débiteurs ont été détruits.

Autres provisions

Votre assureur paiera le plus pour les pertes subies dans le cadre de la couverture des comptes débiteurs, soit la limite indiquée dans l'avenant. La limite s'applique à chaque occurrence.

Si vous recouvrez une partie d'une perte payée par votre assureur, vous devez retourner cet argent à votre assureur. Par exemple, supposons que votre assureur vous ait versé 50 000 $ pour des comptes que vous ne pouvez pas recouvrer parce qu'un incendie a détruit vos relevés de facturation. Un client vous paie ensuite 5 000 $ pour le travail que vous avez effectué. Si le montant que le client vous devait était inclus dans le paiement d'assurance de 50 000 $, vous devez retourner 5 000 $ à votre assureur.

Avenants de couverture étendue

De nombreux assureurs incluent l'assurance comptes clients dans le cadre d'un avenant «couverture étendue» joint à une police immobilière. Cette assurance peut ne pas être équivalente à la couverture fournie par l'approbation distincte des comptes débiteurs. D'une part, il peut être soumis à toutes les exclusions qui s'appliquent aux bâtiments et aux biens personnels. Deuxièmement, une sublimité s'appliquera probablement, et elle sera probablement faible. De plus, la sublimité fait partie de (et non pas de) la limite des biens personnels d'affaires.