Compréhension de la gestion des risques dans l'immobilier

L'administration et la gestion des risques constituent un élément essentiel de la gestion des biens immobiliers. La fonction d'archivage doit être gérée avec soin et, plus le niveau de détail est élevé, meilleurs sont les résultats probables.

Dans la plupart des États, le plus grand nombre de plaintes de consommateurs, les pénalités de commission et les suspensions et révocations de permis sont de loin liées à la gestion immobilière. Ce n'est pas que ces titulaires de permis de gestion immobilière sont stupides.

C'est que c'est une entreprise très axée sur les transactions. Alors qu'un agent moyen peut effectuer une douzaine de transactions de vente par an avec un contrat d'achat et des documents connexes, le gestionnaire immobilier moyen peut effectuer des centaines de transactions plus petites.

Le fait qu'ils soient plus petits ne rend pas ces transactions moins importantes et ne réduit pas le risque de les faire. En tant que gestionnaire immobilier, vous contractez avec un propriétaire pour commercialiser et louer leur propriété, percevoir les loyers et les remettre au propriétaire, et pour gérer la propriété, de la maintenance à l'application des règles du locataire.

En faisant cela, vous négociez avec des propriétaires, des locataires, des entreprises de réparation, des médias publicitaires, des entrepreneurs et d'autres. Chacune de ces transactions introduit des risques dans votre entreprise. Ce n'est pas nécessairement beaucoup de risques dans chaque cas, mais c'est cumulatif.

Les fonctions financières sont de loin les plus susceptibles de créer des problèmes pour le courtier.

Les fonctions financières impliquent:

• la fonction marketing et financière nécessite des enregistrements de dépenses et de revenus, ainsi que des enregistrements fiscaux, des factures publicitaires et plus,
• la gestion des locataires implique des enregistrements de toutes leurs demandes, historique de paiement et violation des règles et
• l'entretien et les réparations de l'installation nécessitent des calendriers d'entretien, des dossiers de réparation pour la garantie et des dossiers du personnel et des sous-traitants.

La composante de gestion des risques est bien sûr très importante. Une grande catastrophe peut menacer économiquement la survie du bien. Les documents conservés en font partie, car toute action en justice intentée par d'autres peut être contrecarrée s'il existe des documents détaillés qui réfutent leurs demandes.

Une partie de la gestion du risque est la détermination du risque par rapport à la récompense. Un bon exemple est un bain à remous ou une piscine sur la propriété. Le gestionnaire de la propriété et le propriétaire doivent équilibrer la valeur de la piscine avec les risques encourus. Quand un tel risque est identifié, il y a trois façons de le traiter:

1. Évitement - La décision peut être prise d'enlever le spa ou la piscine, car les revenus locatifs supplémentaires ne valent pas le coût de l'assurance ou les risques encourus.

2. Contrôle - Si le spa est retenu, peut-être un verrou codé et une clôture seront-ils installés pour éloigner les jeunes enfants.

3. Transfert des risques - Le moyen le plus courant de gérer les risques consiste à souscrire une assurance pour transférer les risques à l'assureur.

Le gestionnaire immobilier compétent planifie les problèmes, conserve d'excellents fichiers et enregistrements de chaque activité et évalue continuellement ces fonctions pour déterminer si un changement est nécessaire.

Documents et e-mail

Dans de nombreux États, vous devez uniquement conserver des enregistrements de transaction pendant six ans.

Cependant, il est conseillé de les garder plus longtemps, surtout si vous êtes autorisé à le faire en format électronique. Vous pouvez parier que si l'une des parties peut avoir une réclamation, quelqu'un qui veut vous poursuivre pour quelque chose il y a six ans et dix jours aura toujours leurs copies de document. Il est beaucoup plus difficile de plaider votre cause si vous avez déjà détruit vos copies.

En ce qui concerne le courrier électronique, toute action en justice impliquant un prêt garanti par le gouvernement fédéral (à peu près toutes nos transactions résidentielles) peut vous obliger à produire des courriels liés à la transaction et aux communications avec votre client / client. Il existe de nombreux moyens et produits logiciels pour sauvegarder les e-mails associés, mais lisez quelques articles sur Evernote, une solution pour de nombreuses raisons. Voici comment gérer le courrier électronique à l'aide d'Evernote et de vos archives Gmail.

Modifiez pour adapter votre solution de messagerie.

• Configurez le transfert automatique dans Gmail de chaque e-mail envoyé ou reçu par votre client / client.
• Ils vont dans un cahier dans Evernote pour la transaction.
• Quelques semaines après la clôture, retrouvez tous ces courriels dans Evernote et imprimez-les dans l'ordre chronologique dans un fichier PDF.

Comme les fichiers PDF peuvent être recherchés, vous pouvez rapidement extraire les courriels que quelqu'un peut vouloir avec des mots-clés. Cela fonctionne plutôt bien.