Apprenez comment élaborer un plan d'externalisation

Beaucoup de discussions sur l'externalisation dans les médias le font paraître complexe, mais c'est vraiment très simple. Même dans nos maisons, nous «externalisons» de nombreuses tâches: cuisiner, entretenir nos pelouses et s'occuper des enfants, pour n'en nommer que quelques-uns. Lorsque nous n'avons pas le temps, l'objectif ou les compétences pour faire le travail nous-mêmes, nous cherchons quelqu'un qui le peut, et quelqu'un qui fera le travail pour un prix que nous pouvons nous permettre de payer. Les entreprises fonctionnent de la même manière, même si leurs décisions peuvent impliquer plus de facteurs et de décideurs.

Le processus de développement du plan d'externalisation

Mais tout comme les familles prennent des décisions différentes, les entreprises peuvent prendre des décisions étonnamment différentes en matière d'externalisation. Il n'y a pas de modèle qui fonctionne pour toutes les entreprises, mais il existe un processus que toutes les entreprises doivent prendre en compte:

Réalisation

Dans le passé, beaucoup d'entreprises ne savaient même pas ce qu'est l'externalisation. Aujourd'hui, ils connaissent l'externalisation, mais ne réalisent peut-être pas le nombre de programmes d'externalisation (et de sous-traitance) qu'ils gèrent déjà: centres de photocopie, salles de courrier, gestion des installations, informatique et même une partie du service juridique. L'externalisation peut ne pas résoudre tous les problèmes, mais l'apprentissage de la génération précédente de contrats permettra d'identifier de nouveaux projets et de fournir des informations précieuses.

Définition des objectifs

Pour réussir à créer un programme d'externalisation, vous devez définir des objectifs spécifiques, tels que la réduction de 5% des coûts globaux de l'entreprise, l'efficacité sur un seul site ou uniquement regarder les fonctions effectuées dans une unité d'affaires.

Les objectifs n'ont pas besoin de beaucoup de détails. Au fur et à mesure que votre expérience d'externalisation augmente, les définitions changent.

Participation

Vous avez besoin de participants provenant de nombreux domaines d'expertise pour contribuer au plan, vérifier les hypothèses et fournir un avis d'expert. Lorsque vous passez d'un plan général à des projets spécifiques, vous répétez ce processus et créez des sous-groupes avec des connaissances encore plus spécifiques.

Identification

Maintenant que vous avez des objectifs et des experts pour identifier et interpréter les informations, il est temps d'identifier des projets spécifiques pour votre programme d'externalisation. Chaque entreprise élabore des critères différents, et est guidée par la culture autant que par l'analyse financière ou opérationnelle, mais il existe des critères communs que vous devriez regarder:

• Décisions précédentes: Votre entreprise a probablement pris des décisions antérieures employés, tels que les travailleurs temporaires ou les contrats de service. Travaillez avec Procurement et votre PMO (Project Management Office) pour plus de détails. Voyez comment ils ont abordé les problèmes de cette liste et compilez les leçons apprises.
• Expertise: Exécutez-vous des fonctions ou produisez-vous des produits sans expertise suffisante ou avez-vous de la difficulté à retenir les gestionnaires?La direction actuelle a-t-elle un plan pour régler ces problèmes? Sinon, cela pourrait être un bon projet d'externalisation.
• Qualité: Même si une fonction compte des personnes possédant les compétences adéquates et des gestionnaires expérimentés, vous n'obtiendrez peut-être pas le niveau de service dont vous avez besoin. Le gestionnaire effectue-t-il des sondages auprès des clients? Que disent les clients à propos des produits ou services? Un manque de qualité ou un manque d'intérêt pour le service à la clientèle est un autre indicateur de l'externalisation.
• Coût: Un service d'une qualité exceptionnelle n'est pas nécessairement un bon rapport qualité-prix. Comment vos coûts se comparent-ils à ceux des concurrents? La fonction produit-elle des rapports mensuels: coûts unitaires, coûts d'exploitation, tendances des coûts sur plusieurs années? Si cette fonction ne peut pas générer ces rapports, un service externalisé peut offrir une plus grande transparence dans vos opérations.
• Échelle: Lorsque vous examinez l'ensemble de votre entreprise, vous faites de nombreuses découvertes inattendues. Restez concentré! Un grand projet est un meilleur candidat à l'externalisation qu'un certain nombre de petits projets. Ce grand projet nécessitera beaucoup moins de ressources administratives et de gestion. Gardez une liste complète, mais ne sélectionnez que des candidats plutôt que d'avoir un impact important dans votre première vague de projets.
• Sécurité: Vous avez maintenant une bonne idée des projets potentiels. Il est temps de les filtrer selon les normes de sécurité. La sécurité est un sujet complexe et controversé. Différentes normes s'appliquent à différentes industries, et certaines entreprises sont plus conscientes de la sécurité que leurs concurrents. Comprendre les normes internes et industrielles, et limiter les projets d'externalisation en conséquence. Incluez les départements juridique, informatique, de sécurité d'entreprise, de conformité (le cas échéant) et de «risque» dans vos discussions.
• Priorisation: Chaque élément ci-dessus (et peut-être d'autres caractéristiques) doit être noté, puis chaque projet doit se voir attribuer une «valeur d'externalisation» totale. Sans aucun doute, il y aura beaucoup de débats sur les caractéristiques qui sont les plus importantes, si leurs scores sont exacts, et si d'autres caractéristiques doivent être considérées. Ne soyez pas surpris si ce processus dure des mois, voire des années.
• Communication: Au moment où vous avez priorisé des projets potentiels, vous avez tenu beaucoup de réunions et parlé à beaucoup de gens. Attendez-vous à ce que ces discussions soient des informations publiques dans les départements que vous avez ciblés pour l'externalisation. Toujours supposer que ces discussions arriveront à votre population d'employés, souvent en temps réel. Des communications d'entreprise soigneusement réfléchies doivent être préparées et prêtes. Ne laissez jamais les rumeurs devenir une meilleure source d'information que les faits.

Exécution de votre plan de sous-traitance

À la fin de ce processus, vous aurez votre plan initial de sous-traitance. Il y a plusieurs étapes à franchir lorsque vous exécutez ce plan: Confirmer des données, créer des sous-comités pour des projets spécifiques, identifier des fournisseurs, exécuter des pilotes, attribuer des contrats, etc. Cependant, l'élaboration de votre plan vous fournit les étapes les plus importantes.