HR Meilleures pratiques de communication des avantages par courriel

Nous vivons dans un monde moderne où les informations glissent autour du globe d'une personne à l'autre en quelques secondes. Le courrier électronique (courriel), la messagerie textuelle et les réunions virtuelles ont remplacé les communications par téléphone et courrier postal dans la plupart des entreprises. Même le département des ressources humaines est plus susceptible d'envoyer un courriel rapide pour diffuser une mise à jour importante à plusieurs personnes à la fois en raison de son efficacité.

Une étude récente d'Adobe indique que la génération Y, un groupe important d'employés sur le lieu de travail, préfère les communications par courrier électronique. Par conséquent, avoir un plan pour communiquer des mises à jour importantes des avantages sociaux des employés est un must.

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Il existe encore des règles strictes qui s'appliquent lors de l'envoi d'informations sur les avantages sociaux par e-mail et d'autres formes de communications numériques. Ces règles sont conçues pour accomplir deux choses:

• Assurer la sécurité des renseignements personnels sur la santé (RPS) de toute personne impliquée
• Fournir une communication claire sur les avantages sociaux pour le lecteur final

Pour aider votre équipe RH à utiliser efficacement communication avantages données, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place maintenant.

# 1 - Sachez précisément ce que vous voulez communiquer par courriel

L'un des principaux objectifs de la communication des avantages par courriel est de diffuser l'information à plusieurs personnes sans sacrifier beaucoup de temps. .

Cependant, il est important de comprendre exactement ce dont vous avez besoin pour communiquer par courrier électronique. Rappelez-vous que les destinataires de l'e-mail vont probablement passer environ 10 secondes ou moins à le lire. Faites-en le compte en créant une campagne ciblée axée sur un message particulier. Gardez l'information concise et limitée à une idée centrale.

Si vous avez plus à couvrir, envoyez-le dans un courriel de suivi afin que les gens prennent le temps de le lire. Aussi, avant d'envoyer un courriel, comprenez si le message est mieux transmis par courriel ou si un autre format est nécessaire. Certaines personnes répondent mieux à d'autres formes de communication.

# 2 - Utilisez l'étiquette et la grammaire e-mail correctes

Cela devrait aller de soi, mais en tant qu'expert en communication sur les avantages, vous devez toujours utiliser la meilleure grammaire et la meilleure étiquette possible. Utilisez une ligne d'objet e-mail accrocheur. Utilisez une copie aveugle lors de l'envoi de l'e-mail à un grand nombre d'employés à la fois, pour protéger les adresses e-mail personnelles. Commencez par un format simple pour votre courrier électronique, qui comprend un message d'accueil, une courte phrase d'introduction, des détails à l'appui et une phrase de récapitulation comprenant une incitation à l'action (si nécessaire). Utilisez le bolding pour les dates limites et les dates, et incluez l'URL complète de tous les liens d'inscription, car certains fournisseurs d'email ne traduiront pas ce bien aux destinataires.Les pièces jointes peuvent se retrouver dans le spam, alors utilisez-les avec parcimonie. Donner aux employés l'information qui est pertinente à ce que le message électronique dit.

# 3 - Ajouter un autre niveau de communication à l'effort

Gardez à l'esprit que les courriels sont largement ignorés par les consommateurs, en raison du nombre important de messages reçus chaque jour dans des millions de boîtes de réception par jour.

De plus, comprenez que les gens ont souvent besoin d'entendre un message dans plusieurs formats différents et plusieurs fois avant d'agir sur eux. En tant que communicateur des avantages, vous devez utiliser plusieurs formes de communication pour transmettre des messages importants aux employés. Pensez à votre stratégie de communication comme ayant plusieurs couches. Des vidéos, des documents écrits, des cartes postales et d'autres moyens peuvent atteindre les employés. Rendre toute la communication accessible à ceux qui peuvent avoir des handicaps ou des barrières linguistiques.

# 4 - Fournissez des visuels faciles à lire pour soutenir votre message

En plus des communications numériques que vous émettez, assurez-vous de promouvoir des événements importants et des échéances avec des visuels marketing sur site. Par exemple, si l'inscription ouverte approche, commencez à placer des affiches dans les zones où les employés peuvent les voir parler de cette période.

Un autre exemple pourrait être la promotion du programme de bien-être de l'entreprise avec des affiches et des dépliants sur les modes de vie sains. La sensibilisation continue et l'éducation des avantages en utilisant des outils visuels et marketing comme des affiches, des dépliants et de l'information vidéo sont ce qui rend la communication sur les avantages plus efficace. Centrer le marketing sur les besoins des employés, leurs préoccupations en matière de santé et la valeur des avantages offerts par l'entreprise.

# 5 - Donner aux employés toutes les informations dont ils ont besoin pour obtenir plus de soutien

L'un des problèmes rencontrés dans les courriels sur les avantages est que les informations critiques sont laissées de côté, involontairement, par la personne qui les envoie. Omettre des informations de contact, des numéros de téléphone avantages, et un lien pour trouver plus de détails sur les régimes d'avantages sociaux ou les taux n'est jamais une bonne idée. Assurez-vous de vérifier le courriel et pensez à le lire du point de vue du lecteur. À tout le moins, veillez à inclure des informations sur les personnes à contacter avec des questions sur les avantages et une adresse de site Web où les lecteurs peuvent obtenir plus d'informations.

La communication des avantages est l'un des nombreux facteurs qu'un message électronique peut servir, mais soyez prudent avant de vous appuyer sur ce type de message. Mélangez les choses et utilisez les conseils ci-dessus pour tirer le meilleur parti des efforts de communication de vos avantages sociaux.

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